Zawieszenie działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatne i można je zgłosić w dowolnym momencie. Najszybciej zrobisz to online przez Biznes.gov.pl, składając wniosek CEIDG-1. Zwykle potrzebujesz jedynie wybrać datę rozpoczęcia i okres zawieszenia. Pamiętaj jednak o ograniczeniach dotyczących pracowników oraz o tym, że zawieszenie nie zwalnia z rocznego rozliczenia PIT.
Co przygotować przed zawieszeniem działalności?
Zawieszenie dotyczy działalności wpisanej do CEIDG i co do zasady jest możliwe tylko wtedy, gdy nie zatrudniasz pracowników. Wyjątek obejmuje sytuację, w której wszyscy pracownicy przebywają na urlopach związanych z rodzicielstwem lub opieką, między innymi na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, opiekuńczym albo rodzicielskim. Pracownik korzystający z urlopu rodzicielskiego nie może jednocześnie pracować u tego pracodawcy.
Jeżeli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, z powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczą umowę o pracę, przed zawieszeniem musisz doprowadzić do ustania ich zatrudnienia zgodnie z prawem pracy. Następnie wyrejestruj ich z ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Same umowy zlecenia i umowy o dzieło nie wykluczają zawieszenia, ale ich rozliczenie może wymagać osobnej analizy.
Przed wysłaniem wniosku sprawdź następujące kwestie:
- Status pracowników – upewnij się, że nie pozostają osoby zatrudnione w sposób wykluczający zawieszenie.
- Data rozpoczęcia zawieszenia – może być bieżąca, wcześniejsza albo przyszła.
- Długość przerwy – zawieszenie trwa co do zasady co najmniej 30 dni. Jeżeli obejmuje wyłącznie pełny luty, minimalny okres odpowiada liczbie dni tego miesiąca.
- Data wznowienia – możesz wskazać ją już we wniosku albo pozostawić zawieszenie bezterminowe.
- Kody PKD – jeśli we wpisie znajdują się jeszcze kody PKD 2007, sprawdź ich aktualizację do PKD 2025.
W przypadku spółki cywilnej zawieszenie będzie skuteczne dopiero wtedy, gdy zgłoszą je wszyscy wspólnicy. Poniższa procedura dotyczy przede wszystkim jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jak zawiesić działalność gospodarczą krok po kroku?
- Zaloguj się do serwisu Biznes.gov.pl i wybierz usługę zmiany danych w CEIDG.
- Wypełnij wniosek CEIDG-1, wskazując informację o zawieszeniu, datę jego rozpoczęcia oraz, jeśli chcesz, datę wznowienia.
- Sprawdź dane firmy, adresy, kody PKD i pozostałe informacje widoczne we wpisie.
- Podpisz wniosek profilem zaufanym, e-dowodem albo inną metodą udostępnioną w systemie.
- Wyślij formularz i zachowaj potwierdzenie złożenia wniosku.
Wniosek możesz złożyć także osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, urzędzie dzielnicy m.st. Warszawy albo urzędzie miasta na prawach powiatu. Alternatywą jest przesłanie formularza listem poleconym. W takim przypadku podpis przedsiębiorcy musi zostać poświadczony przez notariusza.
| Metoda | Czas realizacji | Wymagania |
|---|---|---|
| Online przez Biznes.gov.pl | Elektroniczne przekazanie wniosku, wpis najpóźniej następnego dnia roboczego po wpływie poprawnego formularza | Profil zaufany, e-dowód albo inna metoda elektronicznego podpisu |
| Wizyta w urzędzie | Urzędnik przekazuje dane do CEIDG najpóźniej następnego dnia | Wypełniony wniosek i dokument tożsamości, na przykład dowód osobisty, paszport albo mDowód |
| List polecony | Po otrzymaniu i sprawdzeniu poprawnego wniosku | Własnoręczny podpis poświadczony przez notariusza |
Zawieszenie działalności w CEIDG kosztuje 0 zł. Jeżeli korzystasz z pełnomocnika, może pojawić się opłata skarbowa w wysokości 17 zł. Nie dotyczy ona pełnomocnictwa udzielonego między innymi małżonkowi, rodzicom, dzieciom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Pełnomocnik ujawniony w CEIDG nie musi dodatkowo przedstawiać papierowego pełnomocnictwa, jeśli jego umocowanie obejmuje zawieszenie działalności.
Co wolno, a czego nie wolno robić w czasie zawieszenia?
