Biznesplan to nie tylko dokument wymagany przy ubieganiu się o dotację lub kredyt. To mapa decyzji, która pozwala sprawdzić, czy pomysł ma szansę utrzymać się na rynku, zanim zainwestujesz własne pieniądze. Dobry plan łączy opis firmy, analizę klientów i konkurencji, strategię marketingową, analizę SWOT oraz realistyczne wyliczenia finansowe.
Czym jest biznesplan i do czego służy?
Biznesplan opisuje planowane przedsięwzięcie, jego cele, sposób działania, potrzebne zasoby i przewidywane wyniki. Pomaga odpowiedzieć na cztery podstawowe pytania: co chcesz sprzedawać, komu, w jaki sposób oraz za ile.
Dokument przygotowany na własne potrzeby może mieć dowolny układ. Powinien przede wszystkim pomóc ocenić popyt, koszty, ryzyko i możliwości rozwoju. Inaczej wygląda biznesplan składany na zewnątrz. Urząd Pracy, bank lub inwestor mogą wymagać własnego formularza, określonych załączników i szczegółowych prognoz. W takim przypadku liczy się nie tylko treść, lecz także zgodność z instrukcją instytucji.
Nie kopiuj gotowego biznesplanu. Cudzy dokument może być punktem odniesienia, ale nie zastąpi danych dotyczących twoich klientów, lokalizacji, cen, kwalifikacji i kosztów. Pisanie planu jest też sposobem na wykrycie słabego popytu, zbyt wysokich wydatków albo brakujących kompetencji przed rozpoczęciem działalności.
Jak przygotować się do pisania biznesplanu?
Zanim otworzysz edytor tekstu, zbierz informacje i sprawdź założenia. Kolejność prac może wyglądać następująco:
- Zdefiniuj ofertę – opisz produkt lub usługę, problem klienta, który rozwiązujesz, oraz cechy wyróżniające twoją propozycję.
- Określ grupę docelową – ustal, kto kupi ofertę, gdzie mieszka lub działa, jakie ma potrzeby, budżet i zwyczaje zakupowe.
- Zbadaj rynek – sprawdź popyt, ceny, trendy, bariery wejścia i możliwą sezonowość. Korzystaj z aktualnych danych, a nie wyłącznie z obserwacji sprzed kilku lat.
- Przeanalizuj konkurencję – porównaj zakres oferty, ceny, lokalizację, opinie, kanały sprzedaży i sposób obsługi klientów. Uwzględnij także firmy, które zaspokajają tę samą potrzebę inną metodą.
- Oceń własne kompetencje – wypisz doświadczenie, kwalifikacje i zasoby. Zaznacz, jak uzupełnisz braki, na przykład przez kurs, współpracę z doradcą albo zatrudnienie specjalisty.
- Sprawdź dostawców i partnerów – porównaj ceny, terminy, jakość, warunki płatności oraz zależność firmy od pojedynczego kontrahenta.
- Ustal cele i harmonogram – zapisz zadania, terminy, osoby odpowiedzialne i punkty kontroli. Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie.
Na tym etapie porozmawiaj z potencjalnymi klientami. Zapytaj, co rozumieją z opisu oferty, czego im brakuje, za co byliby skłonni zapłacić i co mogłoby ich powstrzymać przed zakupem. Odpowiedzi zapisz i wykorzystaj przy tworzeniu prognozy sprzedaży oraz strategii marketingowej.
Jaką strukturę powinien mieć biznesplan?
Nie istnieje jeden uniwersalny wzór. Poniższy układ sprawdza się jako baza, ale formularz PUP lub banku ma pierwszeństwo przed własnym schematem:
- Streszczenie przedsięwzięcia – krótki opis pomysłu, klientów, potrzebnego finansowania, przewagi i najważniejszych wyników finansowych.
- Opis firmy i zespołu – forma działalności, lokalizacja, zakres działania, cele, doświadczenie właściciela, kwalifikacje pracowników i podział obowiązków.
