Rosnące ceny energii, wynagrodzeń, usług i materiałów obniżają rentowność nawet dobrze zarządzanych firm. Sposobem na poprawę wyniku nie jest jednak przypadkowe cięcie wydatków, lecz audyt, eliminowanie marnotrawstwa i inwestowanie w rozwiązania, które zmniejszają koszty bez pogorszenia jakości.
Od czego zacząć obniżanie kosztów firmy?
Najpierw oddziel koszty operacyjne od podatków i składek. Wydatki operacyjne można zmniejszać przez zmianę procesów, negocjowanie umów, automatyzację czy outsourcing. Podatki i ZUS wymagają natomiast analizy formy działalności, przychodów, dochodów i aktualnych przepisów.
Celem nie powinno być przetrwanie za wszelką cenę, lecz uzyskanie większej rentowności przy zachowaniu jakości produktu, obsługi i bezpieczeństwa. Oszczędność, która powoduje reklamacje, utratę klientów albo odejście specjalistów, szybko przestaje być oszczędnością.
Jak przeprowadzić audyt wydatków?
Zacznij od zebrania danych z ostatnich 6–12 miesięcy. Przypisz każdą płatność do kategorii i oceń nie tylko jej wysokość, lecz także wpływ na przychody, jakość oraz ciągłość pracy.
Koszty stałe nie zależą bezpośrednio od liczby zamówień. Należą do nich między innymi czynsz, abonamenty, wynagrodzenia administracyjne i część usług księgowych. Koszty zmienne rosną wraz ze skalą działalności, na przykład zakup materiałów, wysyłka, prowizje czy zużycie energii. W obu grupach mogą pojawić się wydatki zbędne albo źle dopasowane do aktualnej skali firmy.
Podczas przeglądu zwróć uwagę na obszary, w których najczęściej ukrywa się marnotrawstwo:
- nieużywane lub dublujące się subskrypcje programów,
- zapasy, które długo zalegają albo tracą wartość,
- umowy z dostawcami, których warunki nie były negocjowane od kilku lat,
- procesy wykonywane ręcznie, mimo że można je częściowo zautomatyzować,
- wydatki na marketing i transport bez mierzalnego efektu.
Nie wystarczy znaleźć kosztowną pozycję. Sprawdź, co może się wydarzyć po jej ograniczeniu. Ta sama usługa może być zbędna w jednym dziale, a niezbędna w innym.
Plan oszczędności wdrażaj w następującej kolejności:
- Audyt – zbierz koszty, umowy, dane o wykorzystaniu zasobów i wyniki sprzedaży.
- Priorytetyzacja – wybierz działania o dużym wpływie i małym ryzyku dla klientów oraz zespołu.
- Wdrożenie – wprowadzaj zmiany etapami, najlepiej zaczynając od jednej kategorii kosztów.
- Kontrola – porównuj wynik z okresem bazowym i sprawdzaj, czy oszczędność nie generuje nowych wydatków.
Outsourcing, automatyzacja i praca zdalna
Audyt powinien wskazać procesy, które nie wymagają stałego etatu albo angażują pracowników w powtarzalne czynności. W takich miejscach można rozważyć outsourcing lub automatyzację. Nie chodzi o przenoszenie wszystkiego na zewnątrz, lecz o porównanie pełnego kosztu własnego procesu z ceną usługi.
| Obszar | Zatrudnienie na etat | Outsourcing | Główna zaleta |
|---|---|---|---|
| IT | Wynagrodzenie, sprzęt, szkolenia, zastępstwo podczas nieobecności | Abonament lub rozliczenie za zakres prac i interwencje | Dostęp do specjalisty bez utrzymywania pełnego etatu |
| Księgowość | Stały koszt pracownika, oprogramowania i organizacji zastępstwa | Umowa z biurem rachunkowym lub platformą księgową | Elastyczny zakres obsługi i dostęp do specjalistycznej wiedzy |
| Marketing | Wynagrodzenie zespołu oraz narzędzia do kampanii i analityki | Obsługa wybranych projektów albo kanałów | Możliwość dopasowania skali działań do budżetu |
Porównuj pełne koszty, a nie tylko kwotę na fakturze. Przy etacie uwzględnij składki, urlopy, rekrutację, sprzęt, szkolenia i czas menedżera. Przy outsourcingu sprawdź zakres odpowiedzialności, czas reakcji, bezpieczeństwo danych oraz warunki wypowiedzenia. Usługa zewnętrzna nie będzie tańsza, jeśli wymaga stałego poprawiania jej rezultatów.
Automatyzacja najlepiej sprawdza się w zadaniach powtarzalnych i podatnych na błędy. W zależności od branży mogą ją wspierać:
- Elektroniczny Obieg Dokumentów do faktur, umów, wniosków i akceptacji,
- system CRM do obsługi klientów i przypomnień handlowych,
- programy do fakturowania, płatności cyklicznych i kontroli należności,
- narzędzia do planowania grafiku, projektów i pracy zespołu,
- usługi chmurowe ograniczające potrzebę utrzymywania własnej infrastruktury.
