Rekompensatę za koszty odzyskiwania należności księguje się jako pozostały przychód operacyjny u wierzyciela albo pozostały koszt operacyjny u dłużnika. Nie wystawia się faktury VAT, ponieważ rekompensata nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru ani świadczenie usługi. Podstawą zapisu jest nota obciążeniowa.
Schemat księgowania rekompensaty
Wysokość rekompensaty wynika z wartości świadczenia pieniężnego i może odpowiadać równowartości 40, 70 albo 100 euro. Kwotę w złotych przelicza się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Poniższa tabela pokazuje podstawowe zapisy na kontach stosowanych w pełnej księgowości:
| Strona | Operacja | Konto Wn | Konto Ma |
|---|---|---|---|
| Wierzyciel | Wystawienie noty obciążeniowej | 20 – Rozrachunki z odbiorcami | 76-0 – Pozostałe przychody operacyjne |
| Wierzyciel | Wpływ rekompensaty na rachunek | 13 – Rachunki i kredyty bankowe | 20 – Rozrachunki z odbiorcami |
| Dłużnik | Otrzymanie noty obciążeniowej | 76-1 – Pozostałe koszty operacyjne | 21 – Rozrachunki z dostawcami |
| Dłużnik | Zapłata rekompensaty | 21 – Rozrachunki z dostawcami | 13 – Rachunki i kredyty bankowe |
Przykładowo, gdy wierzyciel wystawi notę na 301 zł, ujmuje należność zapisem Wn konto 20 i Ma konto 76-0. Po otrzymaniu zapłaty księguje Wn konto 13 i Ma konto 20. Dłużnik wykazuje w tym samym czasie zobowiązanie na kontach Wn 76-1 i Ma 21, a zapłatę rozlicza zapisem Wn 21 i Ma 13.
Ujęcie bilansowe a CIT i PIT
W księgach rachunkowych wierzyciel ujmuje rekompensatę zasadniczo w momencie wystawienia noty obciążeniowej, gdy roszczenie zostało rozpoznane i można wiarygodnie określić jego wartość. Trafia ona do pozostałych przychodów operacyjnych, ponieważ ma charakter zbliżony do odszkodowania lub kary związanej pośrednio z działalnością operacyjną.
Inaczej może wyglądać moment rozpoznania przychodu podatkowego. Ponieważ rekompensata nie jest zapłatą za dostawę towaru ani usługę, przychód w CIT lub PIT powstaje co do zasady w dniu faktycznego otrzymania pieniędzy, a nie w dniu wystawienia noty. W praktyce może więc powstać różnica między wynikiem bilansowym a podatkowym.
Przy rozliczeniu trzeba uwzględnić następujące zasady:
- Bilansowo wierzyciel ujmuje należność i przychód w momencie wystawienia noty, o ile spełnione są warunki ujęcia należności.
- Podatkowo przychód wierzyciela powstaje zasadniczo w dniu otrzymania rekompensaty.
- Dłużnik ujmuje obciążenie w pozostałych kosztach operacyjnych po otrzymaniu noty i rozpoznaniu zobowiązania.
- Wydatek dłużnika może być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli pozostaje w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.
Ujęcie kosztu podatkowego u dłużnika wymaga oceny konkretnej sytuacji. Sam fakt zaksięgowania rekompensaty w pozostałych kosztach operacyjnych nie przesądza jeszcze o jej podatkowej kwalifikacji.
Czy rekompensata podlega VAT?
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności nie podlega VAT, ponieważ nie jest dostawą towarów ani świadczeniem usług. Wierzyciel nie powinien doliczać do niej podatku i nie dokumentuje jej fakturą VAT.
Do przeliczenia kwoty wyrażonej w euro stosuje się kurs NBP właściwy dla miesiąca, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Przykładowo, dla rekompensaty 70 euro należy pomnożyć 70 przez średni kurs euro z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności należności.
Jak udokumentować rekompensatę?
Wierzyciel dokumentuje obciążenie notą obciążeniową. Dokument powinien pozwalać zidentyfikować strony, podstawę naliczenia, należność, której dotyczy rekompensata, jej kwotę w złotych oraz termin zapłaty. W nocie można wskazać podstawę prawną, czyli art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Nota nie jest fakturą i nie zawiera stawki ani kwoty VAT. Po jej wystawieniu wierzyciel ujmuje rozrachunek z odbiorcą, a dłużnik – zobowiązanie wobec dostawcy. Zapłata rekompensaty nie tworzy nowego kosztu ani przychodu, lecz rozlicza wcześniej zaksięgowaną należność lub zobowiązanie.
Rozliczenie można przeprowadzić w następującej kolejności:
- Ustal, czy opóźnienie dotyczy transakcji handlowej objętej ustawą.
- Określ właściwy limit rekompensaty i przelicz go na złote według kursu NBP.
- Wystaw lub zaksięguj notę obciążeniową bez VAT.
- Ujmij należność albo zobowiązanie na odpowiednich kontach rozrachunkowych.
- Po zapłacie rozlicz konto 20 albo 21 z kontem 13.
W skrócie: wierzyciel stosuje Wn 20 / Ma 76-0, a dłużnik Wn 76-1 / Ma 21. Rekompensata jest poza VAT, dokumentuje się ją notą obciążeniową, a u wierzyciela przychód podatkowy powstaje co do zasady dopiero przy wpływie środków.
Przedstawione schematy dotyczą typowego ujęcia w księgach rachunkowych. W przypadku odpisów aktualizujących, sporów co do zasadności roszczenia lub nietypowych rozliczeń podatkowych sposób ujęcia należy dopasować do dokumentacji i polityki rachunkowości jednostki.
