Jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia pracownika?

Do zatrudnienia pracownika na umowę o pracę potrzebujesz przede wszystkim kwestionariusza osobowego, skierowania i orzeczenia z badań medycyny pracy, podpisanej umowy o pracę, dokumentów potwierdzających kwalifikacje, dokumentacji BHP oraz oświadczeń podatkowych i ubezpieczeniowych. Informację o warunkach zatrudnienia trzeba przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy. Braki w dokumentacji mogą skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika według etapów

Dokumentację warto kompletować w kolejności odpowiadającej procesowi zatrudnienia. Część danych można zebrać już podczas rekrutacji, ale pracodawca nie powinien żądać od kandydata informacji wykraczających poza zakres przewidziany w przepisach prawa pracy. Po zawarciu umowy można uzupełnić dane potrzebne między innymi do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.

Od kandydata można uzyskać między innymi:

• Kwestionariusz osobowy kandydata – z danymi niezbędnymi do przeprowadzenia rekrutacji.
• Dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe – jeżeli mają znaczenie dla stanowiska.
• Świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające przebieg zatrudnienia – gdy są potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych.
• Dokumenty wymagane przepisami szczególnymi – na przykład potwierdzające uprawnienia do wykonywania określonego zawodu.

Poniższa tabela porządkuje najważniejsze dokumenty, ich terminy oraz miejsce przechowywania:

Pracodawca powinien także przygotować dokumenty związane z zatrudnieniem i przekazać pracownikowi informacje wymagane przez Kodeks pracy. Należą do nich między innymi:

• umowa o pracę określająca rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy,
• skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie,
• informacja o warunkach zatrudnienia,
• karta szkolenia wstępnego BHP,
• potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego i zasadami ochrony przed zagrożeniami,
• oświadczenia i dane potrzebne do zgłoszenia pracownika do ZUS,
• informacje dotyczące regulaminu pracy, monitoringu lub innych procedur obowiązujących w zakładzie.

Najważniejsze dokumenty i ich znaczenie

Kwestionariusz kandydata a kwestionariusz pracownika

Nie należy stosować jednego formularza na obu etapach. Kwestionariusz osobowy kandydata powinien obejmować dane potrzebne do rekrutacji, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca może pozyskać szerszy zakres danych przewidziany w art. 22¹ Kodeksu pracy. Mogą to być między innymi numer PESEL, adres zamieszkania lub korespondencyjny, numer rachunku płatniczego oraz dane potrzebne do zgłoszenia do ubezpieczeń. Numer rachunku nie jest potrzebny, jeśli pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce.

Badania medycyny pracy

Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca wystawia skierowanie, w którym opisuje stanowisko, rodzaj badania oraz warunki pracy, w tym występujące czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe.

Badania wstępne wykonuje placówka medycyny pracy, a ich koszt ponosi pracodawca. Oryginał lub właściwy egzemplarz orzeczenia należy przechowywać w aktach osobowych. W niektórych sytuacjach można wykorzystać aktualne orzeczenie z poprzedniego zatrudnienia, na przykład gdy pracownik jest przyjmowany ponownie w ciągu 30 dni na to samo stanowisko i w takich samych warunkach. Wyjątki trzeba oceniać zgodnie z przepisami, zwłaszcza gdy praca jest szczególnie niebezpieczna.

Nie wolno dopuścić pracownika do pracy przed otrzymaniem orzeczenia lekarskiego. Naruszenie tego obowiązku może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować grzywną.

