W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zmianę adresu zgłaszasz w CEIDG, najwygodniej przez portal Biznes.gov.pl. Masz na to 7 dni od dnia zmiany. Informacja zostanie przekazana do urzędu skarbowego, ZUS i GUS, ale w określonych sytuacjach trzeba jeszcze zaktualizować VAT-R oraz dane poza rejestrami publicznymi.
Gdzie zgłosić zmianę adresu firmy?
Przedsiębiorca prowadzący JDG składa wniosek o zmianę danych w CEIDG. Możesz zrobić to elektronicznie przez Biznes.gov.pl, osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy albo listownie.
Aktualizacja wpisu jest bezpłatna. Zasada „jednego okienka” sprawia, że dane z CEIDG są przekazywane do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. Nie musisz więc zgłaszać tej samej zmiany osobno w ZUS. Pamiętaj jednak, że automatyczne przekazanie danych nie zastępuje każdego obowiązku podatkowego.
Jeżeli prowadzisz spółkę handlową, zmianę adresu zgłaszasz w KRS, zwykle za pośrednictwem systemu PRS albo S24. Ta procedura różni się od aktualizacji danych JDG, dlatego poniższe kroki dotyczą przede wszystkim działalności wpisanej do CEIDG.
Jak zmienić adres w CEIDG krok po kroku?
- Zaloguj się na Biznes.gov.pl za pomocą Login.gov.pl, profilu zaufanego, e-dowodu albo innego dostępnego środka identyfikacji.
- Wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG” i przejdź do wniosku o zmianę wpisu.
- Wskaż datę, od której obowiązuje nowy adres.
- Wprowadź zmianę w odpowiedniej rubryce, na przykład adresu do doręczeń, stałego miejsca wykonywania działalności albo dodatkowego miejsca prowadzenia firmy.
- Podpisz i wyślij wniosek, a następnie zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru oraz sprawdź zaktualizowany wpis.
W jednym wniosku możesz zgłosić kilka zmian, jeżeli nastąpiły tego samego dnia. Adres powinien odpowiadać rzeczywistemu stanowi i być możliwy do wskazania przez przedsiębiorcę na podstawie tytułu prawnego do lokalu, na przykład umowy najmu lub prawa własności.
Jeśli nie chcesz korzystać z internetu, wybierz jedną z pozostałych metod:
| Metoda | Czas | Wymagania |
|---|---|---|
| Online przez Biznes.gov.pl | Wygodna forma zdalna, wpis jest dokonywany nie później niż następnego dnia roboczego po wpływie poprawnego wniosku | Środek identyfikacji elektronicznej i podpisanie wniosku |
| Osobiście w urzędzie | Urzędnik przyjmuje wniosek i przekazuje go do CEIDG, najpóźniej następnego dnia | Dowód osobisty, paszport albo mDowód |
| Pocztą | Termin zależy od doręczenia przesyłki do urzędu | List polecony i własnoręczny podpis potwierdzony przez notariusza |
Co aktualizuje się automatycznie, a co trzeba sprawdzić?
Po przyjęciu poprawnego wniosku CEIDG przekazuje zmianę do najważniejszych rejestrów publicznych. W typowej sytuacji nie składasz osobnych zawiadomień do:
- Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- urzędu skarbowego w zakresie danych przekazywanych z CEIDG,
- Głównego Urzędu Statystycznego,
- rejestru działalności regulowanej, jeżeli przekazanie danych obejmuje dany rejestr.
Sprawdź jednak, czy przeprowadzka nie zmieniła właściwości miejscowej urzędu skarbowego. Ma to szczególne znaczenie dla podatnika VAT.
Jeżeli nowy adres powoduje zmianę właściwego urzędu skarbowego, zaktualizuj formularz VAT-R. Sama zmiana wpisu w CEIDG nie zawsze wyczerpuje wtedy obowiązki podatnika. Przy działalności regulowanej, koncesji lub zezwoleniu sprawdź także właściwy rejestr albo urząd, który wydał decyzję.
Jeżeli w nowym miejscu używasz kasy fiskalnej, zmianę adresu punktu sprzedaży trzeba odnotować w jej dokumentacji i dopełnić obowiązków związanych z ewidencją kasy. Zakres czynności zależy od rodzaju urządzenia i sposobu prowadzenia sprzedaży.
Co zaktualizować poza CEIDG?
Po wysłaniu wniosku przejrzyj miejsca, w których widnieje adres firmy. Najczęściej trzeba poprawić:
- faktury wystawiane i otrzymywane przez firmę oraz szablony dokumentów,
- stronę internetową, stopki e-maili i profile w mediach społecznościowych,
- wizytówkę firmy w Google Maps,
- pieczątki, papier firmowy, wizytówki i inne materiały firmowe,
- dane u kluczowych kontrahentów, banku oraz dostawców usług.
Warto też sprawdzić adres do doręczeń i adres e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych. Jeżeli korespondencja ma przez pewien czas trafiać na nowy adres, możesz rozważyć przekierowanie przesyłek pocztowych.
Co grozi za brak zgłoszenia zmiany adresu?
Adres do doręczeń i adres stałego miejsca wykonywania działalności należy zgłosić w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia zmiany. Niedopełnienie obowiązku może skutkować wezwaniem do poprawienia wpisu, a w określonych przypadkach także grzywną sięgającą 5000 zł.
Nieaktualny adres może też spowodować, że pisma wysłane na poprzednie miejsce zostaną uznane za skutecznie doręczone zgodnie z przepisami właściwymi dla danego postępowania. Dlatego po przeprowadzce nie ograniczaj się do samego wniosku w CEIDG – sprawdź również korespondencję, VAT-R i dane używane w codziennej działalności.
