Po 1 lutego 2026 r. moment rozliczenia faktury korygującej sprzedaż in minus zależy przede wszystkim od sposobu jej wystawienia. Korektę ustrukturyzowaną ujmuje się co do zasady w okresie jej przesłania do KSeF, a korektę wystawioną poza KSeF – w okresie uzyskania potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Nabywca rozlicza zmniejszenie VAT naliczonego w okresie otrzymania korekty.
Kiedy sprzedawca rozlicza korektę in minus?
Zmiana wynika z przepisów ustawy o VAT dotyczących obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego. Dla sprzedawcy decydujące znaczenie ma forma faktury korygującej oraz sposób przekazania jej nabywcy.
| Tryb wystawienia | Moment rozliczenia w VAT | Najważniejsza zasada |
|---|---|---|
| Faktura ustrukturyzowana w KSeF | Okres, w którym fakturę przesłano do KSeF | Za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania dokumentu do systemu |
| Faktura papierowa lub elektroniczna wystawiona poza KSeF | Okres, w którym sprzedawca uzyskał potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę | Sama data wystawienia nie wystarcza do rozliczenia, jeżeli nie zachodzi wyjątek ustawowy |
| Tryb offline24, niedostępność albo awaria KSeF | Co do zasady okres, w którym fakturę przesłano do KSeF | Decydujące jest przesłanie korekty do systemu w wymaganym trybie |
Przykładowo, jeżeli sprzedawca przesłał fakturę korygującą do KSeF 31 marca 2026 r., może ująć obniżenie podstawy opodatkowania i VAT należnego w rozliczeniu za marzec 2026 r. Nie musi czekać na dodatkowe potwierdzenie odbioru przez kontrahenta.
W przypadku dokumentu wystawionego poza KSeF trzeba natomiast ustalić, kiedy sprzedawca otrzymał informację potwierdzającą doręczenie korekty. Jeżeli nabywca odebrał dokument 28 lutego, ale potwierdzenie dotarło do sprzedawcy 1 marca, właściwym okresem rozliczenia jest co do zasady marzec.
Nie należy utożsamiać daty wystawienia korekty poza KSeF z momentem jej rozliczenia. To częsty błąd, ponieważ w tym trybie znaczenie ma uzyskanie potwierdzenia otrzymania dokumentu, a nie samo sporządzenie faktury.
Kiedy nabywca zmniejsza VAT naliczony?
Po stronie nabywcy podstawowe znaczenie ma moment otrzymania faktury korygującej. Zasada ta dotyczy zarówno korekt otrzymanych przez KSeF, jak i dokumentów przekazanych poza systemem.
| Sytuacja nabywcy | Moment rozliczenia w VAT | Skutek |
|---|---|---|
| Nabywca otrzymał fakturę korygującą i wcześniej odliczył fakturę pierwotną | Okres otrzymania faktury korygującej | Zmniejszenie VAT naliczonego o kwotę wynikającą z korekty |
| Nabywca otrzymał korektę przez KSeF | Okres, w którym faktura została mu udostępniona w KSeF | Otrzymanie jest ustalane według zasad właściwych dla faktur ustrukturyzowanych |
| Nabywca nie odliczył jeszcze faktury pierwotnej | Okres, w którym dokonuje odliczenia faktury pierwotnej | Fakturę pierwotną i korektę ujmuje się z uwzględnieniem zmniejszonej wartości |
Jeżeli nabywca otrzymał korektę w kwietniu, a fakturę pierwotną odliczył już wcześniej, zmniejszenie VAT naliczonego powinno zostać ujęte w rozliczeniu za kwiecień. Jeżeli natomiast faktura pierwotna nie została jeszcze odliczona, korektę uwzględnia się w okresie, w którym nabywca dokonuje tego odliczenia.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej otrzymanej za pośrednictwem KSeF moment otrzymania wynika z zasad działania systemu, w szczególności z udostępnienia dokumentu i nadania mu numeru identyfikacyjnego. W określonych przypadkach trybów offline lub przekazania dokumentu poza KSeF znaczenie może mieć faktyczne otrzymanie faktury.
Kiedy sprzedawca nie musi posiadać potwierdzenia odbioru?
Potwierdzenie otrzymania korekty jest istotne przede wszystkim przy fakturach wystawionych poza KSeF. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których sprzedawca może rozliczyć obniżenie bez takiego potwierdzenia:
- Eksport towarów lub wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
- Dostawa towarów lub świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium Polski.
- Sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego oraz usług dystrybucji tych mediów.
- Świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz usług wskazanych w odpowiednich pozycjach załącznika nr 3 do ustawy o VAT.
- Brak potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia, gdy dokumentacja pokazuje, że nabywca wie o transakcji zgodnej z warunkami korekty.
Wyjątki nie oznaczają jednak, że sprzedawca może pominąć samą fakturę korygującą. Dokument powinien zostać prawidłowo wystawiony, a okoliczności uzasadniające obniżenie muszą wynikać z dokumentacji transakcji.
Jak dokumentować korektę wystawioną poza KSeF?
Przy fakturach papierowych i elektronicznych przepisy nie narzucają jednego rodzaju dokumentu potwierdzającego uzgodnienie warunków obniżenia. Dokumentacja powinna jednak pozwalać ustalić, że strony uzgodniły korektę i że warunki obniżenia zostały spełnione.
W praktyce mogą to być:
- Korespondencja e-mailowa potwierdzająca rabat, zwrot towaru lub zmianę wartości transakcji.
- Aneks do umowy określający nowe warunki rozliczenia.
- Dokument handlowy dotyczący reklamacji, zwrotu albo przyznanego upustu.
- Potwierdzenie zwrotu zapłaty lub kompensaty kwoty wynikającej z korekty.
Po zmianach obowiązujących od 1 lutego 2026 r. zasadnicze znaczenie ma forma faktury i moment jej doręczenia, a nie gromadzenie dokumentacji uzgodnienia w każdym przypadku. Przy korekcie ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF sprzedawca rozlicza obniżenie w okresie przesłania dokumentu do systemu. Przy korekcie poza KSeF powinien natomiast zadbać o dowód odbioru albo sprawdzić, czy występuje jeden z wyjątków ustawowych.
Najprostsza reguła: sprzedawca sprawdza, czy korekta została przesłana do KSeF, czy wystawiono ją poza systemem. Nabywca sprawdza przede wszystkim, kiedy ją otrzymał.
Korekta in minus w KSeF trafia do rozliczenia sprzedawcy w okresie przesłania dokumentu do systemu. Korekta poza KSeF jest co do zasady rozliczana po uzyskaniu potwierdzenia odbioru, natomiast nabywca zmniejsza VAT naliczony w okresie otrzymania korekty, z wyjątkiem sytuacji, gdy faktura pierwotna nie została jeszcze odliczona.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy rozliczeniu nietypowych korekt lub zmianie sposobu fakturowania warto zweryfikować aktualne brzmienie ustawy o VAT i skonsultować sprawę z doradcą podatkowym.
