Zatrudnienie pierwszego pracownika oznacza, że przedsiębiorca staje się pracodawcą. Trzeba uporządkować nie tylko umowę, lecz także badania lekarskie, BHP, zgłoszenie do ZUS, dokumentację i rozliczenia. Najważniejsza zasada jest prosta: pracownik nie może rozpocząć pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego i wymaganego szkolenia BHP.
Jaką podstawę zatrudnienia wybrać?
Najpierw oceń, jak współpraca będzie wyglądała w praktyce. Jeżeli osoba ma wykonywać pracę osobiście, za wynagrodzeniem, pod Twoim kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez Ciebie wyznaczonym, powstaje stosunek pracy. W takiej sytuacji właściwą podstawą jest umowa o pracę, niezależnie od nazwy dokumentu zaproponowanego kandydatowi.
Umowa zlecenia może służyć do wykonywania samodzielnych czynności lub usług, ale nie powinna zastępować etatu tylko po to, aby ograniczyć obowiązki pracodawcy.
| Rodzaj umowy | Podstawa współpracy | Obowiązki ubezpieczeniowe | Uprawnienia osoby wykonującej pracę |
|---|---|---|---|
| Umowa o pracę | Praca pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie | Co do zasady pełne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne | Urlop, normy czasu pracy, ochrona przewidziana w Kodeksie pracy |
| Umowa zlecenia | Wykonywanie określonych czynności, zwykle z większą samodzielnością | Zależą od sytuacji zleceniobiorcy i innych tytułów ubezpieczenia | Brak uprawnień pracowniczych wynikających z etatu |
| Umowa o dzieło | Osiągnięcie konkretnego, oznaczonego rezultatu | Zwykle brak ubezpieczeń z samej umowy, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach | Brak statusu pracownika |
Przy pierwszym etacie możesz wybrać umowę na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. Umowy na czas określony podlegają limitowi 3 umów i 33 miesięcy, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, na przykład zastępstwo nieobecnego pracownika lub obiektywna przyczyna leżąca po stronie pracodawcy.
Co zrobić przed podpisaniem umowy?
Formalności najlepiej zaplanować przed uzgodnieniem daty rozpoczęcia pracy. Chronologiczna ścieżka wygląda następująco:
- Opisz stanowisko i warunki pracy – określ zadania, miejsce wykonywania pracy, wymiar etatu, godziny oraz wymagane kwalifikacje.
- Przygotuj ogłoszenie – nazwa stanowiska i treść rekrutacji powinny być neutralne pod względem płci. Kandydatowi przekaż informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale.
- Zbierz tylko potrzebne dane – na etapie rekrutacji możesz żądać między innymi imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz informacji o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu, gdy są potrzebne na danym stanowisku.
- Przygotuj skierowanie na badania – opisz stanowisko, czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe oraz warunki wykonywania pracy.
- Sporządź umowę o pracę – wpisz strony umowy, rodzaj umowy, rodzaj pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie wraz ze składnikami, wymiar etatu i dzień rozpoczęcia pracy.
Nie pytaj kandydata o wynagrodzenie otrzymywane u obecnego lub poprzedniego pracodawcy. Po zatrudnieniu zakres danych można rozszerzyć między innymi o adres zamieszkania, numer PESEL i rachunek do wypłaty, o ile pracownik nie wybierze wypłaty do rąk własnych.
Umowę podpisz przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli zawierasz ją wcześniej, dzień zawarcia umowy może różnić się od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w dokumencie. Szczegółowy zakres obowiązków możesz przekazać jako załącznik, ale sama umowa powinna jasno określać rodzaj pracy.
Badania lekarskie i BHP – warunek rozpoczęcia pracy
Przed dopuszczeniem nowej osoby do pracy wystaw skierowanie na badania wstępne i skieruj ją do placówki medycyny pracy, z którą masz zawartą umowę. Badania finansuje pracodawca. Ich zakres powinien odpowiadać rzeczywistym warunkom na stanowisku.
Pracownik może rozpocząć pracę dopiero po otrzymaniu aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Wyjątki dotyczą między innymi niektórych przypadków ponownego zatrudnienia w ciągu 30 dni, ale nie można stosować ich automatycznie. Trzeba porównać stanowiska i warunki pracy wskazane w dokumentach.
Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez badań i szkolenia BHP. Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny oraz, gdy wymagają tego stanowisko i zagrożenia, instruktaż stanowiskowy. Pracownik poznaje zasady bezpiecznego wykonywania zadań, ryzyko zawodowe, sposoby ochrony i zasady udzielania pierwszej pomocy.