Szkolenie BHP i ocena ryzyka

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien przejść szkolenie wstępne obejmujące instruktaż ogólny oraz, gdy wymaga tego stanowisko, instruktaż stanowiskowy. Pracodawca przekazuje także informacje o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Potwierdzeniem wykonania tych obowiązków jest karta szkolenia wstępnego oraz odpowiednie oświadczenia pracownika. Dokumenty trafiają do części B akt osobowych. Szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy i w czasie pracy. Brak wymaganych szkoleń lub naruszenia zasad BHP mogą skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca przekazuje ją w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, w formie papierowej lub elektronicznej spełniającej wymagania dotyczące dostępu i potwierdzenia odbioru. Informacja powinna obejmować między innymi normy i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek dobowy i tygodniowy, zasady pracy w godzinach nadliczbowych, urlop, okres wypowiedzenia, składniki wynagrodzenia oraz obowiązujący układ zbiorowy.

Jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy, trzeba dodatkowo wskazać między innymi termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, porę nocną, sposób potwierdzania obecności oraz zasady usprawiedliwiania nieobecności.

PIT-2, ZUS i PPK

PIT-2 jest dobrowolnym oświadczeniem podatnika. Pracownik może dzięki niemu upoważnić pracodawcę do uwzględniania określonych w oświadczeniu preferencji przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek. Formularz można złożyć także w trakcie roku i nie trzeba ponawiać go co roku, jeśli dane nie uległy zmianie.

Pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Pracownik może również złożyć wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumenty związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi nie zawsze będą potrzebne w dniu zatrudnienia. Pracownik może złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat albo inne oświadczenia dotyczące uczestnictwa w PPK. Są to dokumenty zależne od jego decyzji i sytuacji.

Jak przechowywać dokumenty w aktach osobowych?

Pracodawca prowadzi oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej akta dzielą się na pięć części:

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie.
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy, między innymi umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, dokumentacja BHP i potwierdzenie zapoznania z ryzykiem zawodowym.
• Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
• Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innych kar przewidzianych przepisami.
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz kontrolą obecności środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli takie kontrole są prowadzone.

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Co do zasady okres przechowywania wynosi czas zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z przepisów.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja pracownicza?

Akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej albo elektronicznej. E-teczka musi zapewniać integralność dokumentów, kontrolę dostępu, możliwość odtworzenia historii zmian oraz ich przechowywanie przez wymagany okres.

Przy dokumentacji elektronicznej znaczenie ma sposób podpisywania dokumentów. W przypadkach wymagających podpisu elektronicznego należy użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Sam skan odręcznie podpisanego dokumentu nie zawsze zastępuje oryginał w rozumieniu wymagań dotyczących dokumentacji pracowniczej.

System kadrowy, taki jak HRappka, może ułatwić tworzenie pakietów dokumentów, kontrolowanie braków i ograniczenie dostępu do akt do upoważnionych osób. Automatyzacja nie zwalnia jednak pracodawcy z odpowiedzialności za poprawność danych, terminów i podstawy prawnej przetwarzania.

Czy masz wszystko przed dopuszczeniem pracownika do pracy?

Przed pierwszym dniem pracy sprawdź następujące dokumenty i czynności:

• podpisana umowa o pracę określa stanowisko, warunki zatrudnienia i dzień rozpoczęcia pracy,
• pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy,
• pracownik odbył wymagane szkolenie BHP i potwierdził je w dokumentacji,
• pracownik został zapoznany z ryzykiem zawodowym oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami,
• zebrano właściwy kwestionariusz osobowy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje,
• przygotowano dokumenty do zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy,
• przekazano informację o warunkach zatrudnienia w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy,
• odebrano dobrowolne oświadczenia, takie jak PIT-2, dokumenty dotyczące PPK lub zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracownik zaczyna pracę bez badań lekarskich, szkolenia BHP albo pisemnie potwierdzonych warunków zatrudnienia. Kompletna dokumentacja powinna być gotowa nie tylko do podpisania umowy, lecz także do prawidłowego uzupełnienia akt osobowych i wykonania zgłoszeń w ustawowych terminach.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej konsultacji z prawnikiem, specjalistą ds. kadr lub Państwową Inspekcją Pracy. Przy zatrudnianiu cudzoziemców, osób młodocianych albo pracowników na stanowiskach o szczególnych warunkach należy sprawdzić dodatkowe wymagania.