Spór nie zawsze musi prowadzić do wniesienia pozwu i przeprowadzenia postępowania przed sądem powszechnym. W wielu sytuacjach strony mogą podjąć próbę samodzielnego wypracowania porozumienia albo skorzystać ze wsparcia neutralnej osoby lub wyspecjalizowanej instytucji.
Pozasądowe rozwiązywanie sporów może mieć zastosowanie między innymi w relacjach gospodarczych, konsumenckich, pracowniczych, rodzinnych, sąsiedzkich oraz dotyczących wykonania umów. Wybór odpowiedniej metody zależy przede wszystkim od charakteru konfliktu, stanowisk stron oraz ich gotowości do rozmowy i poszukiwania kompromisu.
Bezpośrednie negocjacje między stronami
Najprostszym sposobem rozwiązania sporu są bezpośrednie negocjacje. Polegają one na rozmowach prowadzonych przez strony konfliktu bez udziału sądu oraz bez konieczności angażowania osoby trzeciej. Ich celem jest ustalenie warunków, które pozwolą zakończyć spór w sposób możliwy do zaakceptowania przez wszystkich uczestników.
Negocjacje mogą mieć formę spotkań, rozmów telefonicznych, wymiany wiadomości elektronicznych albo oficjalnej korespondencji. W zależności od rodzaju sprawy strony mogą rozmawiać na przykład o terminie zapłaty, rozłożeniu należności na raty, zmianie sposobu wykonania umowy, usunięciu wad, obniżeniu ceny albo zakończeniu współpracy.
Zaletą negocjacji jest ich elastyczność. Strony same określają sposób prowadzenia rozmów, ich tempo oraz zakres możliwych ustępstw. Żadna z nich nie jest jednak zobowiązana do zaakceptowania propozycji drugiej strony, jeżeli wcześniej nie przyjęła takiego obowiązku.
Istotne znaczenie może mieć odpowiednie udokumentowanie ustaleń. Ustne porozumienie w niektórych przypadkach może być skuteczne, jednak jego treść bywa później trudna do wykazania. Z tego względu rezultaty negocjacji często są zapisywane w formie pisemnego porozumienia lub ugody.
Ugoda jako sposób zakończenia konfliktu
Ugoda jest porozumieniem, w którym strony czynią sobie wzajemne ustępstwa, aby zakończyć istniejący spór albo zapobiec jego powstaniu. Nie musi ona oznaczać pełnej rezygnacji jednej strony ze swoich roszczeń. Zazwyczaj każda ze stron częściowo zmienia swoje pierwotne stanowisko.
Przykładowo wierzyciel może zgodzić się na rozłożenie zadłużenia na raty, a dłużnik może uznać obowiązek zapłaty określonej kwoty. W sporze dotyczącym wykonania umowy jedna strona może zobowiązać się do poprawienia wykonanej pracy, natomiast druga do rezygnacji z części roszczeń finansowych.
Treść ugody powinna możliwie dokładnie określać obowiązki uczestników, terminy ich wykonania oraz skutki niedotrzymania ustaleń. Znaczenie może mieć również wskazanie, czy zawarcie ugody wyczerpuje wszystkie roszczenia wynikające z danego zdarzenia, czy jedynie ich część.
Ugoda może zostać zawarta bezpośrednio przez strony, przed mediatorem, przed sądem polubownym, a także już w toku postępowania przed sądem powszechnym. W każdym przypadku jej skutki mogą zależeć od treści dokumentu, formy jego sporządzenia oraz rodzaju sprawy.
Mediacja z udziałem neutralnego mediatora
Mediacja jest dobrowolną i poufną metodą rozwiązywania sporów. Stronom towarzyszy bezstronny mediator, którego zadaniem jest usprawnienie komunikacji i pomoc w wypracowaniu porozumienia. Mediator nie rozstrzyga konfliktu, nie wydaje wyroku i co do zasady nie narzuca uczestnikom konkretnego rozwiązania.
Mediacja może być prowadzona przed skierowaniem sprawy do sądu, a za zgodą uczestników również w czasie trwającego postępowania. Może dotyczyć między innymi sporów o zapłatę, wykonanie lub rozwiązanie umowy, spraw pracowniczych, podziału majątku, działu spadku oraz konfliktów sąsiedzkich. Nie każda sprawa może jednak zostać zakończona w ten sposób.
Do najważniejszych cech mediacji należą:
- dobrowolność, ponieważ strony mogą zgodzić się na udział w mediacji i samodzielnie decydują o zawarciu porozumienia;
- poufność, która co do zasady ogranicza możliwość ujawniania informacji przekazywanych podczas spotkań;
- bezstronność i neutralność mediatora, który nie powinien opowiadać się po żadnej ze stron;
- elastyczność, pozwalająca dostosować sposób prowadzenia rozmów do charakteru konfliktu;
- wpływ stron na rezultat, ponieważ ostateczne warunki porozumienia nie są ustalane przez mediatora.
Jeżeli uczestnicy osiągną porozumienie, mogą zawrzeć ugodę przed mediatorem. W określonych przypadkach ugoda może następnie zostać przedstawiona sądowi do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu może uzyskać moc prawną ugody zawartej przed sądem, pod warunkiem że jej treść jest zgodna z prawem i nadaje się do zatwierdzenia.
Mediacja może mieć szczególne znaczenie wtedy, gdy strony chcą nie tylko zakończyć konkretny spór, lecz także zachować możliwość dalszej współpracy. Nie zawsze jednak prowadzi do porozumienia. Jeżeli stanowiska pozostają zbyt odległe, uczestnicy mogą zakończyć mediację bez zawarcia ugody.