- Produkt lub usługa – zakres oferty, sposób realizacji, cena, koszt wytworzenia, jakość, kanały sprzedaży i korzyść dla klienta.
- Analiza rynku i klientów – charakterystyka branży, wielkość i lokalizacja rynku, potrzeby odbiorców, segmenty oraz konkurenci.
- Strategia marketingowa – sposób pozyskiwania klientów, polityka cenowa, dystrybucja, promocja i budżet działań.
- Kontrahenci i dostawcy – planowane źródła zaopatrzenia, warunki współpracy i zabezpieczenie ciągłości dostaw.
- Analiza SWOT – mocne i słabe strony firmy oraz zewnętrzne szanse i zagrożenia.
- Plan finansowy – nakłady początkowe, przychody, koszty, zysk, przepływy pieniężne, finansowanie i próg rentowności.
- Harmonogram i załączniki – terminy uruchomienia firmy, kamienie milowe, CV, raporty, oferty dostawców, wyniki badań lub deklaracje współpracy.
Streszczenie umieść na początku dokumentu, ale napisz je na końcu. Dopiero wtedy znasz najważniejsze wnioski i możesz przedstawić je bez sprzeczności z dalszymi rozdziałami.
Jak opisać rynek i strategię marketingową?
Nie wystarczy napisać, że „klienci będą zainteresowani”. Wskaż, na jakiej podstawie przyjmujesz takie założenie. Podaj źródła danych, wyniki rozmów lub ankiet, obserwacje lokalnego rynku, ceny konkurencji i planowaną liczbę klientów.
Strategię możesz uporządkować według Marketing Mix 4P. Produkt odpowiada na pytanie, co sprzedajesz i jaką korzyść otrzymuje klient. Cena wyjaśnia sposób ustalenia stawki. Dystrybucja pokazuje, gdzie i jak nastąpi sprzedaż. Promocja opisuje kanały dotarcia, częstotliwość działań oraz ich koszt. Każdy kanał powinien pasować do grupy docelowej, a nie pojawiać się w planie tylko dlatego, że jest popularny.
Jak zaplanować finanse w biznesplanie?
Plan finansowy powinien wynikać z wcześniejszych rozdziałów. Jeżeli zakładasz określoną liczbę klientów, musisz wyjaśnić, skąd ich pozyskasz. Jeżeli planujesz zakup sprzętu, pokaż jego koszt i wpływ na zdolność świadczenia usług. Oddziel przychód od zysku – przychód to sprzedaż, a zysk pozostaje dopiero po odjęciu wszystkich kosztów.
Koszty stałe ponosisz niezależnie od aktualnej liczby zamówień, choć ich wysokość może się zmieniać. Koszty zmienne zależą od skali sprzedaży albo pojawiają się nieregularnie.
| Kategoria kosztu | Rodzaj | Przykładowa częstotliwość |
|---|---|---|
| Najem lokalu | Stały | Co miesiąc |
| Księgowość, telefon i internet | Stały | Co miesiąc |
| Wynagrodzenie pracownika | Stały lub półstały | Co miesiąc |
| Materiały do wykonania usługi | Zmienny | W zależności od liczby zleceń |
| Przesyłki i dostawa | Zmienny | Przy sprzedaży lub zamówieniu |
| Naprawa sprzętu lub pojazdu | Zmienny | Nieregularnie |
Uwzględnij koszty rozpoczęcia działalności, między innymi sprzęt, oprogramowanie, towar, kaucję, remont, stronę internetową, reklamę i wymagane kwalifikacje. W kosztach bieżących mogą pojawić się składki, lokal, księgowość, materiały, paliwo, ubezpieczenie, podatki, marketing, obsługa informatyczna oraz raty finansowania.
