Standardowa kontrola ITD w firmie obejmuje zwykle okres do 12 miesięcy wstecz, jeśli dotyczy danych z tachografów i kart kierowców, czyli plików DDD. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument jest sprawdzany tylko za ostatni rok. Ewidencja czasu pracy i dokumentacja pracownicza mogą podlegać weryfikacji za znacznie dłuższy okres, nawet do 10 lat. Zakres wskazany w zawiadomieniu może też zostać rozszerzony, gdy inspektorzy wykryją poważne lub powtarzające się naruszenia.
Ile wstecz sprawdza ITD w firmie?
Odpowiedź zależy od rodzaju kontroli i dokumentów objętych czynnościami. W zawiadomieniu o kontroli ITD powinien zostać wskazany okres, którego dotyczy sprawdzenie. Przy typowej kontroli przedsiębiorstwa transportowego inspektorzy analizują dane z tachografów oraz kart kierowców z ostatnich miesięcy, najczęściej do 12 miesięcy wstecz.
Ten okres nie jest jednak uniwersalnym limitem dla całej dokumentacji firmy. Inaczej traktuje się pliki DDD, inaczej dokumenty kadrowe, a jeszcze inaczej licencje i zezwolenia. Trzeba rozdzielić standardowy zakres kontroli od obowiązku przechowywania dokumentów. To, że określone dane przechowuje się dłużej, może umożliwić ich sprawdzenie także za wcześniejsze lata.
Jakie dokumenty i okresy obejmuje kontrola?
Najważniejsze okresy można uporządkować w następujący sposób:
| Rodzaj dokumentu | Typowy okres kontroli lub przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Pliki DDD z tachografu i karty kierowcy | Do 12 miesięcy wstecz | Przewoźnik powinien zapewnić kompletność i dostępność danych za okres wskazany w zawiadomieniu. |
| Ewidencja czasu pracy kierowców | Okres wynikający z przepisów o dokumentacji pracowniczej, co do zasady do 10 lat | Może być analizowana szerzej niż same dane tachografu, zwłaszcza gdy dotyczy rozliczeń pracowniczych. |
| Licencja transportowa i zezwolenia | Okres ich obowiązywania oraz dokumentacja związana z wykonywanymi przewozami | Inspektor może sprawdzić, czy firma miała wymagane uprawnienia w okresie objętym kontrolą. |
| Dokumenty kierowców | Okres zatrudnienia lub wykonywania przewozów | Dotyczy między innymi praw jazdy, badań, kwalifikacji i świadectw kierowcy. |
Do dokumentów, o które ITD może poprosić, należą także wykaz pojazdów, dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną, dokumentacja przewozowa oraz zaświadczenia dotyczące okresów, w których kierowca nie prowadził pojazdu.
Obowiązek archiwizacji nie jest tym samym co automatyczny zakres każdej kontroli. Jeżeli jednak dokument powinien być przechowywany przez kilka lat i ma znaczenie dla sprawy, inspektor może żądać jego udostępnienia także za okres wcześniejszy niż 12 miesięcy.
Dlaczego kontrola może objąć okres dłuższy niż rok?
Zakres kontroli może zostać rozszerzony, gdy pierwsze ustalenia wskazują, że naruszenia nie były incydentalne. Dotyczy to w szczególności podejrzenia manipulacji przy tachografie, systematycznego przekraczania czasu jazdy, braków w pobieraniu danych albo niespójności między plikami DDD, ewidencją czasu pracy i innymi dokumentami.
Powodem kontroli mogą być także ustalenia z wcześniejszej kontroli drogowej, skarga kierowcy lub byłego pracownika, wniosek innego organu albo zdarzenie drogowe. Jeżeli wyjaśnienie sprawy wymaga przeanalizowania wcześniejszych okresów, inspektorzy mogą sięgnąć do starszej dokumentacji znajdującej się w firmowym archiwum.
Samo zawiadomienie powinno określać zakres czynności. Jeżeli podczas kontroli pojawią się nowe, istotne okoliczności, przedsiębiorca powinien sprawdzić podstawę prawną rozszerzenia zakresu i zadbać o odnotowanie tego w dokumentacji kontroli. Przy poważnych naruszeniach mogą pojawić się także dalsze konsekwencje administracyjne, w tym postępowanie dotyczące dobrej reputacji przewoźnika lub licencji.
Nie należy mylić okresu kontroli w firmie z kontrolą drogową. Na trasie inspektor sprawdza dane i dokumenty, które kierowca musi mieć przy sobie. Kontrola w siedzibie ma szerszy charakter, ponieważ obejmuje organizację pracy przewoźnika i dokumentację przechowywaną w przedsiębiorstwie.
Jak przygotować dokumenty w ciągu 7 dni?
Planowana kontrola w siedzibie firmy jest co do zasady poprzedzona zawiadomieniem doręczonym co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem czynności. Pismo powinno wskazywać zakres kontroli oraz dokumenty, które należy przygotować. W tym czasie warto sprawdzić nie tylko istnienie plików, ale także ich ciągłość, czytelność i zgodność z pozostałą dokumentacją.
Przed wizytą inspektora przygotuj przede wszystkim:
- Pliki DDD – kompletne dane z kart kierowców i pamięci tachografów za cały wskazany okres.
- Ewidencję czasu pracy – wraz z rozliczeniem jazdy, dyżurów, przerw, odpoczynków i nieobecności.
- Dokumenty kierowców – prawa jazdy, badania lekarskie i psychologiczne, kwalifikacje oraz świadectwa kierowcy, jeśli są wymagane.
- Dokumenty firmy – licencję transportową, zezwolenia, certyfikat kompetencji zawodowych i wykaz pojazdów.
- Dokumentację pojazdów – informacje o użytkowanych pojazdach, polisach oraz naprawach i kalibracji tachografów.
- Dokumenty dotyczące organizacji pracy – umowy, harmonogramy, wykazy kierowców i zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu.
Przydatna jest także szybka kontrola terminów pobierania danych. Karta kierowcy powinna być odczytywana co najmniej co 28 dni, a pamięć tachografu co najmniej co 90 dni. Niedotrzymanie tych terminów może spowodować luki w archiwum, nawet jeśli sama ewidencja czasu pracy wygląda poprawnie.
Na koniec sprawdź, czy oryginalne pliki DDD są dostępne w formacie umożliwiającym ich weryfikację. Wydruki i raporty mogą ułatwić analizę, ale nie zastępują źródłowych plików cyfrowych.
Najkrócej mówiąc: dla tachografów przyjmij 12 miesięcy jako standardowy zakres kontroli, lecz przechowuj i porządkuj dokumentację zgodnie z dłuższymi terminami właściwymi dla danego rodzaju akt. W razie podejrzenia systemowych naruszeń ITD może sprawdzić także wcześniejsze okresy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy otrzymaniu zawiadomienia o kontroli lub stwierdzeniu poważnych naruszeń warto skonsultować dokumentację ze specjalistą w zakresie prawa transportowego.
