Legalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce zależy przede wszystkim od jego obywatelstwa, podstawy pobytu i rodzaju pracy. Obywatel UE, EOG lub Szwajcarii może pracować na zasadach zbliżonych do obywatela polskiego. Osoba spoza tych państw zwykle potrzebuje zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy, a w każdym przypadku pracodawca musi zweryfikować dokument pobytowy, zawrzeć pisemną umowę i dopełnić obowiązków wobec ZUS oraz właściwych urzędów.
Od czego zależy procedura zatrudnienia?
Pierwszym krokiem jest ustalenie obywatelstwa pracownika oraz tego, czy ma on legalny pobyt w Polsce. Sam paszport, wiza lub karta pobytu nie zawsze oznaczają prawo do wykonywania pracy. Niektóre dokumenty pobytowe pozwalają przebywać w Polsce, ale nie uprawniają do podjęcia zatrudnienia.
Pracodawca powinien przed rozpoczęciem pracy uzyskać dane cudzoziemca, sprawdzić ważność dokumentu pobytowego oraz ustalić, czy dany tytuł pobytowy daje prawo do pracy. Kopię dokumentu trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a także przez 2 lata po zakończeniu roku, w którym praca się zakończyła, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu.
Obywatele UE, EOG, Szwajcarii i państw trzecich
Obywatel państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii nie potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce. Można zawrzeć z nim umowę o pracę, umowę zlecenia albo inną dopuszczalną umowę cywilnoprawną, stosując ogólne zasady prawa pracy i ubezpieczeń.
Więcej formalności dotyczy obywateli państw trzecich. W ich przypadku trzeba ustalić, czy pracownik korzysta z wyjątku od obowiązku posiadania zezwolenia, czy potrzebne jest oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie na pracę albo zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę.
| Grupa pracownika | Wymagane zezwolenie | Uwagi |
|---|---|---|
| Obywatel UE, EOG lub Szwajcarii | Nie | Zatrudnienie odbywa się zasadniczo na takich samych zasadach jak w przypadku obywatela polskiego. Nadal trzeba sprawdzić tożsamość, pobyt i zgłosić pracownika do właściwych ubezpieczeń. |
| Obywatel państwa trzeciego | Zwykle tak | Potrzebne może być zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie jednolite. |
| Obywatel Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy | Niekiedy nie | Możliwe jest zastosowanie oświadczenia o powierzeniu pracy, jeśli spełnione są ustawowe warunki. Przepisy dotyczące obywateli Ukrainy mają odrębną podstawę i mogą się zmieniać. |
| Obywatel Ukrainy korzystający z uprawnienia wynikającego z ochrony czasowej | Nie, po powiadomieniu | Pracodawca dokonuje powiadomienia o powierzeniu pracy za pośrednictwem systemu praca.gov.pl w terminie określonym w aktualnych przepisach. |
| Cudzoziemiec posiadający zezwolenie jednolite | Nie odrębnie, w zakresie decyzji | Praca jest legalna wyłącznie na warunkach i dla podmiotu wskazanych w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę. |
W przypadku obywateli Ukrainy nie należy opierać procedury na dawnych terminach lub nieaktualnych opisach ochrony czasowej. Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić aktualne informacje na gov.pl i praca.gov.pl, ponieważ zasady oraz terminy powiadomień mogą ulegać zmianom.
Jak zatrudnić osobę spoza UE krok po kroku?
Procedura zależy od sytuacji cudzoziemca, rodzaju pracy i podstawy pobytu. Przy standardowym zatrudnieniu w polskiej firmie można postępować według następującej kolejności:
- Sprawdź tożsamość i dokument pobytowy – poproś o paszport lub inny dokument tożsamości oraz ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce. Ustal, czy dokument pozwala na wykonywanie konkretnej pracy.
- Ustal podstawę legalizacji pracy – sprawdź, czy wystarczy zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia, potrzebne jest oświadczenie, czy trzeba uzyskać zezwolenie na pracę. Jeżeli cudzoziemiec ma zezwolenie jednolite, przeanalizuj decyzję wojewody.
- Złóż właściwy wniosek lub oświadczenie – zezwolenie na pracę uzyskuje pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę, natomiast o zezwoleniu jednolitym decyduje wojewoda na wniosek cudzoziemca. Oświadczenie wpisuje do ewidencji właściwy powiatowy urząd pracy.
- Zawrzyj pisemną umowę – umowa musi odpowiadać warunkom wskazanym w zezwoleniu lub oświadczeniu, w szczególności stanowisku, wynagrodzeniu, wymiarowi czasu pracy i rodzajowi umowy.
