Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to nie samo skanowanie faktur i zapisywanie ich na dysku. To zaplanowany proces, w którym dokument zostaje zarejestrowany, przekazany właściwym osobom, zaakceptowany, zaksięgowany lub rozliczony, a następnie bezpiecznie zarchiwizowany. Najłatwiej zrozumieć jego działanie na przykładzie faktury kosztowej i elektronicznego wniosku urlopowego.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli EOD, łączy dwa elementy: Workflow i DMS. Workflow określa kolejność działań, role uczestników, reguły akceptacji oraz powiadomienia. DMS, czyli Document Management System, odpowiada za przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie i kontrolę dostępu do plików.
Dlatego EOD jest procesem, a nie cyfrowym archiwum. Samo zeskanowanie faktury i umieszczenie jej w folderze oznacza digitalizację. O elektronicznym obiegu mówimy wtedy, gdy system wie, kto ma sprawdzić dokument, jaki jest kolejny etap, kiedy trzeba wykonać zadanie i gdzie trafi zaakceptowany plik.
W digitalizacji dokumentów papierowych pomaga OCR. Technologia ta rozpoznaje tekst ze skanu lub pliku PDF i może odczytać między innymi numer faktury, dane kontrahenta czy kwotę. Pracownik nie musi wtedy przepisywać wszystkich informacji ręcznie, choć dane nadal powinny zostać zweryfikowane.
Obieg papierowy a elektroniczny
Różnicę między tradycyjnym procesem a EOD najlepiej pokazuje porównanie kilku codziennych czynności:
| Cecha | Obieg papierowy | Obieg elektroniczny (EOD) |
|---|---|---|
| Szybkość | Dokument trzeba fizycznie przekazać kolejnym osobom. | System kieruje dokument do następnego uczestnika procesu. |
| Wyszukiwanie | Poszukiwanie wymaga przeglądania segregatorów lub folderów. | Dokument można znaleźć po metadanych, numerze lub treści. |
| Bezpieczeństwo | Papier może zostać zgubiony, zniszczony albo odczytany przez nieuprawnioną osobę. | Uprawnienia, historia zmian i kopie zapasowe ograniczają ryzyko. |
| Przestrzeń | Potrzebne są szafy, archiwum i materiały biurowe. | Dokumenty są przechowywane w cyfrowym repozytorium. |
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykłady
1. Obieg faktury kosztowej
W większej organizacji faktura może przejść przez recepcję, osobę odpowiedzialną za projekt, kierownika, controlling i księgowość. W mniejszej firmie ścieżka bywa krótsza, na przykład sekretariat – właściciel – księgowość. Mechanizm pozostaje podobny:
- Odbiór dokumentu – faktura wpływa e-mailem, przez integrację z systemem finansowym albo w formie papierowej. Papier zostaje zeskanowany i wprowadzony do systemu.
- Rejestracja i odczyt danych – OCR rozpoznaje podstawowe informacje, a pracownik sprawdza ich poprawność. Dokument otrzymuje numer, kategorię i termin płatności.
- Akceptacja merytoryczna – faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za zakup, dział lub projekt. Akceptujący potwierdza, że wydatek jest zasadny, i może przypisać go do właściwego budżetu.
- Weryfikacja księgowa – księgowość sprawdza dane formalne, opis kosztu i sposób ujęcia dokumentu w ewidencji.
- Księgowanie i płatność – zaakceptowana faktura trafia do systemu księgowego, a zgodnie z konfiguracją procesu może zostać skierowana do realizacji przelewu.
- Archiwizacja – dokument otrzymuje końcowy status i pozostaje w repozytorium wraz z historią akceptacji.
Jeśli faktura zatrzyma się na jednym z etapów, uprawniona osoba może sprawdzić, kto ją obsługuje. System może też wysłać przypomnienie o oczekującym zadaniu. Dzięki temu łatwiej kontrolować terminy płatności, koszty projektów i bieżące zobowiązania.
