Tak, w działalności nierejestrowanej możesz legalnie wystawić fakturę, nawet bez wpisu do CEIDG. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, będzie to faktura bez wykazanej kwoty podatku. Nie wpisujesz na niej NIP-u sprzedawcy, jeżeli go nie posiadasz. Pełną fakturę VAT wystawisz dopiero po rejestracji jako czynny podatnik VAT.
Czy działalność nierejestrowana pozwala wystawić fakturę?
Tak. Faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, a jej wystawienie nie jest zarezerwowane wyłącznie dla osób prowadzących firmę wpisaną do CEIDG. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może wystawić dokument jako osoba fizyczna.
W większości przypadków taka sprzedaż korzysta ze zwolnienia z VAT. Oznacza to, że dokument nie zawiera stawki ani kwoty VAT. Nie należy więc wystawiać faktury VAT tylko dlatego, że klientem jest firma.
Jak wystawić fakturę bez VAT?
Faktura dla osoby korzystającej ze zwolnienia z VAT powinna zawierać co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu
- kolejny numer faktury
- imię i nazwisko sprzedawcy oraz jego adres
- dane nabywcy, w tym nazwę lub imię i nazwisko oraz adres
- nazwę towaru albo usługi
- miarę i ilość towarów lub zakres wykonanej usługi
- cenę jednostkową oraz łączną kwotę do zapłaty
Jeżeli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT i nie masz NIP-u, nie wpisujesz numeru NIP sprzedawcy. Nie zastępujesz go numerem PESEL. W relacji z konsumentem wystarczą imię, nazwisko i adres. PESEL nie jest elementem faktury.
W relacji B2B sytuacja może być bardziej wymagająca, ponieważ kontrahent może potrzebować danych pozwalających prawidłowo ująć wydatek w swojej dokumentacji. Jeśli nie masz NIP-u, poinformuj klienta, że wystawiasz dokument jako osoba fizyczna korzystająca ze zwolnienia z VAT. NIP nabywcy można podać, jeśli klient go posiada i potrzebuje go na dokumencie.
Na fakturze możesz również wskazać podstawę zwolnienia z VAT, na przykład „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” albo, w przypadku osoby rozpoczynającej sprzedaż, właściwą podstawę wynikającą z przepisów. Wybór podstawy zależy od przyczyny zwolnienia.
| Element | Faktura bez VAT | Faktura VAT |
|---|---|---|
| NIP sprzedawcy | Nie, jeśli sprzedawca go nie posiada | Tak, po rejestracji jako czynny podatnik VAT |
| Stawka VAT | Nie wykazuje się | Wykazuje się właściwą stawkę |
| Kwota podatku | Nie wykazuje się | Wykazuje się kwotę VAT |
| Podstawa zwolnienia | Można ją wskazać, gdy dokumentuje zwolnienie | Co do zasady nie stosuje się zwolnienia |
Kiedy trzeba wystawić fakturę?
Przy działalności nierejestrowanej nie zawsze musisz wystawiać fakturę automatycznie. Obowiązek powstaje przede wszystkim wtedy, gdy nabywca zażąda dokumentu. Żądanie może zostać zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.
Po otrzymaniu żądania postępuj w następującej kolejności:
- Sprawdź, czy klient zgłosił żądanie w ustawowym terminie.
- Ustal, czy sprzedaż jest zwolniona z VAT, czy podlega opodatkowaniu.
- Przygotuj dokument z numerem, datą, danymi stron, opisem sprzedaży i kwotą należności.
- Przekaż fakturę klientowi i zachowaj jej kopię w swojej dokumentacji.
Potocznie taki dokument bywa nazywany rachunkiem. Nazwa nie zmienia jednak jego funkcji. Najważniejsze jest to, aby zawierał wymagane dane i prawidłowo opisywał sprzedaż.
Kiedy działalność nierejestrowana wymaga VAT?
Działalność nierejestrowana i status podatnika VAT to dwie odrębne kwestie. Brak wpisu do CEIDG nie oznacza automatycznie, że nie możesz być podatnikiem VAT. W wielu przypadkach korzystasz ze zwolnienia podmiotowego, ale nie obejmuje ono wszystkich rodzajów sprzedaży.
Rejestracja jako czynny podatnik VAT może być konieczna między innymi wtedy, gdy:
- świadczysz usługi prawnicze, doradcze lub jubilerskie
- sprzedajesz towary wyłączone ze zwolnienia, na przykład niektóre wyroby z metali szlachetnych lub towary objęte akcyzą
- sprzedajesz określone towary, dla których przepisy wyłączają zwolnienie podmiotowe
- przekroczysz ustawowy limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia z VAT
Jeśli musisz albo chcesz zostać czynnym podatnikiem VAT, składasz zgłoszenie VAT-R. Po rejestracji otrzymujesz NIP, jeśli wcześniej go nie miałeś, i wystawiasz faktury zgodnie z zasadami dotyczącymi czynnych podatników VAT. Taka faktura zawiera między innymi NIP sprzedawcy, stawkę VAT, wartość netto, kwotę podatku i wartość brutto.
Na co uważać przy wystawianiu faktury?
Najczęstszy błąd polega na wpisaniu na fakturze kwoty VAT mimo braku rejestracji jako czynny podatnik. Taki dokument może zostać potraktowany jako tak zwana pusta faktura. Wystawca może być zobowiązany do zapłaty wykazanego podatku, a nabywca nie musi uzyskać prawa do jego odliczenia.
Nie wpisuj więc stawki 23% ani innej kwoty VAT, jeżeli korzystasz ze zwolnienia. W dokumencie podaj łączną kwotę należności i ewentualnie podstawę prawną zwolnienia.
Jeżeli sprzedajesz firmie i klient oczekuje faktury z VAT, sam brak wpisu do CEIDG nie rozwiązuje problemu. Najpierw trzeba ustalić, czy dana sprzedaż może korzystać ze zwolnienia. W przypadku usług doradczych, prawniczych lub innych czynności wyłączonych ze zwolnienia warto sprawdzić obowiązki przed pierwszą transakcją, ponieważ rejestracja do VAT może być wymagana od początku.
W relacjach B2B mogą pojawić się także obowiązki związane z KSeF. Dotyczą one sposobu wystawiania faktur, a nie samego wpisu do CEIDG. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, sprawdź aktualne zasady stosowania systemu dla konkretnego rodzaju transakcji.
Najprostsza zasada jest taka: przy sprzedaży zwolnionej z VAT wystawiasz fakturę bez VAT i bez NIP-u sprzedawcy, jeśli go nie posiadasz. Fakturę VAT z wykazanym podatkiem wystawiasz dopiero jako czynny podatnik VAT zarejestrowany na formularzu VAT-R.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przy sprzedaży usług wyłączonych ze zwolnienia z VAT lub wątpliwościach dotyczących fakturowania B2B skonsultuj sytuację z doradcą podatkowym albo właściwym urzędem skarbowym.
