Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie kończy się na wysłaniu jednego formularza. Trzeba ustalić datę faktycznego zakończenia działalności, złożyć CEIDG-1, dopilnować wyrejestrowania z ZUS oraz rozliczyć PIT, VAT i majątek firmy.
Zanim zamkniesz firmę – zawieszenie czy wykreślenie?
Zawieszenie działalności jest rozwiązaniem czasowym. Możesz do niej wrócić bez zakładania nowej firmy. Wykreślenie z CEIDG oznacza zakończenie działalności gospodarczej, choć później możesz ponownie zarejestrować firmę.
Przed wyborem daty zamknięcia uporządkuj sprawy, które wpływają na późniejsze rozliczenia. Sprawdź w szczególności:
- niezapłacone faktury i bieżące zobowiązania
- umowy z kontrahentami, leasingi i abonamenty
- towary, wyposażenie i środki trwałe pozostające w firmie
- pracowników, osoby współpracujące i członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia
- kasę fiskalną oraz ewentualne koncesje i zezwolenia
Jak zamknąć działalność gospodarczą w CEIDG?
Najważniejszym dokumentem jest wniosek CEIDG-1 o wykreślenie wpisu. W formularzu wskaż datę faktycznego zaprzestania wykonywania działalności. Nie musi to być dzień wysłania wniosku. Ta data wyznacza moment zakończenia obowiązków związanych z działalnością i wpływa na rozliczenia z ZUS oraz urzędem skarbowym.
Wniosek możesz złożyć online przez serwis CEIDG, podpisując go profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. Możesz też zrobić to osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Trzecia możliwość to przesyłka rejestrowana, ale podpis na papierowym wniosku musi zostać poświadczony przez notariusza.
Wykreślenie następuje nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wysłania wniosku elektronicznego, złożenia go w urzędzie albo doręczenia przesyłki. Usługa jest bezpłatna. Po wykreśleniu możesz pobrać zaświadczenie z wyszukiwarki CEIDG.
Informacja o zamknięciu firmy zostanie przekazana do urzędu skarbowego, GUS, ZUS albo KRUS. Nie oznacza to jednak automatycznego wykonania wszystkich obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych.
Co trzeba zrobić w ZUS?
Po otrzymaniu informacji z CEIDG ZUS wyrejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek, sporządzając formularz ZUS ZWPA. To nie zastępuje jednak wyrejestrowania osób zgłoszonych do ubezpieczeń.
W ciągu 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń trzeba wyrejestrować siebie, pracowników i osoby współpracujące na formularzu ZUS ZWUA. Członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowuje się na formularzu ZUS ZCNA. Formularze można przekazać razem z wnioskiem CEIDG-1 albo złożyć bezpośrednio w ZUS, elektronicznie lub papierowo.
Samo wykreślenie firmy z CEIDG nie wyrejestrowuje automatycznie wszystkich ubezpieczonych. Brak ZUS ZWUA lub ZUS ZCNA może spowodować rozbieżności na koncie i konieczność składania korekt.
Ostatnie składki opłacasz w zwykłym terminie, czyli co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca, a w przypadku płatników zatrudniających pracowników – do 15. dnia następnego miesiąca. Składki społeczne za miesiąc, w którym działalność zakończyła się w trakcie miesiąca, oblicza się proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom. Składkę zdrowotną opłaca się w pełnej wysokości.
Jak rozliczyć podatki i majątek firmy?
Obowiązki zależą od formy opodatkowania oraz statusu VAT. Najpierw przygotuj wykaz składników majątku. Powinien obejmować między innymi nazwę składnika, datę nabycia, wydatki poniesione na nabycie, część zaliczoną do kosztów oraz wartość początkową.