Zawieszenie nie oznacza wykreślenia firmy z CEIDG, ale w tym okresie nie możesz prowadzić bieżącej działalności ani uzyskiwać bieżących przychodów z nowych usług lub sprzedaży. Dopuszczalne pozostają czynności związane z rozliczeniem wcześniejszej działalności i zabezpieczeniem źródła przychodów.
| Czynność | Status | Uwagi |
|---|---|---|
| Bieżąca sprzedaż towarów lub usług | Zabroniona | Nie możesz normalnie prowadzić działalności ani realizować nowych zleceń. |
| Przyjmowanie należności | Dozwolone | Dotyczy należności powstałych przed zawieszeniem. |
| Regulowanie zobowiązań | Dozwolone | Możesz spłacać długi i wykonywać wcześniejsze umowy. |
| Zbywanie środków trwałych i wyposażenia | Dozwolone | Sprzedaż może wywołać obowiązki podatkowe i ewidencyjne. |
| Kontrole i postępowania | Dozwolone i wymagane | Nadal uczestniczysz w kontrolach oraz postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych. |
W czasie zawieszenia nadal mogą pozostać obowiązki związane z księgowością, sprawozdaniem finansowym oraz należnościami publicznoprawnymi, takimi jak podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu lub opłaty środowiskowe.
Jak zawieszenie wpływa na ZUS i podatki?
Informację o zawieszeniu składasz w CEIDG. Dane są przekazywane między innymi do ZUS i urzędu skarbowego, więc przedsiębiorca co do zasady nie składa osobnego zgłoszenia zawieszenia w ZUS. W okresie zawieszenia nie opłacasz składek z działalności, ponieważ nie podlegasz z tego tytułu ubezpieczeniom. Jeżeli zawieszenie zaczyna się albo kończy w trakcie miesiąca, składka zdrowotna za taki miesiąc może pozostać należna w pełnej wysokości, a składki społeczne rozlicza się proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom.
Po ustaniu ubezpieczenia zdrowotnego prawo do świadczeń z tego tytułu co do zasady trwa jeszcze przez 30 dni. Sprawdź, czy w czasie zawieszenia masz inne źródło ubezpieczenia, na przykład umowę o pracę. Szczególne zasady mogą dotyczyć zawieszenia z powodu osobistej opieki nad dzieckiem, dlatego w takiej sytuacji skontaktuj się z ZUS.
W zakresie podatku dochodowego:
- nie wpłacasz zaliczek na PIT za okres zawieszenia,
- nie płacisz ryczałtu za okres zawieszenia, jeżeli rozliczasz się ryczałtem,
- zaliczki dotyczące dochodów osiągniętych przed zawieszeniem nadal trzeba zapłacić w zwykłym terminie,
- zawieszenie nie zwalnia z rocznego zeznania PIT, nawet jeśli trwało cały rok i działalność nie przyniosła dochodu.
Uwaga: roczne rozliczenie powinno obejmować przychody i koszty podlegające wykazaniu za dany rok, także zdarzenia powstałe w czasie zawieszenia, jeżeli przepisy nakazują je uwzględnić. Brak przychodów nie oznacza automatycznie braku obowiązku złożenia właściwego zeznania.
Podatnicy VAT są zwolnieni z wysyłania deklaracji i JPK_VAT za pełne okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem, ale obowiązują wyjątki. Deklarację trzeba złożyć między innymi w następujących sytuacjach:
- gdy okres zawieszenia nie obejmuje całego miesiąca albo kwartału rozliczeniowego,
- gdy dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo importu usług,
- gdy wykonujesz czynność opodatkowaną, na przykład sprzedajesz środek trwały,
- gdy musisz dokonać korekty podatku naliczonego albo chcesz skorzystać z odliczenia wymagającego złożenia deklaracji.
Jeżeli zawieszenie trwa co najmniej 6 miesięcy, urząd skarbowy może wykreślić podatnika z rejestru czynnych podatników VAT. Po wznowieniu działalności status jest przywracany z urzędu, bez konieczności składania odrębnego zgłoszenia. Przy planowanych czynnościach opodatkowanych w czasie zawieszenia sprawdź wcześniej obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego.
O czym pamiętać po wysłaniu wniosku?
Sprawdź w CEIDG, czy zawieszenie zostało wpisane z właściwą datą. Zachowaj potwierdzenie złożenia formularza, pilnuj rozliczeń dotyczących okresu sprzed zawieszenia i nie pomijaj rocznego PIT. Jeśli masz pracowników, sytuację ich ubezpieczeń i dokumentów ustal przed złożeniem wniosku, a przy nietypowych rozliczeniach VAT skonsultuj się z księgowym lub urzędem skarbowym.
Najważniejsze są trzy rzeczy: poprawny wniosek CEIDG-1, właściwie wybrana data oraz świadomość, że zawieszenie zatrzymuje bieżącą działalność, ale nie kończy wszystkich obowiązków podatkowych i księgowych.
