Podwyższone koszty uzyskania przychodu to ustawowy ryczałt dla pracownika, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Wynoszą 300 zł miesięcznie zamiast standardowych 250 zł, dzięki czemu obniżają podstawę opodatkowania i mogą zmniejszyć zaliczkę na PIT. Nie są jednak zwrotem kosztów paliwa ani biletów.
Czym są podwyższone koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu (KUP) pomniejszają przychód pracownika przy obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu. W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę mają formę ustawowego ryczałtu. Oznacza to, że pracownik nie musi dokumentować codziennych wydatków na dojazd, aby pracodawca mógł zastosować miesięczną kwotę KUP.
Podstawowe KUP wynoszą 250 zł miesięcznie, a podwyższone 300 zł miesięcznie. Różnica 50 zł nie jest wypłacana pracownikowi jako dodatek. Zmniejsza podstawę opodatkowania, więc korzyść w wynagrodzeniu netto zależy od zasad opodatkowania i zwykle jest niższa niż 50 zł.
Podwyższone KUP wynikają z przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli pracownik spełnia warunki ustawowe, pracodawca nie podejmuje uznaniowej decyzji o ich przyznaniu. Musi jednak otrzymać informację od pracownika, aby stosować wyższą kwotę przy obliczaniu miesięcznych zaliczek.
Kto może korzystać z podwyższonych KUP?
Najważniejszym kryterium jest miejscowość zamieszkania i miejscowość, w której znajduje się zakład pracy. Nie chodzi o długość trasy ani o faktyczną liczbę kilometrów. Dwie miejscowości mogą być sąsiednie albo znacznie oddalone. Istotne jest to, że są różne.
Prawo do podwyższonych kosztów przysługuje, gdy spełnione są następujące warunki:
- Miejsce zamieszkania pracownika, stałe lub czasowe, znajduje się poza miejscowością, w której mieści się zakład pracy.
- Pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
- Pracownik nie otrzymuje nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu. Wyjątkiem jest zwrot doliczony do przychodu i opodatkowany.
Przepisy nie uzależniają podwyższonych KUP od wymiaru etatu, wysokości wynagrodzenia ani od tego, czy pracownik dojeżdża pociągiem, autobusem czy prywatnym samochodem. Samochód prywatny nie daje jednak prawa do rozliczenia paliwa jako faktycznego kosztu.
Jakie są limity KUP?
Kwota miesięczna dotyczy jednego stosunku pracy. Przy kilku równoczesnych stosunkach pracy obowiązuje odrębny roczny limit łączny.
| Rodzaj KUP | Miesięcznie | Rocznie, 1 etat | Rocznie, wiele etatów |
|---|---|---|---|
| Podstawowe | 250 zł | 3000 zł | 4500 zł |
| Podwyższone | 300 zł | 3600 zł | 5400 zł |
Limit roczny obejmuje koszty ze wszystkich stosunków pracy. Nie można go przekroczyć tylko dlatego, że pracownik zmienił pracodawcę albo miał kilka umów w różnych częściach roku.
Jak zgłosić prawo do podwyższonych KUP?
Pracodawca nie musi sam ustalać, gdzie pracownik mieszka. Aby stosować podwyższone koszty już przy obliczaniu miesięcznych zaliczek, pracownik powinien przekazać mu oświadczenie, najczęściej w formularzu PIT-2. Oświadczenie zachowuje ważność, dopóki nie zmienią się okoliczności albo pracownik go nie wycofa.
- Pracownik sprawdza, czy mieszka w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, oraz czy nie otrzymuje dodatku za rozłąkę ani nieopodatkowanego zwrotu dojazdów.
- Składa pracodawcy PIT-2 z oświadczeniem o spełnieniu warunków do stosowania podwyższonych KUP.
- Pracodawca uwzględnia 300 zł przy obliczaniu zaliczki na PIT, najpóźniej od miesiąca następującego po otrzymaniu oświadczenia, zgodnie z zasadami stosowania dokumentu.
- Pracownik informuje pracodawcę o zmianie sytuacji, na przykład przeprowadzce do miejscowości zakładu pracy, i wycofuje oświadczenie.
Brak PIT-2 nie odbiera prawa do podwyższonych kosztów za rok, w którym warunki były spełnione. Jeżeli pracodawca stosował tylko 250 zł, pracownik może uwzględnić właściwą kwotę w zeznaniu rocznym. Oświadczenie jest więc potrzebne przede wszystkim do bieżącego stosowania wyższych KUP przy wypłacie.
Co zrobić, gdy rzeczywiste koszty dojazdu są wyższe?
Ryczałtowe KUP nie zależą od ceny biletu, długości trasy ani liczby dni pracy. Jeżeli jednak roczne wydatki na dojazdy transportem publicznym są wyższe niż przysługujący limit, w zeznaniu rocznym można rozliczyć koszty faktycznie poniesione.
Dotyczy to dojazdów autobusem, koleją, promem lub komunikacją miejską. Wydatki trzeba udokumentować imiennymi biletami okresowymi. Rozlicza się wtedy faktyczne koszty zamiast ryczałtu, a nie obie kwoty jednocześnie.
Faktury za paliwo, paragony za tankowanie, koszty napraw prywatnego samochodu ani rachunki za taksówki nie pozwalają na zastosowanie tego mechanizmu. Przy dojazdach własnym autem pracownik korzysta wyłącznie z ustawowych KUP, podstawowych albo podwyższonych.
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: podwyższone KUP to miesięczny ryczałt 300 zł dla osoby mieszkającej poza miejscowością zakładu pracy, natomiast faktyczne koszty można rozliczyć tylko w zeznaniu rocznym, na podstawie imiennych biletów okresowych i wyłącznie wtedy, gdy są wyższe od ustawowego limitu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku nietypowej sytuacji warto skonsultować rozliczenie z doradcą podatkowym lub właściwym urzędem skarbowym.
