Firmę sprawdzisz bezpłatnie w oficjalnych rejestrach publicznych. Jednoosobową działalność gospodarczą wyszukuje się w CEIDG, spółkę prawa handlowego w KRS, a spółkę cywilną w CEIDG wspólników lub w rejestrze REGON. Najpewniejszym kluczem wyszukiwania jest NIP.
W którym rejestrze szukać firmy?
Wybór rejestru zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa. Nie każda firma będzie widoczna w CEIDG, dlatego przed wyszukiwaniem ustal, czy masz do czynienia z jednoosobową działalnością, spółką cywilną czy spółką prawa handlowego.
| Forma prawna | Właściwy rejestr | Podstawowy identyfikator |
|---|---|---|
| Jednoosobowa działalność gospodarcza | CEIDG | NIP, REGON lub nazwa |
| Spółka cywilna | CEIDG wspólników lub REGON | NIP spółki, NIP wspólnika lub REGON |
| Spółka handlowa | KRS | NIP, REGON, numer KRS lub nazwa |
Jak sprawdzić działalność gospodarczą krok po kroku?
Do podstawowej weryfikacji zwykle wystarczy NIP kontrahenta. Jeżeli go nie masz, możesz spróbować wyszukać firmę po nazwie, imieniu i nazwisku przedsiębiorcy albo numerze REGON.
- Wyszukaj podmiot – dla jednoosobowej działalności użyj wyszukiwarki CEIDG, a dla spółki handlowej wyszukiwarki KRS. W przypadku KRS zaznacz kategorię „Przedsiębiorcy”.
- Porównaj dane identyfikacyjne – sprawdź nazwę, NIP, REGON, adres oraz formę prawną. Dane powinny zgadzać się z informacjami na fakturze, umowie lub stronie internetowej kontrahenta.
- Sprawdź status działalności – zwróć uwagę, czy firma jest aktywna, zawieszona albo wykreślona. W CEIDG sprawdzisz także datę rozpoczęcia działalności, kody PKD i dostępne dane kontaktowe.
- Zweryfikuj uprawnienia do reprezentacji – w KRS sprawdź, kto może podpisywać umowy w imieniu spółki. Znaczenie może mieć sposób reprezentacji, skład zarządu oraz ustanowieni prokurenci.
- Sprawdź status VAT i rachunek bankowy – na Białej liście podatników VAT wyszukasz kontrahenta po NIP lub REGON i porównasz numer rachunku, na który ma trafić płatność.
Oficjalne rejestry są bezpłatne. Korzystaj z portalu CEIDG oraz wyszukiwarki KRS. Zachowaj ostrożność wobec prywatnych stron, które używają urzędowo brzmiących nazw i żądają opłaty za dostęp do podstawowych danych lub „raportu rejestrowego”.
Co można sprawdzić w CEIDG?
CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, jest rejestrem przedsiębiorców prowadzących między innymi jednoosobowe działalności gospodarcze. Wpis można wyszukać po NIP, REGON, nazwie firmy albo danych przedsiębiorcy.
W wyniku wyszukiwania możesz sprawdzić:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę firmy
- NIP i REGON
- datę rozpoczęcia działalności
- status wpisu, w tym zawieszenie lub wznowienie działalności
- adres oraz dane kontaktowe, jeśli przedsiębiorca je udostępnił
- rodzaje działalności określone kodami PKD
- informacje o pełnomocnikach, restrukturyzacji lub postępowaniach dotyczących przedsiębiorcy
Spółka cywilna nie ma wpisu w KRS. W CEIDG możesz sprawdzić wspólników, a w niektórych przypadkach także wyszukać spółkę po jej NIP. Jeżeli wpisy wspólników nie zawierają aktualnych danych spółki, pomocny będzie rejestr REGON.
Co oznaczają statusy firmy?
Aktywny oznacza, że działalność figuruje jako wykonywana. Nie przesądza to jednak o kondycji finansowej firmy ani o tym, że każda transakcja z nią jest bezpieczna.
Zawieszony oznacza, że przedsiębiorca czasowo nie wykonuje działalności, ale wpis nadal istnieje. Zawieszenie nie jest tym samym co zakończenie firmy. W określonych sytuacjach przedsiębiorca może w tym czasie wykonywać czynności związane z zabezpieczeniem majątku, rozliczać wcześniejsze zobowiązania lub przyjmować należności.
Wykreślony oznacza, że działalność została usunięta z rejestru. Przed zawarciem umowy sprawdź także datę rozpoczęcia działalności. Pozwala ona ocenić, jak długo przedsiębiorca funkcjonuje na rynku, choć sama nie jest dowodem jego wiarygodności.
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta?
Weryfikacja firmy przed transakcją pomaga potwierdzić, z kim zawierasz umowę, ograniczyć ryzyko zapłaty na niewłaściwy rachunek i udokumentować należytą staranność podatkową. Przy większych transakcjach sama obecność firmy w rejestrze nie wystarcza.
Przydatne są także następujące narzędzia:
- Biała lista podatników VAT – pozwala sprawdzić status VAT oraz rachunek bankowy zgłoszony i potwierdzony dla podatnika. Przy płatnościach przekraczających 15 tys. zł weryfikacja rachunku ma szczególne znaczenie.
- VIES – służy do sprawdzania, czy kontrahent z innego państwa Unii Europejskiej jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
- REGON – może pomóc odnaleźć dane spółki cywilnej lub potwierdzić informacje znalezione w innym rejestrze.
- Dokumentacja weryfikacji – zachowaj datę sprawdzenia, potwierdzenie rachunku i dane rejestrowe związane z konkretną transakcją.
Najprostsza zasada jest następująca: NIP porównaj z CEIDG albo KRS, status działalności sprawdź w odpowiednim rejestrze, a rachunek do płatności potwierdź na Białej liście VAT.
