Zarządzanie informacją to zorganizowana działalność przedsiębiorstwa, której celem jest identyfikowanie, planowanie, pozyskiwanie, przetwarzanie, ochrona i udostępnianie zasobów informacyjnych. Ma dostarczać właściwe dane właściwym użytkownikom, we właściwej formie i czasie, aby wspierać decyzje oraz sprawne działanie organizacji.
Czym jest zarządzanie informacją?
Jest to dyscyplina biznesowa łącząca technologię, organizację procesów i kompetencje ludzi. Nie ogranicza się do obsługi baz danych ani do zakupu systemów IT. Obejmuje również rozpoznawanie potrzeb informacyjnych, określanie odpowiedzialności, organizowanie przepływu danych oraz kontrolowanie sposobu ich wykorzystania.
W praktyce zarządzanie informacją ma wspierać zarówno bieżące operacje, jak i decyzje strategiczne. Informacje powinny być wiarygodne, aktualne, zrozumiałe i dostępne dla osób, które rzeczywiście ich potrzebują. Infrastruktura informatyczna musi przy tym odpowiadać zmieniającym się celom organizacji, jej strukturze i warunkom otoczenia.
Na czym polega zarządzanie informacją w praktyce?
Funkcja informacyjna przedsiębiorstwa obejmuje cały cykl pracy z zasobami informacyjnymi. Najważniejsze działania to:
- Pozyskiwanie – identyfikowanie źródeł oraz gromadzenie danych potrzebnych do realizacji zadań.
- Przetwarzanie – porządkowanie, analizowanie, selekcjonowanie i kondensowanie danych, aby nadawały się do wykorzystania.
- Dyfuzja – przekazywanie informacji właściwym użytkownikom przez ustalone kanały i w formie dostosowanej do ich potrzeb.
- Bezpieczeństwo – ochrona informacji przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.
- Nadzór i koordynacja – planowanie zasobów informacyjnych, kontrolowanie procesów technicznych oraz koordynowanie pracy osób i zespołów odpowiedzialnych za przepływ informacji.
System informacyjny jest narzędziem realizacji tych działań. Obejmuje nie tylko sprzęt i oprogramowanie, lecz także procedury, strukturę organizacyjną, zasoby danych oraz pracowników. Dlatego jego funkcjonowanie zależy jednocześnie od perspektywy technologicznej, organizacyjnej, personalnej i prawnej.
Jakie są wymiary zarządzania informacją?
W zarządzaniu informacją wyróżnia się dwa uzupełniające się wymiary: wertykalny i horyzontalny. Pierwszy opisuje budowę systemu informacyjnego, drugi pokazuje poziomy, na których system jest wykorzystywany i rozwijany.
Wymiar wertykalny
Wymiar wertykalny dotyczy struktury systemu informacji menedżerskiej. Obejmuje cztery podstawowe elementy:
- Potrzeby informacyjne – dane uznane za konieczne do osiągnięcia określonego celu lub podjęcia działania.
- Funkcje systemu – zadania związane między innymi z pozyskiwaniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i przekazywaniem informacji.
- Zasoby informacyjne – dane, ich struktura, treść, forma oraz nośniki.
- Układ informujący – stanowiska pracy, komórki organizacyjne i podmioty zewnętrzne wykonujące funkcje informacyjne.
Ten wymiar pozwala sprawdzić, czy organizacja ma określone potrzeby informacyjne, zasoby do ich zaspokojenia oraz jednostki odpowiedzialne za obsługę przepływu danych.
Wymiar horyzontalny
Wymiar horyzontalny dzieli zarządzanie informacją na dwie płaszczyzny. Płaszczyzna strategiczna obejmuje formułowanie i wdrażanie programu rozwoju funkcji informacyjnej. Łączy zasoby informacyjne z długoterminowymi celami organizacji.
Płaszczyzna operacyjna służy realizacji przyjętej strategii. Obejmuje bieżące pozyskiwanie, przetwarzanie i przekazywanie danych potrzebnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dotyczy także racjonalizacji procesów informacyjnych, czyli organizowania ich tak, aby zapewniały użyteczny przepływ informacji przy uzasadnionych kosztach.
Jaka jest różnica między informacją a wiedzą?
Informacja i wiedza są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego. Informacja powstaje z danych poddanych uporządkowaniu, interpretacji lub przetworzeniu. Zwykle ma sformalizowaną postać, na przykład dokumentu, raportu, instrukcji albo rekordu w bazie danych. Dzięki temu można ją stosunkowo łatwo zapisać, przekazać i ponownie przetworzyć.
Wiedza obejmuje szerszy kontekst. Powstaje z informacji połączonych z doświadczeniem, umiejętnościami, oceną sytuacji i intuicją. Część wiedzy można opisać w procedurach, ale jej fragmenty pozostają związane z praktyką konkretnych osób i są trudniejsze do przekazania.
| Cecha | Informacja | Wiedza |
|---|---|---|
| Postać | Sformalizowana, uporządkowana i możliwa do zapisania | Częściowo sformalizowana, często zależna od kontekstu |
| Źródło | Przetworzone dane, dokumenty, raporty i rejestry | Doświadczenie, praktyka, obserwacja i wnioskowanie |
| Przekazywanie | Relatywnie łatwe dzięki dokumentom i systemom informacyjnym | Trudniejsze, ponieważ wymaga także interpretacji i doświadczenia |
Zarządzanie informacją koncentruje się przede wszystkim na organizowaniu zasobów i przepływów informacyjnych. Zarządzanie wiedzą obejmuje także tworzenie warunków do dzielenia się doświadczeniem, uczenia się i wykorzystywania kompetencji pracowników.
Co decyduje o skuteczności systemu informacyjnego?
System informacyjny powinien być dopasowany do rzeczywistych potrzeb organizacji, a nie tworzony wyłącznie wokół dostępnych technologii. O jego użyteczności decydują przede wszystkim:
- Aktualność i kompletność – informacje muszą odzwierciedlać stan potrzebny do podjęcia decyzji.
- Dostępność – dane powinny trafiać do uprawnionych użytkowników w formie gotowej do wykorzystania.
- Szybkość przepływu – droga między źródłem informacji a odbiorcą powinna odpowiadać strukturze i procesom organizacji.
- Dostosowanie do działalności – system powinien obejmować obszary istotne dla przedsiębiorstwa i wspierać jego cele.
- Efektywność kosztowa – koszt pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania informacji powinien pozostawać w proporcji do jej wartości.
- Bezpieczeństwo – zasoby informacyjne wymagają ochrony technicznej, organizacyjnej i prawnej.
Właściwie zaprojektowane zarządzanie informacją łączy więc dane, ludzi, procesy i technologie. Jego rezultat to nie sama ilość zgromadzonych informacji, lecz ich użyteczność dla decyzji i działania organizacji.
