Jak przygotować sprawozdanie finansowe?

Przygotowanie sprawozdania finansowego obejmuje sporządzenie elektronicznego pliku XML, jego podpisanie przez osoby uprawnione oraz złożenie do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Dla roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym dokument trzeba sporządzić do 31 marca, zatwierdzić do 30 czerwca i przekazać do KRS do 15 lipca.

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

E-sprawozdanie przygotowuje się po polsku, w walucie polskiej i zgodnie ze strukturą logiczną określoną w przepisach. Podstawowe elementy dokumentu to:

• Bilans – przedstawia aktywa i pasywa na dzień kończący bieżący oraz poprzedni rok obrotowy.
• Rachunek zysków i strat – pokazuje przychody, koszty, zyski, straty i obciążenia wyniku finansowego.
• Informacja dodatkowa – zawiera między innymi opis zasad rachunkowości, metod wyceny i zmian względem poprzedniego roku.
• Rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym – jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów lub podmiot podlega badaniu.

Do zgłoszenia mogą być potrzebne także dokumenty towarzyszące. Należą do nich:

• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności, jeżeli jest wymagane,
• opinia biegłego rewidenta albo sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu.

Jak przygotować i wysłać e-sprawozdanie krok po kroku?

Samą treść sprawozdania przygotowuje się na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych. Za sporządzenie odpowiada kierownik jednostki, na przykład członkowie zarządu spółki kapitałowej, wspólnicy prowadzący sprawy spółki osobowej albo likwidator.

1. Utwórz plik XML. Skorzystaj z programu księgowego albo bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Plik musi odpowiadać aktualnej strukturze logicznej i schematowi XSD. Sprawozdanie finansowe powinno być zapisane jako jeden plik XML zawierający wymagane elementy.
2. Sprawdź poprawność dokumentu. Zweryfikuj kompletność danych, okres sprawozdawczy, język dokumentu i zgodność pliku ze strukturą wymaganą przez Ministerstwo Finansów. Błędny XML może zostać odrzucony przez system.
3. Podpisz sprawozdanie. Dokument podpisują kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Można użyć podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Przy wieloosobowym zarządzie co najmniej jedna osoba z organu może podpisać sprawozdanie, jeżeli pozostałe osoby złożą wymagane oświadczenia albo pisemnie uzasadnią odmowę.
4. Załącz pozostałe dokumenty. Dokumenty towarzyszące przygotuj w postaci elektronicznej i podpisz zgodnie z wymaganiami. Uchwałę zatwierdzającą oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty można wyjątkowo dołączyć jako skany.
5. Zaloguj się do eKRS. Załóż konto na Portalu Rejestrów Sądowych i wybierz przygotowanie zgłoszenia dokumentów finansowych. Wpisz numer KRS, wskaż okres, którego dotyczą dokumenty, oraz dodaj każdy plik zgodnie z jego rodzajem.
6. Wybierz RDF albo S24. Bezpłatne zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest dostępne, gdy zgłoszenie składa osoba uprawniona do reprezentacji z numerem PESEL ujawnionym w KRS. W pozostałych przypadkach użyj płatnego wniosku w systemie S24.
7. Podpisz i wyślij zgłoszenie. Przed wysyłką uruchom weryfikację systemową, sprawdź załączniki i podpisz zgłoszenie. Po przekazaniu dokumentów monitoruj status w zakładce powiadomień lub korespondencji.

Uwaga: brak wymaganego podpisu może uniemożliwić wysyłkę albo spowodować odrzucenie zgłoszenia. Sprawdź osobno podpisy pod sprawozdaniem, dokumentami towarzyszącymi i samym zgłoszeniem. W RDF maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 5 MB, a łączny rozmiar niepodpisanych załączników może wynosić maksymalnie 35 MB.

Niezłożenie sprawozdania może skutkować grzywną, karą ograniczenia wolności wobec kierownika jednostki, postępowaniem przymuszającym, ustanowieniem kuratora, a w określonych sytuacjach także rozwiązaniem spółki i wykreśleniem jej z KRS.

Terminy przygotowania i złożenia sprawozdania

Dla roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym obowiązuje następujący harmonogram:

Jeżeli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, należy złożyć je do KRS w ciągu 15 dni od upływu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, a po zatwierdzeniu przekazać je ponownie wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

RDF czy S24 – który tryb wybrać?

RDF, czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych, jest bezpłatne. Skorzysta z niego podmiot wpisany do KRS, jeżeli zgłoszenie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze.

S24 służy do złożenia płatnego wniosku, gdy nie można skorzystać z RDF. Dotyczy to między innymi spółek, których reprezentanci nie mają numeru PESEL ujawnionego w KRS, na przykład zarządu złożonego wyłącznie z cudzoziemców. Opłata za elektroniczny wniosek wynosi 140 zł.

Przed wysłaniem sprawdź, czy osoby podpisujące dokument są prawidłowo ujawnione w KRS, plik XML przechodzi walidację, a zgłoszenie zawiera wszystkie wymagane załączniki. Taka kontrola ogranicza ryzyko odrzucenia dokumentów i przekroczenia ustawowego terminu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady księgowej ani prawnej.