Przed pierwszym dniem pracy przygotuj także ocenę ryzyka zawodowego, instrukcje stanowiskowe oraz środki ochrony indywidualnej, jeśli są potrzebne. Kartę szkolenia wstępnego, orzeczenie lekarskie i potwierdzenie zapoznania z ryzykiem przechowuj w dokumentacji pracownika.
Co zrobić po podpisaniu umowy?
Po zawarciu umowy wykonaj poniższe czynności w określonych terminach:
- Zgłoszenie do ZUS – zgłoś pracownika do ubezpieczeń co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Przy umowie o pracę służy do tego formularz ZUS ZUA.
- Informacja o warunkach zatrudnienia – przekaż ją na piśmie lub elektronicznie nie później niż w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Dokument obejmuje między innymi czas pracy, przerwy, odpoczynki, urlop, nadgodziny i zasady rozwiązania umowy.
- Informacje organizacyjne – jeżeli nie masz regulaminu pracy, wskaż także termin, miejsce i częstotliwość wypłaty, porę nocną, sposób potwierdzania obecności oraz zasady usprawiedliwiania nieobecności.
- Informacja o zabezpieczeniu społecznym – przekaż ją co do zasady w terminie 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, jeżeli dotyczy danego przypadku.
Przy jednej osobie nie powstaje automatycznie obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Nie zwalnia Cię to jednak z ustalenia organizacji pracy i przekazania pracownikowi wymaganych informacji.
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
Załóż oddzielne akta osobowe dla pracownika oraz dokumentację dotyczącą przebiegu zatrudnienia. Dokumenty mogą być prowadzone papierowo albo elektronicznie, ale muszą zachować poufność, kompletność, integralność i dostępność.
W aktach znajdą się między innymi dokumenty rekrutacyjne, umowa, skierowanie i orzeczenie z medycyny pracy, karta szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania z ryzykiem zawodowym oraz informacja o warunkach zatrudnienia. Dokumentację uzupełnia się zgodnie z tym, co faktycznie dzieje się w stosunku pracy.
Od pierwszego dnia prowadź także ewidencję czasu pracy. Sama lista obecności jej nie zastępuje. Ewidencja powinna pozwalać rozliczyć godziny pracy, nadgodziny, pracę w nocy, dni wolne, urlopy i nieobecności.
Przed przyjściem pracownika sprawdź, czy w dokumentacji znajdują się:
- podpisana umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie jej warunków,
- aktualne orzeczenie lekarskie po badaniach wstępnych,
- karta szkolenia wstępnego BHP i potwierdzenie instruktażu,
- potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego,
- informacja o warunkach zatrudnienia przygotowana do przekazania,
- dokumenty potrzebne do zgłoszenia do ZUS i naliczania wynagrodzenia.
Harmonogram zatrudnienia pierwszej osoby
| Etap | Co przygotować? | Kiedy? |
|---|---|---|
| Przed umową | Stanowisko, ogłoszenie, wynagrodzenie, dane kandydata i rodzaj umowy | Przed podpisaniem dokumentów |
| Przed rozpoczęciem pracy | Umowa, skierowanie, badania, BHP, ocena ryzyka i stanowisko pracy | Przed pierwszą godziną pracy |
| Po rozpoczęciu pracy | ZUS, informacja o warunkach zatrudnienia, akta i ewidencja czasu pracy | ZUS w 7 dni, informacja w 7 dni |
| Co miesiąc | Ewidencja czasu pracy, lista płac, składki i zaliczka na podatek | Przed wypłatą i rozliczeniem miesiąca |
Jeżeli pracownik spełnia warunki objęcia Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, sprawdź obowiązki dotyczące umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK. Zasady zależą między innymi od statusu podmiotu zatrudniającego, wieku pracownika oraz jego deklaracji.
Przed pierwszym dniem przygotuj jeden uporządkowany zestaw dokumentów, a po starcie pilnuj terminów w kalendarzu. Przy pierwszym zatrudnieniu szczególnie opłaca się zlecić obsługę płac i zgłoszeń osobie, która zna aktualne przepisy. Odpowiedzialność za prawidłowe zatrudnienie nadal pozostaje po stronie pracodawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej, kadrowej ani podatkowej. Przepisy dotyczące zatrudnienia mogą się zmieniać, dlatego w konkretnym przypadku sprawdź aktualny stan prawny lub skonsultuj się ze specjalistą.
