Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem wymaga wyboru właściwego trybu, zachowania formy pisemnej i wykonania obowiązków po ustaniu zatrudnienia. Błąd w przyczynie wypowiedzenia, pouczeniu albo doręczeniu dokumentu może narazić pracodawcę na roszczenia przed sądem pracy.
Jaki tryb rozwiązania umowy wybrać?
Kodeks pracy przewiduje kilka sposobów zakończenia stosunku pracy. Wybór zależy między innymi od rodzaju umowy, przyczyny rozstania i tego, czy pracownik zgadza się na zakończenie zatrudnienia.
Porozumienie stron
Porozumienie wymaga zgodnej decyzji pracodawcy i pracownika. Strony mogą ustalić dowolny termin rozwiązania umowy, także wcześniejszy niż wynikałby z okresu wypowiedzenia. Dla celów dowodowych porozumienie powinno mieć formę pisemną.
Ten tryb nie wymaga wskazywania przyczyny ani zachowania okresu wypowiedzenia. Pracownik nie ma jednak prawa do płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy, które przysługuje przy wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę.
Wypowiedzenie umowy
Pracodawca może wypowiedzieć umowę na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony. Stosunek pracy trwa wtedy do końca okresu wypowiedzenia, chyba że strony ustalą wcześniejszy termin albo pracodawca zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy.
Przy umowie na czas określony i nieokreślony pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia. Powinna być ona konkretna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika. Wypowiedzenie umowy na okres próbny co do zasady nie wymaga uzasadnienia.
Rozwiązanie bez wypowiedzenia
Rozwiązanie bez wypowiedzenia, nazywane potocznie zwolnieniem dyscyplinarnym, kończy zatrudnienie bez oczekiwania na upływ okresu wypowiedzenia. Można je zastosować wyłącznie w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy.
Jak przygotować wypowiedzenie umowy o pracę?
Oświadczenie pracodawcy powinno zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez pracodawcę albo osobę posiadającą pełnomocnictwo do działania w sprawach z zakresu prawa pracy. Dokument należy doręczyć w sposób umożliwiający ustalenie, kiedy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią.
Wypowiedzenie można wręczyć osobiście, przekazać przez upoważnioną osobę albo wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na ostatni znany adres pracownika. Dopuszczalna jest również forma elektroniczna, jeśli oświadczenie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Dokument wypowiadający umowę powinien zawierać:
- miejscowość i datę sporządzenia pisma
- dane pracodawcy i pracownika
- datę zawarcia oraz rodzaj wypowiadanej umowy
- oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem wraz z terminem jego upływu
- konkretną i rzeczywistą przyczynę wypowiedzenia, gdy wymaga tego rodzaj umowy
- podpis pracodawcy albo upoważnionego pełnomocnika
- pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni
Przyczyna nie może ograniczać się do ogólnego stwierdzenia, na przykład „utrata zaufania” albo „nieprzydatność pracownika”, bez wyjaśnienia konkretnych okoliczności. W sporze sądowym pracodawca może powoływać się przede wszystkim na przyczynę wskazaną w oświadczeniu.
Konsultacja ze związkiem zawodowym
Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony albo nieokreślony trzeba sprawdzić, czy reprezentuje ona danego pracownika. Jeżeli tak jest albo organizacja zadeklaruje obronę jego interesów, pracodawca przekazuje jej informację o zamiarze wypowiedzenia i przyczynę decyzji.
Organizacja związkowa może zgłosić umotywowane zastrzeżenia. Jej stanowisko nie wiąże pracodawcy, ale powinno zostać rozpatrzone przed podjęciem ostatecznej decyzji. Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia organizację zawiadamia się o przyczynie, a jej opinia powinna zostać wydana niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni.
Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy przez cały okres wypowiedzenia albo jego część. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Informację o zwolnieniu najlepiej zamieścić w oświadczeniu o wypowiedzeniu albo przekazać w osobnym piśmie.
Jakie są okresy wypowiedzenia?
Długość okresu wypowiedzenia umowy na czas określony i nieokreślony zależy od stażu zakładowego, czyli okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:
| Staż pracy u pracodawcy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| krócej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| co najmniej 6 miesięcy i krócej niż 3 lata | 1 miesiąc |
| co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Okres dwutygodniowy kończy się w sobotę, a okres miesięczny i trzymiesięczny – w ostatnim dniu miesiąca. Do stażu mogą wliczać się wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, również wtedy, gdy między umowami występowały przerwy.
W umowie na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, gdy próba trwa nie dłużej niż 2 tygodnie, 1 tydzień, gdy jest dłuższa niż 2 tygodnie, albo 2 tygodnie, gdy umowę zawarto na 3 miesiące.