Przygotuj co najmniej trzy warianty: najbardziej prawdopodobny, ostrożny i optymistyczny. W wariancie ostrożnym załóż wolniejszy wzrost sprzedaży i wyższe koszty. Dodaj bufor kosztowy, ponieważ opóźnienie startu, awaria albo niższa sprzedaż mogą szybko zmienić zapotrzebowanie na gotówkę. Sprawdź także próg rentowności, czyli poziom sprzedaży, przy którym przychody pokrywają koszty.
Jeżeli korzystasz z kredytu lub pożyczki, uwzględnij raty i odsetki. Warto rozpisać przepływy pieniężne miesiąc po miesiącu, aby sprawdzić, czy firma będzie miała środki na bieżące płatności nawet wtedy, gdy księgowo wykazuje zysk.
Jak wykonać analizę SWOT?
Analiza SWOT porządkuje informacje o przedsięwzięciu. Mocne i słabe strony dotyczą wnętrza firmy, natomiast szanse i zagrożenia wynikają z otoczenia. Sama lista nie wystarczy. Przy każdej słabości i zagrożeniu dopisz sposób ograniczenia ryzyka, termin działania albo osobę odpowiedzialną.
| Mocne strony | Słabe strony |
|---|---|
| Doświadczenie właściciela, dobra lokalizacja, własny sprzęt, kontakty z dostawcami | Brak rozpoznawalnej marki, mały kapitał, brak doświadczenia w zarządzaniu |
| Szanse | Zagrożenia |
| Rosnący popyt, niewypełniona nisza, rozwój lokalnego rynku, nowe kanały sprzedaży | Wzrost kosztów, wejście konkurenta, spadek popytu, zależność od jednego dostawcy |
Przykładowo brak doświadczenia w sprzedaży internetowej nie powinien zostać ukryty. Możesz zaplanować szkolenie, zlecenie obsługi specjaliście albo rozpoczęcie od ograniczonego kanału sprzedaży. W ten sposób SWOT wpływa na strategię marketingową i harmonogram, zamiast być wyłącznie formalnym dodatkiem.
Biznesplan dla PUP lub banku – co zmienia odbiorca?
Biznesplan wewnętrzny może być roboczym arkuszem, do którego regularnie wracasz. Dokument dla instytucji zewnętrznej musi spełniać jej formalne wymagania. Przed rozpoczęciem pisania pobierz aktualny formularz i instrukcję konkretnego PUP, banku lub programu. Nie zakładaj, że wzór z innego powiatu albo poprzedniego naboru będzie nadal obowiązywał.
PUP zwykle ocenia między innymi przygotowanie wnioskodawcy, realność pomysłu, rynek, plan wydatków, źródła przychodów i możliwość utrzymania działalności. Bank będzie szczególnie zainteresowany zdolnością do spłaty, przepływami pieniężnymi, zabezpieczeniem i odpornością planu na gorszy scenariusz. Inwestor może większą uwagę poświęcić skalowalności, zespołowi, przewadze i potencjałowi wzrostu.
Przed wysłaniem dokumentu sprawdź:
- czy wszystkie pola formularza zostały uzupełnione zgodnie z instrukcją,
- czy cele są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie,
- czy prognozy sprzedaży wynikają z liczby klientów, cen i możliwości operacyjnych,
- czy przychody, koszty, finansowanie i harmonogram są ze sobą spójne,
- czy dane formalne, załączniki, podpisy i terminy odpowiadają wymaganiom instytucji,
- czy opisane słabości i zagrożenia mają przypisane działania ograniczające ryzyko.
Nie obiecuj wyników, których nie potwierdzają dane. Wiarygodny dokument może zawierać ryzyka, pod warunkiem że pokazuje, jak zamierzasz na nie reagować. Po przygotowaniu biznesplanu odłóż go na dzień lub dwa, przeczytaj jak oceniający i sprawdź, czy każda ważna liczba ma uzasadnienie. Następnie przełóż plan na pierwsze zadania z harmonogramu i regularnie porównuj założenia z rzeczywistymi wynikami.
