Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga zachowania kolejności działań. Najpierw zbierz tylko niezbędne dane i ustal warunki umowy, następnie podpisz dokument przed dopuszczeniem do pracy, uzyskaj orzeczenie lekarskie oraz przeprowadź szkolenie BHP. Zgłoszenie do ZUS wykonaj w ciągu 7 dni, a informacje o warunkach zatrudnienia przekaż w terminie 7 lub 30 dni.
Zatrudnienie pracownika krok po kroku
Najważniejszą datą w całym procesie jest dzień dopuszczenia pracownika do pracy, czyli moment, w którym może on faktycznie rozpocząć wykonywanie obowiązków. Część formalności musi być zakończona wcześniej. Nie można przenieść ich na później tylko dlatego, że zgłoszenie do ZUS lub przekazanie części informacji ma ustawowy termin kilku dni.
Chronologia zatrudnienia na umowę o pracę wygląda następująco:
- Rekrutacja – zbierz dane kandydata w zakresie dozwolonym przez Kodeks pracy i przeprowadź proces bez dyskryminacji.
- Ustalenie warunków – wybierz rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu, wynagrodzenie i dzień rozpoczęcia pracy.
- Podpisanie umowy – zawrzyj ją na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
- Badania lekarskie – wystaw skierowanie i uzyskaj aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
- Szkolenie BHP – przeprowadź instruktaż ogólny i stanowiskowy, a także przekaż informacje o ryzyku zawodowym.
- Pierwszy dzień pracy – dopuść pracownika do obowiązków dopiero po spełnieniu wymogów formalnych i przygotowaniu stanowiska.
- Zgłoszenie do ZUS – przekaż zgłoszenie, co do zasady na formularzu ZUS ZUA, w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
- Obowiązki informacyjne – przekaż podstawową informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni, a informację o zabezpieczeniu społecznym w ciągu 30 dni.
Przed podpisaniem umowy – dane kandydata i rekrutacja
Na etapie rekrutacji pracodawca powinien ograniczyć zakres danych do informacji potrzebnych do oceny przydatności kandydata do określonej pracy. Co do zasady można żądać:
- imienia i nazwiska oraz daty urodzenia
- danych kontaktowych wskazanych przez kandydata
- informacji o wykształceniu, jeżeli jest potrzebne na danym stanowisku
- informacji o kwalifikacjach zawodowych
- informacji o dotychczasowym przebiegu zatrudnienia, jeżeli ma znaczenie dla pracy
Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca może uzyskać także dane potrzebne do prowadzenia dokumentacji, wypłaty wynagrodzenia i realizacji obowiązków ubezpieczeniowych. Dane członków rodziny mogą być przetwarzane wtedy, gdy jest to potrzebne do korzystania przez pracownika z określonych uprawnień.
Nie żądaj od kandydata informacji o stanie cywilnym, planach rodzinnych ani danych niezwiązanych ze stanowiskiem. Dokumentuj także podstawę przetwarzania danych i ogranicz dostęp do dokumentów rekrutacyjnych zgodnie z RODO.
W dniu podpisania umowy
Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie i podpisana przez obie strony przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeżeli z wyjątkowych przyczyn nie sporządzono jej w tej formie, pracodawca musi przed rozpoczęciem pracy pisemnie potwierdzić strony umowy, jej rodzaj oraz ustalone warunki.
W umowie wskaż rzeczywisty dzień rozpoczęcia pracy. To właśnie ta data wyznacza moment nawiązania stosunku pracy i co do zasady początek obowiązku ubezpieczeniowego. Sama data podpisania dokumentu może być wcześniejsza.
Po podpisaniu umowy, ale przed dopuszczeniem do pracy
Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków pracownik musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie oraz odbyć wymagane szkolenie BHP. W tym czasie przygotuj również stanowisko, dostęp do narzędzi i dokumenty potwierdzające zapoznanie z zasadami organizacji pracy.
Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego i wymaganego szkolenia BHP. Samo podpisanie umowy nie wystarcza do legalnego rozpoczęcia obowiązków.
