Jak zorganizować pracę zdalną w firmie?

Praca zdalna w firmie wymaga połączenia formalności wynikających z Kodeksu pracy, zasad BHP, ochrony danych i sprawnego modelu zarządzania. Najpierw trzeba ustalić podstawę prawną oraz dokumentację, a potem zapewnić narzędzia, jasne cele i sposób rozliczania efektów.

Jak formalnie wprowadzić pracę zdalną w firmie?

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie poza siedzibą pracodawcy albo częściowo, na przykład przez dwa dni w biurze i trzy dni w miejscu uzgodnionym z pracownikiem. Miejsce pracy wskazuje pracownik, ale jego wybór wymaga akceptacji pracodawcy.

Zasady organizacji pracy zdalnej określa się w określonej kolejności. Jeżeli w firmie działają związki zawodowe, pracodawca zawiera z nimi porozumienie albo wprowadza odpowiednie postanowienia do zakładowego układu zbiorowego pracy. Gdy nie ma organizacji związkowych, zasady ustala się w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Brak regulaminu nie zawsze uniemożliwia uzgodnienie pracy zdalnej. W takim przypadku zasady można określić w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Polecenie pracy zdalnej jest natomiast dopuszczalne tylko w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy, między innymi podczas stanu nadzwyczajnego lub wtedy, gdy z powodu siły wyższej czasowo nie można zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.

Dokument regulujący pracę zdalną powinien obejmować co najmniej:

• Zakres stosowania – grupy pracowników i stanowiska, które mogą być objęte pracą zdalną.
• Koszty – zasady pokrywania wydatków, ustalania ekwiwalentu i ryczałtu.
• Komunikację – sposób kontaktu oraz potwierdzania obecności.
• Kontrolę – zasady kontroli wykonywania pracy, BHP i ochrony informacji.
• Sprzęt – reguły instalacji, konserwacji, aktualizacji i serwisowania urządzeń.

Następnie pracodawca uzgadnia pracę zdalną z konkretnym pracownikiem. Uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy jednej ze stron. Należy określić miejsce pracy zdalnej, jej zakres oraz sposób organizacji. Przy zmianie warunków w trakcie zatrudnienia pracodawca lub pracownik może wystąpić o powrót do poprzedniego modelu. Uzgodniony termin nie może być dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku.

Każdy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną, lecz zwykle nie jest on wiążący dla pracodawcy. Inaczej traktuje się wnioski składane przez określone grupy pracowników:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• rodzica dziecka z określonym ciężkim upośledzeniem, nieuleczalną chorobą lub niepełnosprawnością,
• pracownika opiekującego się członkiem najbliższej rodziny albo inną osobą ze znacznym stopniem niepełnosprawności.

Pracodawca powinien uwzględnić taki wniosek, chyba że nie pozwala na to rodzaj pracy lub organizacja pracy. W razie odmowy przekazuje pracownikowi przyczynę w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych.

Jakie dokumenty przygotować?

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej firma powinna zgromadzić dokumenty dotyczące uzgodnienia, BHP, ochrony danych i kosztów. Dokumenty oraz oświadczenia mogą mieć postać papierową lub elektroniczną. Dokumentację pracy zdalnej przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.

Minimalna lista dokumentów obejmuje:

• regulamin, porozumienie ze związkami albo indywidualne uzgodnienie z pracownikiem,
• ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i informację o zasadach bezpiecznej pracy,
• procedurę ochrony danych osobowych oraz potwierdzenie zapoznania się z nią,
• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka i zasadami BHP,
• oświadczenie, że w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• ustalenia dotyczące sprzętu, kosztów, kontaktu i kontroli.

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi także informację o jednostce organizacyjnej, w której znajduje się jego stanowisko, oraz wskazuje osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę i kontrolę. Jeżeli praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy, informacje te przekazuje się w rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia.

Praca zdalna ogólna a okazjonalna – czym się różnią?

Praca zdalna na zasadach ogólnych służy stałemu lub powtarzalnemu wykonywaniu obowiązków poza siedzibą firmy. Praca zdalna okazjonalna jest rozwiązaniem sporadycznym. Pracownik składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej, a limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek okazjonalny nie wiąże pracodawcy.

Okazjonalna praca zdalna może uzupełniać pracę zdalną wykonywaną na zasadach ogólnych. Jeżeli pracownik wykorzystał już część limitu w jednym miejscu zatrudnienia, limit 24 dni odnosi się do roku kalendarzowego, a nie do każdego pracodawcy osobno.

