Jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę? Krok po kroku

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga wykonania części formalności jeszcze przed rozpoczęciem pracy, a pozostałych w ustawowych terminach. Przed dopuszczeniem pracownika do obowiązków trzeba mieć podpisaną umowę, aktualne orzeczenie lekarskie i potwierdzenie szkolenia BHP. Po rozpoczęciu pracy pozostają między innymi zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni oraz przekazanie pełnej informacji o warunkach zatrudnienia, w tym informacji z terminem 30 dni.

Jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę krok po kroku?

Procedurę najlepiej podzielić na dwa etapy. Pierwszy kończy się przed faktycznym dopuszczeniem pracownika do pracy. Drugi obejmuje zgłoszenia i dokumenty, które można przygotować już po rozpoczęciu zatrudnienia, ale trzeba pilnować określonych terminów.

1. Ustal warunki zatrudnienia – wybierz rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu, wynagrodzenie i dzień rozpoczęcia pracy.
2. Wystaw skierowanie na badania – opisz stanowisko oraz czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe występujące w pracy.
3. Uzyskaj aktualne orzeczenie lekarskie – pracownik nie może rozpocząć pracy bez orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
4. Przeprowadź szkolenie BHP – szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy. Trzeba je przeprowadzić przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków.
5. Podpisz umowę o pracę – umowa albo pisemne potwierdzenie jej podstawowych ustaleń musi być przekazane pracownikowi przed rozpoczęciem pracy.
6. Zapoznaj pracownika z zasadami pracy – dotyczy to między innymi regulaminu pracy, ryzyka zawodowego, zasad ochrony przed zagrożeniami i monitoringu, jeżeli jest stosowany.
7. Zgłoś pracownika do ZUS – co do zasady masz na to 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA.
8. Przekaż informację o warunkach zatrudnienia – podstawową część w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy, a informację o instytucji zabezpieczenia społecznego i zapewnianej ochronie co do zasady w terminie 30 dni.

Nie wolno dopuścić pracownika do wykonywania pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, wymaganego szkolenia BHP i pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia. Naruszenie obowiązku pisemnego potwierdzenia umowy przed rozpoczęciem pracy może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Co ustalić przed podpisaniem umowy?

Umowa o pracę powinna określać strony, adres siedziby pracodawcy albo jego adres zamieszkania, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W szczególności trzeba wskazać rodzaj pracy, miejsce lub miejsca jej wykonywania, wynagrodzenie wraz ze składnikami, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.

Wynagrodzenie nie może być niższe od obowiązującego wynagrodzenia minimalnego. W przypadku pracy na część etatu należy uwzględnić zasady dotyczące przekroczenia liczby godzin, po której pracownikowi przysługuje dodatek jak za godziny nadliczbowe.

Jakie rodzaje umów o pracę można wybrać?

Kodeks pracy przewiduje trzy podstawowe rodzaje umów o pracę. Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika, natomiast umowy terminowe określają z góry czas zatrudnienia albo pozostają bezterminowe.

Limit umów na czas określony wynosi co do zasady 3 umowy i 33 miesiące. Po przekroczeniu trzeciej umowy albo 33 miesięcy zatrudnienie przekształca się w umowę na czas nieokreślony. Limitów nie stosuje się między innymi do umów zawieranych w celu zastępstwa pracownika, przy pracy dorywczej lub sezonowej, na okres kadencji albo z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

W umowie zawieranej z powodu obiektywnych przyczyn trzeba wskazać cel lub okoliczności uzasadniające jej zawarcie. Pracodawca musi też zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia takiej umowy. Dotyczy to również sytuacji, w której wyjątek od limitu wynika z rzeczywistego, okresowego zapotrzebowania pracodawcy.

Jakie formalności trzeba wykonać przed pierwszym dniem pracy?

Badania lekarskie

Pracodawca wystawia skierowanie na badania wstępne i ponosi ich koszt. Skierowanie powinno opisywać stanowisko oraz warunki wykonywania pracy, w tym czynniki szkodliwe, niebezpieczne i uciążliwe. Przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W czasie zatrudnienia pracownik wykonuje także badania okresowe, a po nieobecności spowodowanej chorobą trwającej dłużej niż 30 dni – badania kontrolne. Badania odbywają się na koszt pracodawcy, w miarę możliwości w godzinach pracy.

Szkolenie BHP i ocena ryzyka

Szkolenie wstępne BHP składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego. Pierwszy obejmuje podstawowe przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady udzielania pierwszej pomocy. Drugi dotyczy zagrożeń i bezpiecznych metod wykonywania pracy na konkretnym stanowisku.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę na kilku stanowiskach, instruktaż stanowiskowy powinien uwzględniać każde z nich, gdy wymagają tego warunki pracy. Odbycie szkolenia potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego przechowywanej w dokumentacji pracowniczej. Wyjątek dotyczy osoby, która podejmuje u tego samego pracodawcy pracę na tym samym stanowisku bezpośrednio po zawarciu kolejnej umowy.

