Sprawozdanie finansowe należy sporządzić i podpisać w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin upływa 31 marca. To nie jest termin złożenia dokumentu do KRS ani do Szefa KAS.
Do kiedy trzeba podpisać sprawozdanie finansowe?
Dzień bilansowy to dzień kończący rok obrotowy. Przy roku obrotowym zgodnym z kalendarzowym przypada on 31 grudnia. Od tej daty jednostka ma 3 miesiące na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, a dokument powinien zostać podpisany w ramach tego etapu.
W praktyce oznacza to, że spółka kończąca rok 31 grudnia powinna mieć podpisane sprawozdanie najpóźniej 31 marca następnego roku. Jeżeli rok obrotowy kończy się w innym terminie, trzeba liczyć trzy miesiące od właściwego dnia bilansowego.
Podpisanie sprawozdania następuje przed jego zatwierdzeniem. Późniejsze daty dotyczą już odrębnych obowiązków.
Terminy sprawozdawcze – kalendarz obowiązków
Przy roku obrotowym zgodnym z kalendarzowym terminy układają się następująco:
| Etap | Termin dla roku kalendarzowego | Opis |
|---|---|---|
| Sporządzenie i podpisanie | 31 marca | Sprawozdanie przygotowuje się i podpisuje w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. |
| Zatwierdzenie | 30 czerwca | Organ zatwierdzający przyjmuje sprawozdanie nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. |
| Złożenie | 15 lipca | Dokument składa się w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, jeśli został zatwierdzony 30 czerwca. |
Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu daty 31 marca z terminem wysłania sprawozdania do rejestru. Do 31 marca trzeba je sporządzić i podpisać. Do KRS albo Szefa KAS przekazuje się je dopiero po zatwierdzeniu, zgodnie z zasadami właściwymi dla danej jednostki.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości sprawozdanie podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W spółce kapitałowej kierownikiem jednostki jest co do zasady zarząd. Odpowiedzialność za sporządzenie dokumentu ponosi jednak kierownik jednostki, nawet jeśli technicznie przygotowuje go księgowy albo zewnętrzne biuro rachunkowe.
Podpis pod dokumentem składają:
- Osoba prowadząca księgi rachunkowe – na przykład główny księgowy albo pracownik biura rachunkowego, któremu powierzono tę funkcję.
- Kierownik jednostki – w spółce z zarządem są to członkowie tego organu, a w innych podmiotach osoby wskazane przez przepisy jako zarządzające jednostką.
- Wspólnicy albo inne osoby zarządzające – gdy forma prawna jednostki przewiduje taki sposób określenia kierownika jednostki.
- Likwidator, syndyk albo zarządca – jeżeli pełni funkcję kierownika jednostki w związku z likwidacją lub postępowaniem upadłościowym.
Co zrobić przy wieloosobowym zarządzie?
Nie zawsze każdy członek wieloosobowego organu musi składać podpis bezpośrednio pod plikiem sprawozdania. Dokument może podpisać co najmniej jedna osoba z organu, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Oświadczenia dołącza się do sprawozdania. Członek zarządu może też odmówić złożenia takiego oświadczenia lub podpisu, ale odmowa wymaga pisemnego uzasadnienia i również jest dołączana do dokumentacji. Uproszczenie nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za prawidłowość sprawozdania.
W jakiej formie podpisuje się sprawozdanie?
Sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej, w wymaganej strukturze logicznej, zwykle jako plik XML. Podpis składa się elektronicznie. Dopuszczalne są:
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- podpis zaufany
- podpis osobisty z e-dowodu
- kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z algorytmem XAdES
Każda kolejna osoba powinna podpisywać ten sam plik XML, zawierający wcześniejsze podpisy. Samo podpisanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego złożenia w KRS ani przesłania do Szefa KAS. Wysłanie jest osobną czynnością wykonywaną po zatwierdzeniu sprawozdania.
Co grozi za niedotrzymanie terminu?
Za niewykonanie obowiązków związanych ze sporządzeniem, podpisaniem lub złożeniem sprawozdania może odpowiadać kierownik jednostki. Przepisy przewidują między innymi grzywnę oraz karę ograniczenia wolności. W przypadku niezłożenia dokumentów KRS może wszcząć postępowanie przymuszające, wezwać do wykonania obowiązku, ustanowić kuratora, a w określonych sytuacjach doprowadzić do rozwiązania podmiotu i jego wykreślenia z rejestru.
Awaria systemu, brak podpisu elektronicznego lub inne zdarzenie losowe nie przesuwają automatycznie ustawowego terminu. Dlatego podpisy osób zobowiązanych warto zebrać przed 31 marca, aby pozostawić czas na sprawdzenie pliku i usunięcie ewentualnych problemów technicznych.
Dla jednostki z rokiem obrotowym zgodnym z kalendarzowym najważniejsza data to więc 31 marca – do tego dnia sprawozdanie powinno być sporządzone i podpisane. Zatwierdzenie następuje do 30 czerwca, a złożenie do właściwego rejestru zasadniczo w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani księgowej. W przypadku zmiany zarządu, nietypowego roku obrotowego lub problemów z podpisami elektronicznymi warto skonsultować dokumentację ze specjalistą.
