Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko wynagrodzenie brutto. W 2026 roku przy płacy minimalnej 4806 zł brutto pracodawca ponosi koszt 5790,28 zł bez PPK albo 5862,37 zł z podstawową wpłatą do PPK. Do tej kwoty mogą dojść wydatki na badania lekarskie, szkolenia BHP, wyposażenie stanowiska oraz płatne nieobecności.
Czym jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika?
Tak zwane duże brutto oznacza pełną kwotę, którą firma przeznacza na pracownika. Obejmuje ona wynagrodzenie brutto zapisane w umowie, składki finansowane przez pracodawcę, wpłaty na fundusze celowe oraz – jeśli pracownik uczestniczy w programie – wpłatę pracodawcy do PPK.
Podstawowy wzór wygląda następująco:
całkowity koszt = wynagrodzenie brutto + składki pracodawcy + wpłata pracodawcy do PPK
Składek finansowanych przez pracownika nie dolicza się po raz drugi. Są one potrącane z jego wynagrodzenia brutto i wpływają na kwotę netto wypłacaną na konto.
Jakie składki ZUS płaci pracodawca?
Przy umowie o pracę pracodawca finansuje część składek społecznych oraz wpłaty na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zestawienie obciążeń przedstawia tabela:
| Składka | Finansowana przez pracownika | Finansowana przez pracodawcę |
|---|---|---|
| Emerytalna | 9,76% | 9,76% |
| Rentowa | 1,50% | 6,50% |
| Chorobowa | 2,45% | – |
| Wypadkowa | – | 0,67–3,33% |
| Zdrowotna | 9,00% | – |
| Fundusz Pracy | – | 2,45% |
| FGŚP | – | 0,10% |
W typowym przypadku narzuty pracodawcy wynoszą około 19,48–22,14% wynagrodzenia brutto. Końcowa wartość zależy przede wszystkim od stawki ubezpieczenia wypadkowego. Jest ona ustalana zależnie od rodzaju działalności, liczby ubezpieczonych i danych płatnika. W przykładzie dla płacy minimalnej przyjęto stawkę 1,67%.
Nie każdy pracodawca opłaca FP i FGŚP w każdej sytuacji. Zwolnienia mogą dotyczyć między innymi niektórych pracowników powyżej 50. roku życia, osób powracających z urlopów związanych z rodzicielstwem oraz określonych przypadków zatrudnienia osób bezrobotnych lub młodych. Przed obliczeniem kosztu trzeba więc sprawdzić status konkretnej osoby.
Jak obliczyć koszt przy płacy minimalnej w 2026 roku?
Dla przejrzystości przyjmijmy pełny etat, wynagrodzenie brutto w wysokości 4806 zł oraz standardową stawkę wypadkową 1,67%. Obliczenie przebiega w czterech krokach:
- Ustal wynagrodzenie brutto – podstawą jest kwota 4806 zł.
- Oblicz składki pracodawcy – emerytalna wynosi 469,07 zł, rentowa 312,39 zł, wypadkowa 80,26 zł, FP 117,75 zł, a FGŚP 4,81 zł.
- Dodaj wpłatę do PPK – podstawowa wpłata pracodawcy wynosi 1,5% brutto, czyli 72,09 zł, jeśli pracownik uczestniczy w programie.
- Zsumuj wszystkie elementy – bez PPK koszt wynosi 5790,28 zł, a z PPK 5862,37 zł.
| Składnik kosztu | Bez PPK | Z PPK |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | 4806,00 zł | 4806,00 zł |
| Składki pracodawcy | 984,28 zł | 984,28 zł |
| Wpłata pracodawcy do PPK | 0,00 zł | 72,09 zł |
| Całkowity koszt zatrudnienia | 5790,28 zł | 5862,37 zł |
W tym przykładzie pracodawca przeznacza na składki i PPK dodatkowo 1056,37 zł ponad wynagrodzenie brutto, gdy pracownik uczestniczy w PPK. Wpłata pracownika do PPK jest potrącana z jego pensji i nie zwiększa kosztu pracodawcy.
O jakich kosztach pracodawcy często zapominają?
Duże brutto nie obejmuje wszystkich wydatków związanych z pracownikiem. Poza listą płac firma może ponosić także koszty organizacyjne i świadczenia za czas, w którym pracownik nie wykonuje pracy:
- badania wstępne, okresowe i kontrolne medycyny pracy
- szkolenia wstępne i okresowe BHP
- wyposażenie stanowiska, sprzęt, licencje oraz odzież robocza
- wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy, a po ukończeniu 50. roku życia za pierwsze 14 dni
- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz dodatki za nadgodziny
Ich wysokość zależy od stanowiska i sposobu organizacji pracy, dlatego nie da się dopisać jednej uniwersalnej kwoty do każdego etatu. Przy planowaniu budżetu trzeba jednak uwzględnić je osobno.
Czy umowa zlecenie lub B2B są tańsze?
Przy umowie zlecenie koszt zależy od statusu zleceniobiorcy. Jeżeli jest to jego jedyny tytuł do ubezpieczeń, umowa co do zasady podlega składkom społecznym, wypadkowej, zdrowotnej oraz – w określonych przypadkach – FP i FGŚP. Jeżeli zleceniobiorca jest studentem lub uczniem do 26. roku życia albo ma inne zatrudnienie zapewniające co najmniej minimalne wynagrodzenie, zasady mogą być korzystniejsze. Minimalna stawka godzinowa na zleceniu w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto.
Umowa o dzieło co do zasady nie jest oskładkowana, lecz wyjątkiem jest między innymi dzieło zawarte z własnym pracownikiem albo wykonywane na rzecz własnego pracodawcy. Z kolei przy współpracy B2B bezpośrednim kosztem firmy jest zwykle kwota z faktury. Nie oznacza to jednak, że można zastąpić etat dowolną umową. Jeżeli współpraca ma cechy stosunku pracy, takie jak stałe godziny, podporządkowanie kierownikowi i obowiązek osobistego świadczenia pracy, Państwowa Inspekcja Pracy może zakwestionować jej formę.
Przy kalkulacji budżetu najpierw ustal więc rodzaj umowy i status ubezpieczeniowy wykonawcy, a dopiero potem naliczaj składki. Dla standardowego etatu w 2026 roku punktem wyjścia jest kwota 5790,28 zł miesięcznie bez PPK lub 5862,37 zł z podstawową wpłatą do PPK, bez kosztów pośrednich.
Artykuł ma charakter informacyjny. Indywidualne wyliczenie może zależeć między innymi od stawki wypadkowej, zwolnień z opłacania funduszy, uczestnictwa w PPK oraz rodzaju zawartej umowy.