2. Elektroniczny wniosek urlopowy
Wnioski HR nie wymagają skanowania, ponieważ pracownik tworzy je od razu w systemie. Przykładowy przebieg wygląda następująco:
- Pracownik wybiera rodzaj wniosku, wskazuje termin urlopu i wysyła formularz do przełożonego.
- Przełożony otrzymuje powiadomienie, sprawdza termin oraz akceptuje albo odrzuca wniosek.
- Po akceptacji informacja trafia do pracownika i działu kadr, a system aktualizuje dane dotyczące wykorzystanego urlopu.
- Wniosek zostaje zapisany w dokumentacji pracowniczej wraz z informacją o osobie i czasie podjęcia decyzji.
Podobny schemat można zastosować do wniosków o delegację, odbiór nadgodzin, pracę zdalną lub zakup wyposażenia. Najważniejsze jest to, że pracownik widzi status sprawy, a dział HR nie musi ręcznie zbierać papierowych formularzy.
Co firma zyskuje dzięki EOD?
Korzyści zależą od liczby dokumentów i złożoności procesów, ale najczęściej dotyczą następujących obszarów:
- Oszczędność czasu – automatyczne przekazywanie dokumentów ogranicza ręczne przepisywanie danych i poszukiwanie plików.
- Lepsza kontrola – wiadomo, u kogo znajduje się dokument, jaki ma status i kiedy wykonano poszczególne działania.
- Bezpieczeństwo danych – role i uprawnienia ograniczają dostęp do dokumentów zawierających dane finansowe lub osobowe.
- Praca zdalna – uprawnieni pracownicy mogą akceptować dokumenty poza biurem, jeśli system udostępnia dostęp przeglądarkowy lub mobilny.
- Łatwiejsza zgodność – uporządkowany dostęp, historia zmian i retencja wspierają realizację wymagań RODO.
- Integracja z procesami finansowymi – obieg faktur można połączyć z systemem księgowym, a w razie potrzeby także z KSeF. Szczegółowe obowiązki związane z KSeF zależą od aktualnych przepisów i harmonogramu ich stosowania.
Jak rozpocząć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Największym błędem jest próba przeniesienia wszystkich dokumentów do systemu jednocześnie. Lepszy rezultat daje analiza procesów i uruchomienie jednego obiegu pilotażowego.
- Przeanalizuj obecny proces – ustal, jakie dokumenty wpływają do firmy, kto je rejestruje, kto podejmuje decyzje i gdzie powstają opóźnienia. Nie warto kopiować nieuporządkowanych procedur do nowego systemu.
- Wybierz proces pilotażowy – dobrym początkiem jest obieg faktur kosztowych albo wniosków urlopowych. Proces powinien być wystarczająco częsty, aby szybko ocenić efekty, ale nie tak złożony, by utrudnić start.
- Dobierz system i zakres integracji – sprawdź, czy rozwiązanie łączy DMS, Workflow i OCR oraz czy może wymieniać dane z księgowością, ERP lub innymi używanymi narzędziami. Przy złożonych procesach, wielu oddziałach lub rozbudowanych uprawnieniach potrzebna może być pomoc partnera wdrożeniowego.
- Przeprowadź testy – przed uruchomieniem sprawdź różne warianty, w tym odrzucenie dokumentu, brak akceptacji, zastępstwa i korektę danych. Testy powinny objąć zarówno proces, jak i uprawnienia użytkowników.
- Przeszkol pracowników i monitoruj obieg – użytkownicy muszą wiedzieć nie tylko, jak kliknąć właściwą opcję, lecz także dlaczego zmienia się dotychczasowy sposób pracy. Po uruchomieniu obserwuj czas realizacji, liczbę błędów i miejsca, w których dokumenty nadal czekają.
Dobre wdrożenie zaczyna się od uporządkowania procesu, a dopiero później od konfiguracji narzędzia. Gdy pierwszy obieg działa stabilnie, można stopniowo dodawać umowy, zamówienia, korespondencję i kolejne procesy HR.
