Fundacja nieprowadząca działalności gospodarczej wysyła zatwierdzone sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej przez system e-Sprawozdania. Fundacja wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS składa je do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem systemu e-KRS. W obu przypadkach obowiązuje elektroniczna forma pliku, struktura logiczna XML oraz termin 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.
Gdzie wysłać sprawozdanie finansowe fundacji?
Decydujące znaczenie ma nie sam fakt prowadzenia pojedynczych odpłatnych działań, lecz wpis fundacji do rejestru przedsiębiorców KRS. Informację o tym wpisie można sprawdzić w odpisie lub wyszukiwarce KRS.
| Status fundacji | Miejsce wysyłki | System |
|---|---|---|
| Fundacja nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS i nie prowadzi działalności gospodarczej | Szef Krajowej Administracji Skarbowej | e-Sprawozdania |
| Fundacja prowadzi działalność gospodarczą i jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS | Krajowy Rejestr Sądowy, czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych | e-KRS |
Wysyłka do KAS i KRS odbywa się elektronicznie i jest bezpłatna. Fundacja prowadząca działalność gospodarczą nie wysyła tego samego sprawozdania dodatkowo do KAS, jeżeli składa je w Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.
Jak wysłać dokument krok po kroku?
Przed rozpoczęciem przygotuj zatwierdzone sprawozdanie w wymaganym formacie oraz dokumenty potwierdzające jego przyjęcie. Procedura obejmuje następujące czynności:
- Przygotuj plik XML – sprawozdanie musi mieć strukturę logiczną określoną dla sprawozdań finansowych. Sam plik PDF nie spełnia tego wymogu.
- Podpisz sprawozdanie elektronicznie – można użyć podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu osobistego, jeśli dana osoba może się nim posługiwać.
- Zatwierdź sprawozdanie uchwałą – właściwy organ fundacji, wskazany w statucie, podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania.
- Wybierz właściwy system – dla fundacji bez działalności gospodarczej będzie to e-Sprawozdania, a dla fundacji wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS – e-KRS.
- Dodaj wymagane dokumenty i wyślij zgłoszenie – po zakończeniu operacji pobierz urzędowe poświadczenie odbioru lub inne potwierdzenie złożenia.
Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz zarząd. Może podpisać je cały zarząd albo jedna osoba z zarządu, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenia, że dokument spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.
Uwaga: plik PDF może służyć do odczytania treści sprawozdania, ale nie zastępuje pliku XML. Wysłanie wyłącznie PDF-u może uniemożliwić prawidłowe przyjęcie dokumentu.
Termin i dokumenty do wysyłki
Sprawozdanie finansowe należy przekazać w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Termin liczy się od faktycznej daty podjęcia uchwały, a nie od dnia sporządzenia dokumentu. Jeżeli fundacja zatwierdziła sprawozdanie 30 czerwca, standardowym terminem wysyłki jest 15 lipca. Przy wcześniejszym zatwierdzeniu termin również upływa wcześniej.
Do wysyłki przygotuj przede wszystkim:
- podpisane sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej XML,
- uchwałę właściwego organu o zatwierdzeniu sprawozdania,
- oświadczenia członków zarządu, jeśli wybrano wariant podpisu przez jedną osobę z zarządu,
- opinię i raport biegłego rewidenta, jeżeli badanie sprawozdania było wymagane.
W przypadku składania dokumentów do KAS uchwała o zatwierdzeniu nie zawsze jest formalnie wymagana jako załącznik, ale jej dołączenie pozwala łatwo wykazać datę zatwierdzenia i zachowanie terminu. W systemie KRS uchwała jest przekazywana razem ze sprawozdaniem zgodnie z wymaganiami Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Na co uważać przy wysyłce?
Najczęstszy błąd polega na skierowaniu dokumentu do niewłaściwego organu. Brak wpisu do rejestru przedsiębiorców oznacza zasadniczo ścieżkę przez e-Sprawozdania do Szefa KAS, a wpis i prowadzenie działalności gospodarczej – złożenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.
Sprawdź także, czy podpisy złożyły wszystkie wymagane osoby oraz czy do wysyłki dołączono właściwą uchwałę. Po przekazaniu dokumentów zachowaj UPO lub potwierdzenie z systemu. Wysyłka po 15 dniach nie zmienia obowiązku złożenia sprawozdania, dlatego zaległy dokument należy przekazać niezwłocznie.
Fundacja posiadająca status organizacji pożytku publicznego może mieć także odrębny obowiązek zamieszczenia zatwierdzonego sprawozdania finansowego i sprawozdania merytorycznego w bazie sprawozdań OPP prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności. Nie zastępuje to właściwej wysyłki do KAS albo KRS.
Najpierw sprawdź wpis fundacji w rejestrze przedsiębiorców, następnie przygotuj podpisany plik XML i wyślij go do właściwego systemu w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. To właśnie te trzy elementy decydują o prawidłowym wykonaniu obowiązku.