Elektroniczny obieg dokumentów może ograniczyć zużycie papieru, czas wyszukiwania informacji i liczbę ręcznych czynności. Przed zakupem policz jednak liczbę dokumentów, czas ich obsługi i koszty obecnego procesu. Automatyzacja ma sens wtedy, gdy rozwiązuje konkretny problem, a nie tylko dodaje kolejne narzędzie do stosu technologicznego.
Praca zdalna lub hybrydowa może zmniejszyć zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, energię i wyposażenie. Jeśli pełne home office nie pasuje do modelu firmy, rozważ mniejsze biuro, coworking albo wynajem sali tylko na spotkania. Oszczędność trzeba zestawić z kosztami sprzętu, pracy zespołowej, ochrony danych i organizacji komunikacji.
Podatki i ZUS – gdzie szukać legalnych oszczędności?
Optymalizacja podatkowa i składkowa to osobny obszar, którego nie należy mieszać z redukcją kosztów operacyjnych. Przedsiębiorca może analizować formę opodatkowania, koszty uzyskania przychodu oraz dostępne ulgi, ale każdą decyzję trzeba odnieść do konkretnej działalności.
Na początku działalności znaczenie może mieć ulga na start, a później preferencyjne składki, wakacje składkowe lub Mały ZUS Plus, jeśli przedsiębiorca spełnia warunki określone w przepisach. Limity przychodów, okres korzystania z preferencji i sposób wyliczania podstawy mogą się zmieniać. Nie zakładaj więc, że rozwiązanie opisane w starszym materiale nadal działa w tej samej formie.
Warto też przeanalizować, czy wybrana forma opodatkowania odpowiada strukturze kosztów i dochodów firmy. Skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt różnią się między innymi sposobem uwzględniania kosztów. Z kolei spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zmieniać sposób rozliczeń i odpowiedzialności, ale nie jest automatycznie tańsza. Trzeba uwzględnić księgowość, obowiązki formalne, wypłatę pieniędzy ze spółki i opodatkowanie wspólników.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wyłącznie wydatki mające związek z uzyskiwaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów i prawidłowo udokumentowane. W praktyce analiza może obejmować między innymi sprzęt, leasing, oprogramowanie, usługi telekomunikacyjne, szkolenia, transport i marketing. Nie wpisuj jednak automatycznie każdego wydatku firmowego w koszty.
Przepisy podatkowe i zasady ZUS wymagają weryfikacji na dzień podejmowania decyzji. Przed wyborem formy opodatkowania, ulgi albo zmianą struktury działalności skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym. Dotyczy to szczególnie działalności sezonowej, spółek i firm o nieregularnych przychodach.
Na czym nie warto oszczędzać?
Pozorna oszczędność powstaje wtedy, gdy niższy wydatek zwiększa ryzyko awarii, rotacji, reklamacji lub utraty danych. Cięcie należy oceniać przez całkowity koszt dla firmy, a nie tylko przez kwotę widoczną w miesięcznym budżecie.
Największej ostrożności wymagają następujące obszary:
- bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe, aktualizacje i ochrona systemów IT,
- kluczowi specjaliści, których odejście oznacza utratę wiedzy i kosztowne wdrożenie następców,
- jakość produktu, usługi i obsługi klienta,
- szkolenia potrzebne do bezpiecznego i sprawnego wykonywania pracy,
- marketing, jeśli jest źródłem mierzalnych zapytań i sprzedaży.
Nie porównuj wyłącznie ceny dwóch rozwiązań. Porównaj także koszt błędu, przestoju, reklamacji i ponownego wykonania pracy.
Nie oznacza to, że każda droga usługa jest konieczna. Sprzęt można czasem naprawić, kupić poleasingowy albo sfinansować leasingiem. Umowy z dostawcami można renegocjować, a stany magazynowe dopasować do realnego popytu. Każda taka decyzja powinna jednak wynikać z danych i oceny ryzyka.
Plan wdrożenia zmian
Przedsiębiorca nie musi przebudowywać całej firmy jednocześnie. Na początek wybierz działania, które można zmierzyć i odwrócić bez zakłócenia pracy:
- Pierwszy tydzień – pobierz zestawienie wydatków, spisz umowy i subskrypcje, podziel koszty na stałe i zmienne.
- Pierwszy miesiąc – usuń nieużywane narzędzia, negocjuj wybrane umowy, ogranicz zbędne zapasy i wybierz jeden proces do automatyzacji.
- Pierwszy kwartał – porównaj outsourcing z etatem, przeanalizuj biuro i pracę hybrydową, a decyzje podatkowe omów z księgowym.
- Po wdrożeniu – mierz koszt procesu, czas pracy, liczbę błędów, reklamacje i wpływ zmian na przychody.
Najbezpieczniejsza droga do niższych kosztów prowadzi przez lepszą informację. Najpierw ustal, za co firma płaci i jaki efekt otrzymuje. Dopiero potem decyduj, co wyeliminować, co zautomatyzować, co zlecić na zewnątrz, a w co nadal inwestować.
Artykuł nie stanowi porady inwestycyjnej lub finansowej.