Brak tych dokumentów może być potraktowany jako naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować odpowiedzialnością pracodawcy, w tym karą grzywny nakładaną za wykroczenia przeciwko prawom pracownika lub przepisom BHP.
Umowa o pracę – co trzeba ustalić?
Kodeks pracy przewiduje trzy podstawowe rodzaje umów: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. Wybór powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom zatrudnienia. Umowa cywilnoprawna nie może zastępować etatu, jeżeli praca jest wykonywana osobiście, pod kierownictwem pracodawcy oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie.
| Rodzaj umowy | Najważniejsza cecha | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|---|
| Na okres próbny | Służy sprawdzeniu kwalifikacji i przydatności do określonej pracy | Zwykle nie może trwać dłużej niż 3 miesiące, a długość zależy także od planowanej umowy terminowej |
| Na czas określony | Kończy się w ustalonym terminie | Co do zasady obowiązuje limit 3 umów i 33 miesięcy zatrudnienia |
| Na czas nieokreślony | Nie ma z góry określonej daty zakończenia | Rozwiązanie następuje na zasadach określonych w Kodeksie pracy |
W przypadku umowy na czas określony trzeba sprawdzić, czy nie został przekroczony limit trzech umów lub 33 miesięcy. Wyjątki dotyczą między innymi zastępstwa nieobecnego pracownika, pracy sezonowej, pracy na czas kadencji oraz obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy. W takim przypadku należy wskazać w umowie cel lub okoliczności uzasadniające jej zawarcie.
Jeżeli umowa na czas określony jest zawierana z powodu obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy, pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od jej zawarcia. Wątpliwości dotyczące limitów warto skonsultować ze specjalistą prawa pracy.
Obowiązkowe elementy umowy
Dokument powinien jasno opisywać zarówno strony stosunku pracy, jak i warunki wykonywania obowiązków. Umieść w nim:
- strony umowy oraz adres siedziby albo adres zamieszkania pracodawcy będącego osobą fizyczną
- rodzaj umowy i datę jej zawarcia
- rodzaj pracy, na przykład stanowisko lub określony rodzaj zadań
- miejsce albo miejsca wykonywania pracy
- wynagrodzenie wraz ze wskazaniem jego składników
- wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat lub 1/2 etatu
- dzień rozpoczęcia pracy
- w przypadku umowy terminowej – czas jej trwania lub dzień zakończenia
Pracownik powinien otrzymać własny egzemplarz umowy. Egzemplarz pracodawcy przechowuje się w dokumentacji pracowniczej.
Badania lekarskie i szkolenie BHP
Pracodawca wystawia skierowanie na wstępne badania lekarskie, opisując stanowisko, warunki pracy oraz występujące czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe. Badania wykonuje się na koszt pracodawcy. Przed dopuszczeniem do pracy musisz posiadać orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Nowe badania wstępne mogą nie być potrzebne między innymi przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby w ciągu 30 dni, jeżeli warunki pracy są takie same. Podobna możliwość dotyczy wykorzystania aktualnego orzeczenia od poprzedniego pracodawcy, gdy spełnione są warunki określone w Kodeksie pracy. Wyjątki nie obejmują prac szczególnie niebezpiecznych.
Co obejmuje szkolenie BHP?
Szkolenie wstępne składa się z dwóch części:
- instruktaż ogólny – obejmuje podstawowe przepisy BHP, zasady obowiązujące u pracodawcy i reguły udzielania pierwszej pomocy
- instruktaż stanowiskowy – dotyczy zagrożeń na konkretnym stanowisku, metod bezpiecznej pracy i sposobów ochrony przed zagrożeniami
- zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego – pracownik musi znać ryzyko związane z wykonywanymi zadaniami oraz zasady ochrony
- przekazanie środków ochrony – jeżeli wymagają tego warunki pracy, pracodawca zapewnia je nieodpłatnie
Instruktaż stanowiskowy powinien odpowiadać każdemu stanowisku, na którym pracownik będzie wykonywał obowiązki. Potwierdzenie szkolenia umieszcza się w karcie szkolenia wstępnego i przechowuje w aktach osobowych.