- Zapewnij tłumaczenie i przekaż dokumenty – umowę trzeba sporządzić w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Jeżeli dokument sporządzono w języku obcym, pracodawca powinien przechowywać również tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego. Przed powierzeniem pracy należy przekazać właściwemu organowi kopię umowy w języku polskim za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, gdy wymagają tego przepisy.
- Zgłoś pracownika do ubezpieczeń – przy umowie o pracę, umowie zlecenia, umowie agencyjnej lub umowie o świadczenie usług zgłoszenia do ZUS dokonuje się co do zasady w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy lub od wskazanej w umowie daty jej rozpoczęcia.
Zezwolenie na pracę ani oświadczenie nie zastępują umowy. Są dokumentami legalizującymi wykonywanie pracy na określonych warunkach. Samo posiadanie dokumentu wystawionego dla innego pracodawcy nie pozwala rozpocząć pracy w nowej firmie. Nowy pracodawca musi uzyskać własne zezwolenie lub złożyć własne oświadczenie, jeżeli dana ścieżka jest dostępna.
Umowa o pracę i umowa cywilnoprawna
Warunki pracy cudzoziemca nie mogą być mniej korzystne niż wymagania wynikające z polskich przepisów. Przy umowie o pracę dotyczy to między innymi czasu pracy, odpoczynku, urlopu, wynagrodzenia, nadgodzin, BHP, ochrony rodzicielstwa oraz zakazu dyskryminacji.
Umowa cywilnoprawna musi odpowiadać warunkom wskazanym w dokumencie legalizującym pracę. Przy umowie zlecenia lub umowie o świadczenie usług trzeba uwzględnić minimalną stawkę godzinową oraz bezpieczne warunki wykonywania pracy. Umowa o dzieło co do zasady nie jest objęta minimalną stawką godzinową, ale może powodować inne obowiązki wobec ZUS, w tym obowiązek zgłoszenia samej umowy.
Zmiana rodzaju umowy, pracodawcy, stanowiska, wynagrodzenia albo wymiaru czasu pracy może wymagać nowego zezwolenia, oświadczenia lub zmiany zezwolenia jednolitego. Nie należy wprowadzać takiej zmiany przed sprawdzeniem jej wpływu na legalność pracy.
Rodzaje zezwoleń na pracę
Rodzaj zezwolenia zależy od modelu zatrudnienia i miejsca prowadzenia działalności przez pracodawcę. Najczęściej spotykane typy obejmują:
| Typ | Opis | Zastosowanie |
|---|---|---|
| A | Standardowe zezwolenie dla cudzoziemca wykonującego pracę na rzecz podmiotu mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce. | Typowe zatrudnienie w polskiej firmie, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Zezwolenie może być wydane na czas określony, co do zasady nie dłuższy niż 3 lata. |
| B | Zezwolenie związane z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej lub prowadzeniem spraw spółki. | Cudzoziemiec przebywa w Polsce przez okres przekraczający ustawowy limit związany z pełnieniem funkcji w zarządzie. |
| C | Zezwolenie dla pracownika zagranicznego pracodawcy delegowanego do oddziału lub zakładu w Polsce. | Delegowanie do jednostki powiązanej lub organizacyjnie związanej z zagranicznym pracodawcą. |
| D | Zezwolenie dotyczące delegowania do Polski w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym. | Usługi eksportowe wykonywane przez pracodawcę zagranicznego, który nie prowadzi stałej działalności w Polsce. |
| E | Zezwolenie dla pozostałych przypadków delegowania cudzoziemca przez pracodawcę zagranicznego. | Delegowanie na okres przekraczający wskazane w przepisach limity, jeżeli nie pasuje do typów B, C lub D. |
| S | Zezwolenie na pracę sezonową. |
W praktyce typ A dotyczy najczęściej zatrudnienia bezpośrednio przez polską firmę. Typy C, D i E wiążą się z delegowaniem i wymagają przeanalizowania dodatkowych obowiązków wobec Państwowej Inspekcji Pracy oraz zasad ubezpieczeniowych.
Obowiązki pracodawcy po zawarciu umowy
Po rozpoczęciu pracy pracodawca odpowiada nie tylko za wypłatę wynagrodzenia. Musi też utrzymywać zgodność zatrudnienia z dokumentem legalizującym oraz reagować na zmiany dotyczące pracownika.
Najważniejsze obowiązki obejmują:
- ZUS – zgłoś cudzoziemca do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, jeżeli obowiązek ubezpieczeniowy wynika z rodzaju umowy. Przy delegowaniu sprawdź, czy zastosowanie ma formularz A1 albo umowa międzynarodowa o zabezpieczeniu społecznym.