Przy wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę pracownikowi z co najmniej dwutygodniowym okresem wypowiedzenia przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wynosi ono 2 dni robocze przy okresie dwutygodniowym lub miesięcznym oraz 3 dni robocze przy okresie trzymiesięcznym.
Kiedy można zastosować tryb dyscyplinarny?
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest dopuszczalne między innymi w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia w czasie zatrudnienia oczywistego przestępstwa uniemożliwiającego dalszą pracę na danym stanowisku albo zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy.
Nieusprawiedliwiona nieobecność może w określonych okolicznościach zostać uznana za ciężkie naruszenie obowiązków, ale przed podjęciem decyzji trzeba ustalić, czy nie wynikała z przyczyny usprawiedliwionej. Samo porzucenie pracy nie powoduje automatycznego wygaśnięcia umowy.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia trzeba złożyć w ciągu miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej zwolnienie.
Dokument w tym trybie musi wskazywać konkretną przyczynę oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Jeżeli pracownik nie odbiera korespondencji, należy wysłać ją na ostatni znany adres i zachować dowody nadania oraz zwrotu przesyłki. W sprawach dyscyplinarnych, zwłaszcza gdy okoliczności są niejednoznaczne, przed złożeniem oświadczenia warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.
Co zrobić po ustaniu stosunku pracy?
Po nadejściu dnia rozwiązania umowy pracodawca powinien zamknąć dokumentację pracowniczą, rozliczyć należności i wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Najważniejsze obowiązki przedstawiają się następująco:
| Obowiązek | Dokument lub rozliczenie | Termin albo zasada |
|---|---|---|
| Potwierdzenie zatrudnienia | Świadectwo pracy | Wydane niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami |
| Wyrejestrowanie z ubezpieczeń | ZUS ZWUA | Do 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń |
| Rozliczenie urlopu | Ekwiwalent za niewykorzystany urlop | Wypłata na zasadach właściwych dla rozliczenia końcowego |
Świadectwo pracy powinno zawierać informacje o przebiegu zatrudnienia oraz uprawnieniach wykorzystanych przez pracownika. Przed przekazaniem dokumentu trzeba sprawdzić poprawność danych. Egzemplarz dokumentacji pracodawcy należy przechowywać w aktach osobowych zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Formularz ZUS ZWUA służy do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń. Jako datę wyrejestrowania wskazuje się dzień następujący po ostatnim dniu podlegania ubezpieczeniom. Przy ustaniu zatrudnienia stosuje się kod przyczyny 100, czyli ustanie tytułu do ubezpieczeń.
Jeśli pracownik nie wykorzystał całego urlopu wypoczynkowego, należy rozliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nie dotyczy to dni wolnych na poszukiwanie pracy, za które co do zasady nie wypłaca się ekwiwalentu.
Procedurę można przeprowadzić w następującej kolejności:
- Ustal rodzaj umowy, staż pracy, przyczynę zakończenia zatrudnienia i ewentualne ograniczenia ochronne.
- Wybierz tryb rozwiązania umowy i przygotuj właściwe oświadczenie albo porozumienie.
- Skonsultuj zamiar rozwiązania umowy z organizacją związkową, jeżeli przepisy i okoliczności sprawy tego wymagają.
- Doręcz pracownikowi dokument i zachowaj dowód jego przekazania.
- Rozlicz wynagrodzenie, urlop oraz inne należności związane z zakończeniem zatrudnienia.
- Wydaj świadectwo pracy i uzupełnij dokumentację w aktach osobowych.
- Złóż ZUS ZWUA w terminie 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.
Czy dokumenty można przygotować w systemie kadrowym?
System wfirma.pl może służyć do wygenerowania dokumentów związanych z zakończeniem umowy, w tym wypowiedzenia, świadectwa pracy i deklaracji ZUS ZWUA. Automatyczne wygenerowanie dokumentu nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku sprawdzenia danych, podstawy rozwiązania umowy, terminu oraz treści przyczyny.
Przy korzystaniu z programu trzeba zweryfikować również świadectwo pracy przed przekazaniem go pracownikowi. Odpowiedzialność za prawidłowość dokumentacji i zgodność czynności z Kodeksem pracy pozostaje po stronie pracodawcy.
Czy o wszystkim pamiętałem?
Przed zamknięciem sprawy sprawdź, czy:
- wybrano właściwy tryb rozwiązania umowy
- oświadczenie sporządzono w formie pisemnej i podpisała je osoba uprawniona
- wymagana przyczyna jest konkretna, rzeczywista i wpisana do dokumentu
- pismo zawiera pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni
- zachowano dowód doręczenia dokumentu pracownikowi
- wydano i zweryfikowano świadectwo pracy
- rozliczono urlop oraz wypłacono należny ekwiwalent
- złożono ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania ubezpieczeń
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu, zwolnienia dyscyplinarnego albo szczególnej ochrony zatrudnienia skonsultuj czynność z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