Wykazu nie przekazuje się do urzędu skarbowego, ale trzeba go przechowywać. Sprzedaż składnika majątku przed upływem 6 lat, liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji, może powodować powstanie przychodu z działalności gospodarczej.
| Forma opodatkowania | Obowiązki przy likwidacji | Termin |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | Ostatnia zaliczka, wykaz majątku, spis z natury przy prowadzeniu KPiR, zeznanie PIT-36 | Ostatnia zaliczka w zwykłym terminie, PIT po zakończeniu roku |
| Podatek liniowy | Ostatnia zaliczka, wykaz majątku, spis z natury przy prowadzeniu KPiR, zeznanie PIT-36L | Ostatnia zaliczka w zwykłym terminie, PIT po zakończeniu roku |
| Ryczałt | Wykaz składników majątku, ostatni ryczałt, zeznanie PIT-28 | Ostatni ryczałt w zwykłym terminie, PIT po zakończeniu roku |
| Karta podatkowa | Formularz PIT-16Z i rozliczenie podatku za okres prowadzenia działalności | PIT-16Z w ciągu 7 dni od likwidacji |
Spis z natury dla PIT
Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, sporządź spis z natury na dzień likwidacji. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Spis wpisuje się do KPiR. Podatnicy na ryczałcie oraz karcie podatkowej nie sporządzają tego spisu dla celów PIT, ale przy ryczałcie przygotowują wykaz składników majątku.
VAT przy zamknięciu firmy
Czynny podatnik VAT powinien złożyć formularz VAT-Z w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Trzeba też złożyć ostatni JPK_V7 w zwykłym terminie.
Sprawdź, czy musisz sporządzić odrębny spis z natury dla VAT. Obejmuje on pozostające w firmie towary, wyposażenie i środki trwałe, przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Wartość podatku należnego z tego spisu wykazuje się w ostatnim rozliczeniu VAT. Jeżeli takich składników nie ma, przekaż informację o wartości spisu wynoszącej 0 zł.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Po wykreśleniu firmy z CEIDG nadal możesz być zobowiązany do okazania dokumentów podczas kontroli. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji:
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumenty podatkowe, KPiR, ewidencja przychodów, faktury i deklaracje | Co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS przekazane od 2012 roku | 5 lat od daty przekazania |
| Dokumenty ZUS przekazane do końca 2011 roku oraz ZUS IWA | 10 lat od daty przekazania |
| Dokumentacja pracownicza | Zwykle 10 lat, a w niektórych przypadkach 50 lat |
Dokładny termin może się wydłużyć, jeżeli bieg przedawnienia został zawieszony lub przerwany. Dokumentację przechowuj w sposób zapewniający jej czytelność i możliwość odtworzenia.
O czym pamiętać przed ostatecznym zamknięciem?
Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej, zleć jej odczyt i wyrejestrowanie zgodnie z procedurą serwisową. Zakończ umowy, rozlicz pracowników, uporządkuj faktury i sprawdź, czy nie pozostały obowiązki wynikające z leasingu, kredytów lub zezwoleń.
Największe znaczenie mają trzy daty i działania: faktyczne zakończenie działalności, złożenie CEIDG-1 oraz wyrejestrowanie osób z ZUS w ciągu 7 dni. Poza tym trzeba zamknąć księgowość, rozliczyć ewentualny VAT, przygotować dokumenty dotyczące majątku i zachować całą dokumentację przez wymagany okres.
Najczęstsze pytania
Czy złożenie CEIDG-1 wystarczy?
Nie. CEIDG przekazuje informację do ZUS, urzędu skarbowego i GUS, ale przedsiębiorca nadal musi dopilnować między innymi wyrejestrowania ubezpieczonych, VAT-Z, rozliczeń podatkowych i kasy fiskalnej.
Czy można zamknąć firmę z zaległościami?
Tak. Zamknięcie działalności nie umarza jednak zaległych podatków ani składek. Zobowiązania nadal mogą być dochodzone przez urząd skarbowy lub ZUS.
Czy każdy przedsiębiorca sporządza remanent likwidacyjny?
Nie. Dla PIT spis z natury dotyczy przede wszystkim podatników prowadzących KPiR. Dla VAT obowiązek zależy od statusu czynnego podatnika VAT oraz składników, przy których przysługiwało prawo do odliczenia podatku.
