Tak. Dwie umowy zlecenia zawarte z tym samym płatnikiem zgłasza się do ZUS oddzielnie, ponieważ każda z nich jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń. W PUE ZUS drugą umowę trzeba dodać przez funkcję „Zgłoś ponownie” w Rejestrze ubezpieczonych, a nie przez zwykły kreator dokumentów.
Każda umowa wymaga osobnego zgłoszenia
Odrębne zgłoszenia dotyczą umów, których przedmiot jest różny. Przykładowo, osobno traktuje się umowę na pełnienie funkcji kierownika projektu i umowę na obsługę księgową innego projektu. Każda umowa stanowi wtedy własny tytuł do ubezpieczeń, nawet gdy obie zawarto z tą samą osobą, w tej samej organizacji i na ten sam okres.
Z każdej umowy trzeba ustalić, czy zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, czy tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Następnie dla każdej umowy składa się osobny formularz. Na zgłoszeniu należy także podać kod zawodu związany z czynnościami wykonywanymi na podstawie konkretnej umowy. Jeżeli zakresy umów są różne, kody mogą być różne. Przy kilku umowach obejmujących różne działania w projektach może być też właściwy ten sam kod zawodu.
Jak zgłosić drugą umowę w PUE ZUS?
Przy próbie zgłoszenia drugiej umowy przez standardowy kreator PUE ZUS może pojawić się komunikat „Osoba o podanym numerze PESEL jest już zgłoszona”. Nie oznacza to, że drugiego zgłoszenia nie można złożyć. Trzeba skorzystać z kartoteki osoby już znajdującej się w rejestrze.
Procedura wygląda następująco:
- Utwórz i wyślij zgłoszenie pierwszej umowy za pomocą właściwego formularza ZUS ZUA albo ZUS ZZA.
- Otwórz w PUE ZUS zakładkę „Rejestr ubezpieczonych” i przejdź do listy aktualnych ubezpieczonych.
- Zaznacz osobę, której dotyczy druga umowa, a następnie wybierz „Podgląd”, aby otworzyć jej kartotekę.
- Na dole kartoteki kliknij „Zgłoś ponownie” i uruchom kreator kolejnego zgłoszenia.
- Wprowadź dane drugiej umowy, właściwy zakres ubezpieczeń oraz kod zawodu, po czym wyślij dokument do ZUS.
Jeżeli oba zgłoszenia są składane w podobnym czasie, system może wyświetlić ostrzeżenie o zgłoszeniach z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia. Taki komunikat nie musi oznaczać błędu blokującego wysyłkę. Trzeba sprawdzić, czy zgłoszenia rzeczywiście dotyczą dwóch odrębnych umów i czy dane, daty oraz kody zawodu są prawidłowe.
W formularzach stosuje się kod tytułu ubezpieczenia właściwy dla zleceniobiorcy, często wskazywany jako 04 11 xx. Kod zawodu powinien odpowiadać pracy wykonywanej na podstawie danej umowy i klasyfikacji zawodów stosowanej w dokumentach ZUS.
Co zrobić, gdy jedna umowa kończy się wcześniej?
Zakończenie jednej umowy oznacza ustanie jednego tytułu do ubezpieczeń. Dlatego trzeba złożyć za tę umowę formularz ZUS ZWUA, nawet gdy druga umowa nadal trwa. System ZUS nie rozróżnia w pełni, którego z równoległych tytułów dotyczy wyrejestrowanie. W praktyce może więc wyrejestrować osobę z rejestru, mimo że druga umowa nadal powinna być rozliczana.
Aby zachować ciągłość ubezpieczenia z trwającej umowy, należy postępować chronologicznie:
- Ustal dzień ustania umowy, która kończy się jako pierwsza.
- Złóż ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania od dnia następującego po ostatnim dniu wykonywania tej umowy.
- Tego samego dnia ponownie zgłoś umowę, która nadal trwa, na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA.
- W zgłoszeniu ponownym zachowaj właściwy kod tytułu ubezpieczenia, zakres ubezpieczeń i kod zawodu dla trwającej umowy.
- Po zakończeniu drugiej umowy złóż kolejne ZUS ZWUA.
Przykładowo, jeżeli jedna umowa trwa do 15 września, a druga do 20 października, to pierwszą należy wyrejestrować od 16 września. Od tego samego dnia trzeba ponownie zgłosić umowę trwającą do 20 października. Po jej zakończeniu składa się końcowe wyrejestrowanie.
Nie wystarczy wyrejestrować zakończonej umowy. Bez ponownego zgłoszenia umowy, która nadal trwa, w dokumentach rozliczeniowych może powstać przerwa w podleganiu ubezpieczeniom.
Jaki formularz wybrać?
Rodzaj dokumentu zależy od zakresu ubezpieczeń z konkretnej umowy:
| Ubezpieczenia | Formularz | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne | ZUS ZUA | Gdy zleceniobiorca podlega z danej umowy także ubezpieczeniom społecznym. |
| Tylko ubezpieczenie zdrowotne | ZUS ZZA | Gdy z danej umowy obowiązkowe jest wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne. |
| Ustanie tytułu do ubezpieczeń | ZUS ZWUA | Po zakończeniu konkretnej umowy zlecenia. |
Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch sytuacji: równoczesnego trwania kilku umów oraz zakończenia jednej z nich. W pierwszym przypadku składa się osobne ZUS ZUA albo ZUS ZZA dla każdego tytułu. W drugim – ZUS ZWUA dla umowy zakończonej i ponowne zgłoszenie umowy, która nadal trwa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani konsultacji z ZUS.