BHP i ochrona danych podczas pracy zdalnej

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy nadal spoczywa na pracodawcy, mimo że stanowisko znajduje się w domu lub innym uzgodnionym miejscu. Pracownik organizuje stanowisko zgodnie z wymaganiami ergonomii, ale pracodawca musi przygotować ocenę ryzyka i przekazać zasady bezpiecznej pracy.

Ocena ryzyka zawodowego powinna uwzględniać przede wszystkim wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na tej podstawie pracodawca opracowuje informacje dotyczące organizacji stanowiska, bezpiecznego wykonywania obowiązków, czynności po zakończeniu pracy oraz postępowania w sytuacji awaryjnej. Dla podobnych stanowisk można przygotować wspólną, uniwersalną ocenę ryzyka.

Pracownik przed rozpoczęciem pracy potwierdza, że zapoznał się z oceną ryzyka i informacją BHP oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Potwierdza również, że w wybranym miejscu są zapewnione bezpieczne warunki pracy.

Pracodawca powinien opracować procedury ochrony danych, określić zasady korzystania ze sprzętu i sieci oraz przeprowadzić instruktaż, jeżeli jest potrzebny. Procedury powinny obejmować między innymi blokowanie ekranu, przechowywanie dokumentów, korzystanie z prywatnych urządzeń, dostęp do systemów firmowych i zgłaszanie incydentów.

Kontrola pracy zdalnej nie może naruszać prywatności pracownika ani domowników. Kontrolę BHP, wykonywania pracy i ochrony danych przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy i w jego godzinach pracy.

Pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień w określonym terminie. Jeżeli nie zostaną usunięte, może cofnąć zgodę na pracę zdalną zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.

Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

Praca zdalna nie znosi podporządkowania pracownika kierownictwu pracodawcy. Zmienia natomiast sposób organizowania i monitorowania pracy. Menedżer nie powinien zastępować obecności w biurze ciągłym sprawdzaniem statusu online. Lepsze rezultaty daje określenie celów, odpowiedzialności, terminów i mierzalnych efektów.

W praktyce warto ustalić, które zadania są priorytetowe, kto podejmuje decyzje, w jakich godzinach zespół jest dostępny oraz które sprawy wymagają spotkania. Cele mogą być formułowane w modelu zarządzania przez cele lub OKR, o ile pasują do rodzaju pracy. Ewidencja czasu pracy nadal pozostaje obowiązkiem pracodawcy, ale nie powinna być jedynym miernikiem efektywności.

Podstawowe kategorie narzędzi można uporządkować następująco:

Każde narzędzie powinno mieć określoną funkcję. Komunikator nie zastąpi systemu zadań, a wspólny dysk nie powinien służyć jako nieuporządkowany rejestr decyzji. Zasady nazewnictwa plików, uprawnień i archiwizacji trzeba opisać w krótkiej instrukcji.

Warto ustalić stały rytm pracy zespołu, na przykład krótkie spotkanie planujące, cotygodniowy przegląd postępów i rozmowy indywidualne. Spotkania powinny kończyć się decyzjami zapisanymi w dostępnym dla zespołu miejscu. Dzięki temu pracownicy nie muszą odtwarzać ustaleń z wielu wiadomości.

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej?

Przy pracy zdalnej na zasadach ogólnych pracodawca zapewnia niezbędne materiały i narzędzia, ich instalację, serwis oraz konserwację. Pokrywa także niezbędne koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Jeżeli pracownik używa własnych materiałów lub urządzeń, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

Rozliczenie może przyjąć formę zwrotu udokumentowanych wydatków albo ryczałtu. Ryczałt jest zwykle prostszy, ponieważ nie wymaga rozliczania każdej faktury. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom i uwzględniać między innymi normy zużycia energii, ceny rynkowe sprzętu i materiałów oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Przykładowo, firma może ustalić miesięczny ryczałt na podstawie liczby dni pracy zdalnej, przewidywanego zużycia energii przez komputer i monitorowania kosztu internetu wykorzystywanego do obowiązków służbowych. Nie należy przyjmować stawki automatycznie dla wszystkich stanowisk, jeżeli różnią się one sprzętem, czasem pracy lub zakresem korzystania z mediów.

Najbezpieczniejsza kolejność wdrożenia wygląda więc tak: ustalenie podstawy prawnej, przygotowanie dokumentów BHP i ochrony danych, uzgodnienie kosztów oraz sprzętu, a następnie wdrożenie narzędzi i zasad pracy przez cele. Taki model pozwala połączyć zgodność z Kodeksem pracy z codzienną sprawnością zespołu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku tworzenia regulaminu pracy zdalnej lub oceny indywidualnej sytuacji pracownika warto skonsultować dokumentację ze specjalistą prawa pracy.