Koncyliacja i przedstawienie propozycji rozwiązania
Koncyliacja jest metodą zbliżoną do mediacji, ale rola osoby trzeciej może być w niej bardziej aktywna. Koncyliator analizuje stanowiska uczestników, a następnie może przedstawić niewiążącą propozycję zakończenia sporu.
Strony nie muszą przyjmować przedstawionego rozwiązania. Mogą je zaakceptować w całości, wykorzystać jako podstawę dalszych negocjacji albo odrzucić. Ostateczna decyzja nadal należy do uczestników konfliktu.
Koncyliacja może być prowadzona przez wyspecjalizowane instytucje zajmujące się określonym rodzajem sporów. Jest spotykana między innymi w sprawach konsumenckich i gospodarczych. W praktyce granica między mediacją a koncyliacją nie zawsze jest wyraźna, ponieważ zakres aktywności osoby prowadzącej postępowanie może zależeć od regulaminu danej instytucji i ustaleń stron.
Arbitraż, czyli postępowanie przed sądem polubownym
Arbitraż różni się od negocjacji i mediacji tym, że strony powierzają rozstrzygnięcie konfliktu sądowi polubownemu, nazywanemu również sądem arbitrażowym. Arbiter albo zespół arbitrów analizuje sprawę, a następnie wydaje rozstrzygnięcie.
Skorzystanie z arbitrażu zwykle wymaga zgody obu stron. Może ona wynikać z klauzuli zamieszczonej wcześniej w umowie albo z odrębnego porozumienia zawartego już po powstaniu konfliktu. Takie uzgodnienie jest nazywane zapisem na sąd polubowny.
Postępowanie arbitrażowe jest często wykorzystywane w sporach gospodarczych, zwłaszcza gdy sprawa ma specjalistyczny charakter albo dotyczy współpracy międzynarodowej. Strony mogą mieć wpływ między innymi na wybór arbitrów, regulamin postępowania, miejsce jego prowadzenia oraz język.
Wyrok sądu polubownego nie jest tym samym co ugoda. Rozstrzygnięcie zostaje wydane przez arbitrów, nawet jeżeli jedna ze stron nie zgadza się z jego treścią. Możliwość zakwestionowania takiego wyroku przed sądem powszechnym jest ograniczona i zwykle dotyczy określonych nieprawidłowości proceduralnych, a nie ponownego rozpoznania całego sporu.
Arbitraż może ograniczać czas trwania konfliktu, ale nie zawsze jest rozwiązaniem prostszym lub mniej kosztownym. Znaczenie mają między innymi wartość sporu, liczba arbitrów, regulamin wybranej instytucji oraz stopień skomplikowania sprawy.
Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich
Szczególny system pozasądowego rozwiązywania sporów dotyczy konfliktów pomiędzy konsumentami a przedsiębiorcami. Może on znaleźć zastosowanie między innymi wtedy, gdy reklamacja została odrzucona, a strony nie osiągnęły porozumienia w bezpośredniej korespondencji.
Postępowania takie są prowadzone przez podmioty właściwe dla określonych sektorów rynku. W zależności od rodzaju sprawy postępowanie może polegać na zbliżaniu stanowisk, zaproponowaniu rozwiązania albo rozstrzygnięciu sporu. Zakres kompetencji danej instytucji nie jest jednak jednakowy, dlatego znaczenie ma rodzaj usługi lub towaru, którego dotyczy konflikt.
W niektórych branżach działają wyspecjalizowane podmioty, na przykład zajmujące się rynkiem finansowym, telekomunikacyjnym, energetycznym lub transportowym. W pozostałych sprawach konsumenckich właściwe mogą być instytucje o szerszym zakresie działania.
Rozpoczęcie takiego postępowania zwykle wymaga wcześniejszego podjęcia próby bezpośredniego rozwiązania konfliktu z przedsiębiorcą. Samo złożenie wniosku nie oznacza jednak automatycznie, że sprawa zostanie rozpoznana albo że druga strona będzie zobowiązana zaakceptować zaproponowany rezultat. Zależy to od zasad obowiązujących przed konkretnym podmiotem.
Co może mieć znaczenie przy wyborze metody?
Nie istnieje jedna metoda odpowiednia dla każdego sporu. Negocjacje i mediacja opierają się przede wszystkim na gotowości stron do zawarcia porozumienia. Arbitraż prowadzi natomiast do wydania rozstrzygnięcia przez osobę trzecią.
Znaczenie mogą mieć rodzaj konfliktu, wartość roszczeń, stopień skomplikowania sprawy, dotychczasowe relacje między stronami oraz możliwość dalszej współpracy. Istotne jest również to, czy uczestnicy oczekują kompromisu, niewiążącej propozycji, czy wiążącego rozstrzygnięcia.
Należy także uwzględnić czas, koszty oraz skutki prawne wybranej procedury. W niektórych sytuacjach istotne mogą być terminy przedawnienia roszczeń, wymagania dotyczące formy porozumienia oraz możliwość późniejszego przymusowego wykonania ustaleń.
Podsumowanie
Spór może zostać rozwiązany bez prowadzenia procesu przed sądem powszechnym poprzez negocjacje, zawarcie ugody, mediację, koncyliację, arbitraż albo odpowiednie postępowanie konsumenckie. Poszczególne metody różnią się rolą osoby trzeciej, stopniem sformalizowania oraz skutkami końcowego rozstrzygnięcia.
Negocjacje, mediacja i koncyliacja pozostawiają stronom zasadniczy wpływ na treść porozumienia. Arbitraż prowadzi natomiast do rozstrzygnięcia wydawanego przez sąd polubowny. Skuteczność każdej z tych metod zależy od okoliczności danej sprawy, stanowisk uczestników oraz charakteru istniejącego konfliktu.
Więcej praktycznych porad prawnych można znaleźć na stronie www.plazaglab.pl.
Artykuł sponsorowany
