Kod przyczyny wyrejestrowania wpisuje się w bloku IV formularza ZUS ZWUA. Wybiera się go zgodnie z powodem ustania ubezpieczenia. Jeżeli wyrejestrowywana osoba była pracownikiem zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego, przy kodzie 100 albo 500 trzeba także uzupełnić blok V.
Gdzie wpisać kod przyczyny wyrejestrowania?
Do wyrejestrowania osoby ubezpieczonej służy formularz ZUS ZWUA. W bloku IV należy podać kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny wyrejestrowania. Ten ostatni znajduje się w polu 03.
Nie należy mylić kodu przyczyny z kodem trybu rozwiązania umowy. Pierwszy wskazuje, dlaczego dana osoba przestaje podlegać ubezpieczeniom. Drugi, wpisywany w bloku V, opisuje sposób zakończenia stosunku pracy, na przykład porozumienie stron, wypowiedzenie albo wygaśnięcie umowy.
Kody przyczyny wyrejestrowania w bloku IV
Płatnik składek wybiera kod odpowiadający rzeczywistej przyczynie wyrejestrowania. Najczęściej stosowany jest kod 100, ale w określonych sytuacjach należy użyć innego oznaczenia:
| Kod | Nazwa | Kiedy stosować? |
|---|---|---|
| 100 | Ustanie tytułu do ubezpieczeń lub ubezpieczenia | Przy rozwiązaniu umowy, jej wygaśnięciu albo zakończeniu stosunku pracy, także na mocy porozumienia stron. |
| 500 | Zgon osoby ubezpieczonej | Gdy przyczyną wyrejestrowania jest śmierć osoby podlegającej ubezpieczeniom. |
| 600 | Inna przyczyna wyrejestrowania | Gdy przyczyna nie mieści się w pozostałych kodach, na przykład przy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia. |
| 700 | Zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności | W przypadku zawieszenia działalności na podstawie właściwych przepisów dotyczących działalności gospodarczej. |
| 800 | Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę | Gdy wyrejestrowanie wynika z przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy. |
Przy zwykłym zakończeniu zatrudnienia, niezależnie od tego, czy umowę rozwiązano za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia czy za porozumieniem stron, co do zasady stosuje się kod 100. Sam sposób zakończenia umowy opisuje się dopiero w bloku V.
Kod 800 dotyczy szczególnej sytuacji, w której pracownik przechodzi do innego pracodawcy razem z zakładem pracy albo jego częścią. W takim przypadku poprzedni płatnik składa ZUS ZWUA, a nowy pracodawca dokonuje zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.
Blok V – kiedy trzeba go wypełnić?
Blok V formularza ZUS ZWUA nosi nazwę „Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy lub stosunku służbowego”. Uzupełnia się go wtedy, gdy wyrejestrowywana osoba była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego, a w bloku IV wskazano kod 100 albo 500.
Bloku V nie wypełnia się dla zleceniobiorców ani usługobiorców. Nie stosuje się go również przy wyrejestrowaniu z kodem 600, na przykład z powodu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia.
W bloku V trzeba podać następujące informacje:
- Datę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.
- Kod trybu rozwiązania lub wygaśnięcia, wskazujący sposób zakończenia zatrudnienia.
- Kod podstawy prawnej odpowiadający przepisowi, na podstawie którego zakończono stosunek pracy.
- Stronę, z której inicjatywy doszło do rozwiązania stosunku pracy.
Jak wybrać kod trybu rozwiązania?
Kod trybu wpisywany w bloku V opisuje konkretny sposób zakończenia zatrudnienia. W dokumentacji ZUS występują między innymi następujące oznaczenia:
| Kod | Tryb zakończenia zatrudnienia | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| 22R | Porozumienie stron | Umowa została rozwiązana na podstawie zgodnego oświadczenia pracownika i pracodawcy. |
| 23R | Wypowiedzenie przez pracodawcę | Pracodawca rozwiązał umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. |
| 24R | Wypowiedzenie przez pracownika | Oświadczenie o wypowiedzeniu złożył pracownik. |
| 25R | Rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę | Rozwiązanie nastąpiło z przyczyn dotyczących naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. |
| 28R | Upływ czasu, na który zawarto umowę | Umowa terminowa zakończyła się z upływem okresu, na który ją zawarto. |
| 48W | Śmierć pracownika | Stosunek pracy wygasł wskutek zgonu pracownika. |
Litera „R” oznacza rozwiązanie stosunku pracy, a „W” jego wygaśnięcie. W przypadku zgonu pracownika nie opisuje się sytuacji jako rozwiązania umowy. Stosunek pracy wygasa z mocy prawa, dlatego należy zastosować właściwy kod wygaśnięcia.
Data w bloku V a data wyrejestrowania
Data rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w bloku V odnosi się do ostatniego dnia zatrudnienia. Natomiast datą wyrejestrowania w bloku IV jest zwykle dzień następny. Jeżeli ostatni dzień pracy przypada 30 czerwca, jako datę wyrejestrowania należy wskazać 1 lipca.
Dotyczy to także rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jeżeli oświadczenie skutkuje rozwiązaniem umowy 31 października, pracownik podlega ubezpieczeniom jeszcze tego dnia, a wyrejestrowanie następuje z datą 1 listopada.
Jak przeprowadzić wyrejestrowanie krok po kroku?
Przy standardowym zakończeniu zatrudnienia kolejność działań jest następująca:
- Ustal ostatni dzień trwania stosunku pracy lub stosunku służbowego.
- Wpisz w bloku IV datę wyrejestrowania przypadającą na dzień następny.
- Wybierz kod przyczyny, najczęściej 100, a w przypadku zgonu pracownika 500.
- Jeżeli osoba była pracownikiem, uzupełnij blok V, podając datę, kod trybu, podstawę prawną i inicjatywę rozwiązania.
- Złóż formularz ZUS ZWUA jako płatnik składek w ustawowym terminie.
Termin 7 dni i najczęstsze błędy
Zgodnie z art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik ma 7 dni na złożenie ZUS ZWUA. Termin liczy się od dnia następującego po dniu ustania tytułu do ubezpieczeń. Są to dni kalendarzowe, więc uwzględnia się soboty, niedziele i święta.
Przykład: jeżeli ostatnim dniem zatrudnienia jest 30 listopada, datą wyrejestrowania jest 1 grudnia, a dokument należy złożyć najpóźniej 7 grudnia. Data złożenia formularza może być późniejsza niż data wyrejestrowania, ale musi mieścić się w terminie.
Do typowych pomyłek należy wpisanie kodu 100 w sytuacji przejęcia zakładu pracy, pominięcie bloku V przy pracowniku albo uzupełnienie tego bloku dla zleceniobiorcy. Błąd w danych lub nieterminowe przekazanie dokumentu może wymagać korekty, a za naruszenie obowiązków związanych ze zgłoszeniami do ubezpieczeń grozi grzywna do 5000 zł.
Najważniejsza zasada jest prosta: najpierw wybierz przyczynę wyrejestrowania w bloku IV, a dopiero potem sprawdź, czy wybrany kod 100 lub 500 powoduje obowiązek uzupełnienia bloku V. Przy zwykłym zakończeniu umowy o pracę najczęściej będzie to kod 100, data wyrejestrowania przypadająca na dzień po ostatnim dniu zatrudnienia oraz właściwy kod trybu rozwiązania umowy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej interpretacji przepisów. W przypadku nietypowego zakończenia zatrudnienia lub wątpliwości dotyczących kodu warto sprawdzić aktualne wytyczne ZUS albo skonsultować dokumentację ze specjalistą ds. kadr i płac.