- Podatek dochodowy – pobieraj i odprowadzaj zaliczki zgodnie z zasadami dotyczącymi rezydencji podatkowej oraz właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Sama narodowość pracownika nie przesądza o jego rezydencji.
- Wojewoda – przy zezwoleniu na pracę zgłaszaj w wymaganym terminie określone zmiany, takie jak zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków, zmiana danych pracodawcy, niepodjęcie pracy, przerwa trwająca dłużej niż 2 miesiące lub wcześniejsze zakończenie pracy.
- Powiatowy urząd pracy – przy oświadczeniu poinformuj o podjęciu pracy w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji, a o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni. Trzeba także zgłosić zakończenie pracy, zgodnie z aktualną procedurą.
- Zezwolenie jednolite – przy zmianach objętych decyzją o pobycie i pracy pracodawca powinien poinformować wojewodę w terminie 15 dni. Dotyczy to między innymi utraty pracy, zmiany danych pracodawcy, zwiększenia wymiaru czasu pracy z proporcjonalnym podwyższeniem wynagrodzenia oraz zmiany nazwy stanowiska przy zachowaniu obowiązków.
- Dokumentacja – przechowuj kopię dokumentu pobytowego, umowę, dokument legalizujący pracę, potwierdzenia zgłoszeń i dokumenty dotyczące wynagrodzenia oraz czasu pracy.
Pracownik powinien otrzymać egzemplarz zezwolenia na pracę lub oświadczenia, jeżeli dokument został uzyskany albo złożony w związku z jego zatrudnieniem. Warunki zatrudnienia i wynagrodzenia muszą odpowiadać tym wskazanym w dokumencie legalizującym. Dotyczy to także proporcjonalnego podwyższenia wynagrodzenia przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy.
Delegowanie cudzoziemca do Polski
Jeżeli cudzoziemiec jest delegowany do czasowej pracy w Polsce, zakres formalności jest szerszy. Pracodawca może być zobowiązany do uzyskania zezwolenia na pracę, wyznaczenia osoby reprezentującej firmę przed PIP i organami kontroli oraz złożenia oświadczenia o delegowaniu najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi.
Na terytorium Polski trzeba przechowywać między innymi kopię umowy lub równoważnego dokumentu, ewidencję czasu pracy oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia. Na żądanie PIP dokumenty wraz z tłumaczeniem na język polski należy udostępnić w terminie wskazanym w przepisach.
Lista kontrolna przed zatrudnieniem
Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy sprawdź następujące elementy:
- Czy ustaliłem obywatelstwo pracownika i właściwą ścieżkę legalizacji pracy?
- Czy sprawdziłem ważność paszportu, wizy, karty pobytu lub innego dokumentu pobytowego?
- Czy dokument pobytowy faktycznie pozwala na wykonywanie pracy w Polsce?
- Czy mam właściwe zezwolenie, oświadczenie albo decyzję o zezwoleniu jednolitym?
- Czy umowa jest pisemna i zgodna z warunkami wskazanymi w dokumencie legalizującym?
- Czy pracownik otrzymał umowę w języku dla niego zrozumiałym, a firma posiada wymagane tłumaczenie na język polski?
- Czy zaplanowałem zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni?
- Czy wiem, które zmiany trzeba zgłosić wojewodzie albo powiatowemu urzędowi pracy?
Ostrzeżenia i kary za nielegalne zatrudnienie
Nielegalna praca może wystąpić nie tylko wtedy, gdy cudzoziemiec w ogóle nie ma zezwolenia. Ryzyko powstaje także przy nieważnym dokumencie pobytowym, pracy dla innego pracodawcy niż wskazany w zezwoleniu, zmianie stanowiska bez wymaganej aktualizacji dokumentów albo braku pisemnej umowy.
Pracodawcy grożą grzywny oraz inne konsekwencje przewidziane w przepisach o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Kontrola może objąć także warunki pracy, wypłatę wynagrodzenia, dokumentację i zgłoszenia do ubezpieczeń. W sprawach dotyczących delegowania, rezydencji podatkowej, kilku pracodawców lub zmiany warunków zatrudnienia warto przed rozpoczęciem pracy skonsultować dokumenty ze specjalistą.
Najbezpieczniejsza kolejność to: sprawdzenie pobytu i prawa do pracy, wybór właściwego dokumentu legalizującego, pisemna umowa zgodna z tym dokumentem, zgłoszenie do ZUS oraz terminowe przekazywanie informacji właściwym organom.
Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, w szczególności obywateli Ukrainy, mogą się zmieniać. Przed podjęciem decyzji sprawdź aktualne informacje w serwisach gov.pl, praca.gov.pl i Państwowej Inspekcji Pracy albo skonsultuj indywidualny przypadek z doradcą prawnym.