Badania i szkolenie BHP nie są formalnością do uzupełnienia po pierwszym dniu. To warunki dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy.
Terminy po zatrudnieniu – ZUS i informacje dla pracownika
Nie wszystkie obowiązki muszą być wykonane przed pierwszym dniem pracy. Poniższe zestawienie oddziela warunki dopuszczenia do pracy od czynności, dla których przepisy przewidują termin 7 lub 30 dni.
| Termin | Czynność | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Przed dopuszczeniem do pracy | Podpisanie umowy albo pisemne potwierdzenie jej warunków, aktualne orzeczenie lekarskie, szkolenie BHP i przekazanie informacji o ryzyku zawodowym | Kodeks pracy, w szczególności art. 29, 229 i 237³ |
| Do 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia | Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, co do zasady na formularzu ZUS ZUA | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Do 7 dni od dopuszczenia do pracy | Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia, między innymi o czasie pracy, urlopie, odpoczynku i zasadach rozwiązania umowy | Art. 29 § 3 Kodeksu pracy |
| Do 30 dni od dopuszczenia do pracy | Przekazanie informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego i ochronie zapewnianej w tym zakresie przez pracodawcę | Art. 29 § 3 Kodeksu pracy |
Zgłoszenie do ZUS obejmuje obowiązkowo ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, z uwzględnieniem zasad finansowania poszczególnych składek. Spóźnienie z formularzem ZUS ZUA jest jednym z częstych błędów przy pierwszym zatrudnieniu.
Jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy, informacja dla pracownika powinna obejmować także termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, porę nocną oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
PPK
Po zatrudnieniu sprawdź również, czy pracownik podlega zasadom Pracowniczych Planów Kapitałowych. Osoby w wieku od 18 do 55 lat są co do zasady obejmowane automatycznym zapisem, chyba że złożą deklarację rezygnacji. Osoby po ukończeniu 55. roku życia, ale przed ukończeniem 70 lat, mogą przystąpić do programu na wniosek, po spełnieniu warunków ustawowych.
Akta osobowe i ochrona danych
Dla każdego pracownika załóż oddzielną dokumentację pracowniczą. Akta osobowe składają się z części A, B, C, D i E. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia, część C – ustanie stosunku pracy, część D – odpowiedzialność porządkową, a część E – dokumentację kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Do dokumentacji dołącz między innymi podpisaną umowę, skierowanie i orzeczenie lekarskie, kartę szkolenia BHP oraz potwierdzenia zapoznania z regulaminem, ryzykiem zawodowym i zasadami organizacji pracy. Dokumenty papierowe lub elektroniczne muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.
Nie przechowuj w aktach nadmiarowych danych tylko dlatego, że zostały przekazane przez kandydata. Zakres dokumentacji powinien wynikać z przepisów albo z konkretnego celu związanego z zatrudnieniem.
Czy o wszystkim pamiętałem?
Przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy sprawdź, czy:
- umowa o pracę została podpisana przed dopuszczeniem pracownika do pracy
- pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie albo zastosowanie ma ustawowy wyjątek
- przeprowadzono instruktaż ogólny i stanowiskowy BHP
- pracownik został zapoznany z ryzykiem zawodowym i zasadami ochrony przed zagrożeniami
- przekazano regulamin pracy albo informacje wymagane w firmie bez regulaminu
- przygotowano stanowisko, sprzęt, dostępy i niezbędne środki ochrony
- ustalono termin zgłoszenia do ZUS i przygotowano formularz ZUS ZUA
- zaplanujono przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia w terminie 7 dni
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy nietypowych umowach, przekroczeniu limitów zatrudnienia na czas określony lub wątpliwościach dotyczących obowiązków pracodawcy warto skonsultować dokumenty ze specjalistą prawa pracy.