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien również zostać zapoznany z oceną ryzyka zawodowego, zasadami ochrony przed zagrożeniami oraz wymaganymi środkami ochrony indywidualnej.

Dokumenty od pracownika

Zakres dokumentów zależy od stanowiska i sytuacji pracownika, ale przy zatrudnieniu najczęściej potrzebne są:

• kwestionariusz osobowy pracownika;
• dane potrzebne do zgłoszeń ubezpieczeniowych i podatkowych;
• numer rachunku do wypłaty wynagrodzenia, jeżeli pracownik wybiera przelew;
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy;
• oświadczenia dotyczące uprawnień pracowniczych, jeżeli mają zastosowanie.

Od kandydata można żądać tylko danych przewidzianych przepisami lub niezbędnych do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku. Po nawiązaniu stosunku pracy zakres danych może obejmować między innymi adres zamieszkania, numer PESEL i numer rachunku płatniczego.

Jakie obowiązki powstają po zatrudnieniu?

Zgłoszenie do ZUS

Pracownika trzeba zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Formularzem właściwym dla osoby podlegającej wszystkim ubezpieczeniom jest co do zasady ZUS ZUA. Zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, który przy umowie o pracę wiąże się z rozpoczęciem stosunku pracy.

Pracownik z tytułu umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Pracodawca rozlicza również składki finansowane z jego środków, w tym w określonych przypadkach składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy pracownik powinien otrzymać w formie papierowej lub elektronicznej informacje dotyczące organizacji zatrudnienia. Powinny obejmować co najmniej:

• dobową i tygodniową normę oraz wymiar czasu pracy;
• przerwy w pracy oraz dobowy i tygodniowy odpoczynek;
• zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nadgodziny;
• zasady pracy zmianowej i przemieszczania się między miejscami pracy, jeżeli mają zastosowanie;
• składniki wynagrodzenia i inne świadczenia;
• wymiar urlopu wypoczynkowego albo zasady jego ustalania;
• zasady rozwiązania stosunku pracy, okresy wypowiedzenia i termin odwołania do sądu pracy;
• prawo do szkoleń oraz obowiązujący układ lub porozumienie zbiorowe.

Jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy, trzeba dodatkowo wskazać termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, porę nocną, sposób potwierdzania obecności oraz zasady usprawiedliwiania nieobecności.

W terminie 30 dni od dopuszczenia do pracy pracownik powinien otrzymać informacje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której trafiają składki, oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę, na przykład o PPK, jeżeli obowiązek przekazania takiej informacji ma zastosowanie.

PPK i inne rozliczenia

Pracodawca powinien sprawdzić, czy wobec nowej osoby powstają obowiązki związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Dla osób w wieku od 18 do 55 lat działa co do zasady automatyczny zapis, chyba że pracownik złoży deklarację rezygnacji. Osoba, która ukończyła 55 lat, ale nie ukończyła 70 lat, może zostać objęta PPK na własny wniosek, po spełnieniu pozostałych warunków.

Umowę o prowadzenie PPK można zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. Przy ponownym zatrudnieniu trzeba sprawdzić, czy wcześniejsze okresy pracy u tego samego pracodawcy wpływają na ten termin.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Dla każdego pracownika trzeba prowadzić odrębną dokumentację pracowniczą, w formie papierowej albo elektronicznej. Akta osobowe składają się z części A, B, C, D i E. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia, C – ustanie zatrudnienia, D – odpowiedzialność porządkową, a E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i środków działających podobnie do alkoholu.

W części B umieszcza się między innymi umowę o pracę, orzeczenie lekarskie, kartę szkolenia BHP, potwierdzenia zapoznania z regulaminem, ryzykiem zawodowym i warunkami zatrudnienia. Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi także pozostałą dokumentację, w tym ewidencję czasu pracy.

Czy masz wszystko przed dopuszczeniem pracownika do pracy?

Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków sprawdź następujące elementy:

• Umowa o pracę została podpisana albo pracownik otrzymał pisemne potwierdzenie jej stron, rodzaju i warunków.
• Pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
• Odbyło się szkolenie BHP obejmujące wymagany instruktaż ogólny i stanowiskowy.
• Pracownik został zapoznany z ryzykiem zawodowym i zasadami ochrony przed zagrożeniami.
• Pracownik otrzymał regulamin pracy albo informacje wymagane od pracodawcy, który nie ma regulaminu.
• Dokumenty potwierdzające wykonanie tych czynności trafiły do dokumentacji pracowniczej.

Po uruchomieniu zatrudnienia pilnuj przede wszystkim zgłoszenia do ZUS w ciągu 7 dni, informacji o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni oraz informacji o zabezpieczeniu społecznym w ciągu 30 dni. Przy umowie na czas określony sprawdź także limit 3 umów i 33 miesięcy oraz ewentualny obowiązek zawiadomienia PIP.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Przy zatrudnianiu osób młodocianych, pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne lub przy nietypowych umowach warto skonsultować dokumentację ze specjalistą prawa pracy.