Jak założyć e-doręczenia? Instrukcja krok po kroku

e-Doręczenia dla firmy założysz online przez Biznes.gov.pl. Procedura ma dwa obowiązkowe etapy: złożenie i podpisanie wniosku oraz aktywację skrzynki po otrzymaniu wiadomości e-mail. Dopiero aktywacja powoduje wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Co przygotować przed złożeniem wniosku?

Przedsiębiorcy prywatni mogą założyć bezpłatny adres i skrzynkę u publicznego dostawcy, którym obecnie jest Poczta Polska S.A. Przygotuj dane firmy oraz narzędzie do podpisania wniosku:

• Dane przedsiębiorcy – NIP, REGON, a w przypadku podmiotu wpisanego do KRS także numer KRS, formę prawną oraz adres siedziby.
• Elektroniczny sposób logowania i podpisu – profil zaufany, e-dowód z podpisem osobistym albo podpis kwalifikowany.
• Adres e-mail do powiadomień – na niego przyjdzie informacja o utworzeniu adresu i sposobie aktywacji skrzynki.
• Dane administratora – przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie albo wskazać administratora, natomiast podmiot wpisany do KRS musi go wyznaczyć.
• Dokument umocowania – jeśli wniosek składa pełnomocnik, prokurent albo inna osoba, której uprawnienie nie wynika z CEIDG lub KRS.

Firmowa skrzynka musi być oddzielna od skrzynki założonej prywatnie. Osobisty adres do e-Doręczeń nie zastępuje adresu przedsiębiorcy.

Jak złożyć wniosek na Biznes.gov.pl?

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki dla firmy składa się elektronicznie w usłudze dostępnej na Biznes.gov.pl. Przejdź przez kreator w następującej kolejności:

1. Zaloguj się do Biznes.gov.pl i uruchom usługę dotyczącą utworzenia adresu do e-Doręczeń dla firmy.
2. Wybierz utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi.
3. Wskaż rejestr właściwy dla firmy – CEIDG albo KRS.
4. Podaj dane przedsiębiorcy oraz adres e-mail, na który ma przyjść wiadomość dotycząca utworzenia i aktywacji skrzynki.
5. Wskaż administratora skrzynki. W przypadku CEIDG możesz pozostawić zarządzanie właścicielowi firmy, a w przypadku KRS trzeba wyznaczyć administratora.
6. Jeśli działasz przez pełnomocnika, dołącz wymagane dokumenty potwierdzające umocowanie.
7. Sprawdź dane, pouczenia i regulamin, a następnie wygeneruj wniosek.
8. Podpisz wniosek elektronicznie i kliknij „Wyślij”. Samo podpisanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego złożenia.

Wniosek muszą podpisać osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy. Może to być także prawidłowo umocowany pełnomocnik albo prokurent. Wszystkie załączniki, z wyjątkiem potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej, również powinny być podpisane elektronicznie.

Ważne: po wygenerowaniu niepodpisanego wniosku masz 4 dni na zebranie wszystkich wymaganych podpisów. Po tym czasie dokument wygasa. Wniosek podpisany przez osobę nieuprawnioną albo zawierający nieprawidłowe dane może zostać odrzucony przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymasz wiadomość e-mail z informacją, że adres i skrzynka zostały utworzone. Wiadomość trafi na adres wskazany we wniosku, a w przypadku firmy z KRS – do wyznaczonego administratora.

1. Zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
2. Otwórz zakładkę „e-Doręczenia” i wybierz firmową skrzynkę.
3. Kliknij przycisk „Aktywuj skrzynkę”.
4. Podaj adres e-mail do powiadomień i sprawdź jego poprawność.
5. Zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego oraz wymaganymi pouczeniami.
6. Kliknij „Aktywuj skrzynkę” i zaczekaj na potwierdzenie.

Po zakończeniu aktywacji otrzymasz wiadomość e-mail. Adres zostanie wtedy wpisany do BAE, czyli publicznego rejestru adresów do e-Doręczeń, a skrzynka będzie gotowa do odbierania i wysyłania korespondencji.

Samo złożenie wniosku nie wystarcza. Nieaktywna skrzynka nie jest jeszcze gotowa do obsługi korespondencji i adres nie zostanie wpisany do BAE. Po aktywacji regularnie sprawdzaj skrzynkę oraz ustawiony adres e-mail do powiadomień.

Do kiedy firma musi mieć e-Doręczenia?

Termin zależy od rejestru, w którym znajduje się przedsiębiorca, oraz od daty rozpoczęcia działalności:

Wniosek złóż z wyprzedzeniem, ponieważ po jego wysłaniu trzeba jeszcze poczekać na utworzenie skrzynki i wykonać aktywację. Dopiero wtedy firma spełnia wymóg posiadania aktywnego adresu wpisanego do BAE.